Transcript Kom igång med antagningstjänsten (Powerpoint, 1492kb, nytt fönster)

Kom igång med
antagningstjänsten
Skolval 2015
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
1
Innehåll
Antagningsprocessen
3
Större nyheter
8
Instruktioner – Flik för flik
11
Kända fel
19
Exceltips
22
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
2
ANTAGNINGSPROCESSEN
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
3
Viktiga datum
15 februari
E-tjänsten (Ansökningstjänsten) för vårdnadshavarna stänger.
17 februari
Antagningstjänsten uppdateras med aktuella folkbokföringsadresser – KIR.
18 februari
Sista datum för central hantering av ansökningsblanketter från vårdnadshavare. Därefter scannas
ansökningar direkt till skolorna utifrån vårdnadshavarens alla val.
19 februari
Anta/Avstå aktiveras i Antagningstjänsten.
19 februari – 9 mars
Eventuella ansökningar hanteras på skolan, utanför Antagningstjänsten.
26 februari
Sista dag att avstå val 1 i Antagningstjänsten.
3 mars
Sista dag att avstå val 2 i Antagningstjänsten.
5 mars
Sista dag att avstå val 3 i Antagningstjänsten.
9 mars
Sista dag för skolorna att arbeta i Antagningstjänsten.
10 mars
Skolorna har endast tittbehörighet fram till nästa års antagningsprocess, det går inte längre att
Anta/Avstå (överföring till Bosko görs av skolvalsfunktionen).
11 mars
Etiketter till antagningsbesked för hemskick kan tas ut från Bosko. Avvakta klarsignal från
grundskolechef innan antagningsbesked postas.
12 mars
Posta antagningsbeskeden senast den 12 mars för att det ska komma fram senast söndagen den 15
mars.
15 mars
Vårdnadshavare ska ha fått antagningsbesked hem. E-tjänsten för ansökan öppnas igen och
vårdnadshavare kan se antagningen, har endast läsrättighet.
1 april
Vårdnadshavarnas svar på antagningsbeskedet ska vara skolorna tillhanda senast den1april.
Reservintag kan påbörjas – görs manuellt.
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
4
Antagningsprocess
Sökande färre än tillgängliga
platser
•
•
•
•
Leta rätt på barn/elever som tillhör
skolpliktsskolan som ej ansökt, uppmana
att söka.
Anta sökande, observera datum för sista
dag att avstå val 1, 2 och 3 – se nedan.
Säkerställ att alla sökande som tillhör
skolpliktsskolan får en skolplacering.
Avvakta klarsignal – skicka ut
antagningsbesked.
Sökande fler än tillgängliga
platser
•
•
•
•
Sista datum för att avstå:
val 1 - Torsdagen den 26 februari
val 2 - Tisdagen den 3 mars
val 3 - Torsdagen den 5 mars
2015-02-18
Leta rätt på barn/elever som tillhör
skolpliktsskolan som ej ansökt, uppmana
att söka.
Anta/avstå sökande enligt urvalsgrunderna.
Dessa gäller oavsett om skolan är vald
som 1-3. Närhetsprincipen gäller före vh´s
rangordning. Observera datum för sista
dag att avstå val 1, 2 och 3 – se nedan.
Säkerställ att alla sökande som tillhör
skolpliktsskolan får en skolplacering.
Avvakta klarsignal – skicka ut
antagningsbesked.
Guide för hur du kan få hjälp med att ta fram
sökande som åberopar behov av särskilt stöd eller
syskonförtur samt information om sökande tillhör
skolpliktsskolan eller inte hittar du på nästa sida.
Kom igång med antagningstjänsten
Antagningsbesked/Platserbjudanden
som skrivits under av vårdnadshavare
behöver inte diarieföras.
5
Om antalet sökande är fler än tillgängliga platser måste urvalsgrunderna tillämpas
- Förskoleklass alternativt direkt till åk 1.
Urvalsgrund
Flik
Vad gör jag ?
1) Behov av särskilt stöd
Avser endast särskilt stöd som ger
förtur till viss skolenhet
Sökt min
skola
Exportera alla sökande till Excel. Filtrera fram de som har ”Ja” i Särskilt stöd (kolumn O).
Beslut tas av rektor efter samråd med grundskolechef om eleven ska tas in på denna
urvalsgrund eller inte, anta då dessa sökande. Gör inget med de som inte ska antas utifrån
denna urvalsgrund, de kan eventuellt antas utifrån nästa urvalsgrund.
2) Syskonförtur
(gäller enbart sökande till f-klass &
direkt till åk1)
Syskon ska kommande läsår gå i åk
F- 5 på vald skola och vara fbf inom
2 km. Samma fbf-adress är det som
gäller (ej om de är biologiska syskon
eller inte). Spelar ingen roll om de
tillhör skolpliktsskolan eller inte.
Sökt min
skola
Exportera alla sökande till skolan till Excel. Filtrera fram de som har ”Ja” i syskonförtur
(kolumn Q). (Alternativt filtrera ansökningar via filter i tjänsten och exportera sökande till
Excel).
Vårdnadshavare bör ha fyllt i syskonets personnummer som då visas i kolumnen med namn
Syskon skola 1-3. Vanligast är att syskonet går på den skola som sökande valt i första hand
men kolla om det finns personnummer angivna på vald skola 2-3 eller inte. Vid behov kan
du filtrera fram din skola i kolumnen Skolval 1 för att enklare se vilka som åberopar
syskonförtur till din skola. Vid behov kan du behöva göra motsvarande för Skolval 2-3.
Kontrollera om informationen om syskon i Bosko och avgör om eleven ska tas in på denna
urvalsgrund eller inte.
3) Tillhör skolpliktsskolan
7-åringar likställs med 6-åringar
5-åringar tas in i mån av plats
Min
skolpliktsskola /
Sökt min
skola
Kontrollera i Bosko om det finns 7-åringar som inte går i f-klass och som inte ansökt.
Önskar dessa elever en placering kommande läsår? Om det finns för många sökande som
tillhör skolpliktsskolan måste urval inom dessa sökande göras utifrån relativ närhet, dvs hur
långt får eleven till närmaste kommunal skola som kan erbjuda placering. Viktigt att även
hålla koll på egna skolpliktsbarn som sökt andra skolor och där alla skolor avstått.
4) Tillhör inte skolpliktsskolan
Elever från andra kommuner tas in i
mån av plats, efter alla fbf i
Stockholm stad
Sökt min
skola
Skolpliktsskola syns på ansökan i ”Sökt min skola”. I Excel kan du filtrera fram vilka som
inte tillhör din skolpliktsskola (kolumn G).
Har skolan mycket fler ansökningar än antalet platser så kommer dessa sökande inte att
kunna antas, bäst att snarast möjligt avstå sökande oavsett om de valt skolan som 1-3.
Denna information underlättar arbetet för andra skolor.
Observera
att val 1- 3 inte är en urvalsgrund utan
enigång
indikation
på vad VH önskar!
2015-02-18
Kom
med antagningstjänsten
6
Om antalet sökande är fler än tillgängliga platser måste urvalsgrunderna tillämpas
- Grundskola
Urvalsgrund
Flik
Vad gör jag ?
1) Behov av särskilt stöd
Avser endast särskilt stöd som ger
förtur till viss skolenhet
Sökt min
skola
Exportera alla sökande till Excel. Filtrera fram de som har ”Ja” i Särskilt stöd (kolumn O).
Beslut tas av rektor efter samråd med grundskolechef om eleven ska tas in på denna
urvalsgrund eller inte, anta då dessa sökande. Gör inget med de som inte ska antas utifrån
denna urvalsgrund, de kan eventuellt antas utifrån nästa urvalsgrund.
3) Tillhör skolpliktsskolan
Min
skolpliktsskola /
Sökt min
skola
Om det finns för många sökande som tillhör skolpliktsskolan måste urval inom dessa
sökande göras utifrån relativ närhet, dvs. hur långt får eleven till närmaste kommunal skola
som kan erbjuda placering?
Viktigt att även hålla koll på egna skolpliktselever som sökt andra skolor och där alla skolor
avstått. Dessa elever hittar du i Min skolpliktsskola/Alla skolor avstått.
För att få en indikation på elever som vill göra ett skolbyte kan du söka fram elever som
tillhör er, går hos er idag och som sökt andra skolor kommande läsår. Exportera alla
skolpliktsbarn till Excel. Slå på filter i Excel och välj ut de som går i er skola (kolumn W).
Välj ut de som gjort ett skolval (kolumn H) genom att klicka ur ”-”, dvs inget skolval.
Observera att de elever som går på skolan idag men som inte tillhör er skolpliktsskola inte
visas.
4) Tillhör inte skolpliktsskolan
Elever från andra kommuner tas in i
mån av plats, efter alla fbf i
Stockholm stad
Sökt min
skola
Skolpliktsskola syns på ansökan i ”Sökt min skola”. I Excel kan du filtrera fram vilka som
inte tillhör din skolpliktsskola (kolumn G).
Har skolan mycket fler ansökningar än antalet platser så kommer dessa sökande inte att
kunna antas, bäst att snarast möjligt avstå sökande oavsett om de valt skolan som 1-3.
Denna information underlättar arbetet för andra skolor.
Observera att urvalsgrund 2: syskonförtur endast gäller vid val till förskoleklass eller direkt till årkurs 1!
Observera att val 1- 3 inte är en urvalsgrund utan en indikation på vad VH önskar!
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
7
STÖRRE NYHETER
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
8
Sammanfattning av nyheter
Till årets skolval har ett par flikar tillkommit, och en flik har bytt
namn, för att förenkla navigeringen vid utökning av antalet flikar:
• Tillkomna flikar:
– ”Elever innevarande år” – Visar de elever som går på den egna skolan
innevarande läsår
– ”Sök barn” – Snabbare sökning efter elever som gjort ett skolval
• Flik som bytt namn:
– Min skola -> Sökt min skola – För att undvika förväxling med fliken
”Elever innevarande år”
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
9
Tre huvudvyer i Antagningstjänsten
Fliken ”Elever innevarande
år” i Antagningstjänsten visar alla
elever som är inskriva på skolan
idag.
Nuvarande elever ska aldrig bli
potentiella elever då man inte
ska söka skolan man redan går
på.
Fliken ”Min
skolpliktsskola” visar alla
eleverna som tillhör
skolpliktsbevakningsområdet
kommande läsår.
Styrs på folkbokföringsadress.
Alla skolor som de valt inklusive
status i antagningsprocessen
visas.
Elever innevarande
läsår
Flik: Elever
innevarande år
Behovsväljare till
kommande
läsår*
(Endast skolor visas här, ej
förskolor)
Fliken ”Sökt min skola” Visar alla
sökande till skolan, oavsett om de
tillhör skolpliktsbevakningsområdet
eller inte kommande läsår.
Alla skolor som sökande valt
inklusive status i
antagningsprocessen visas.
2015-02-18
Skolpliktselever
kommande läsår
Flik: Min
skolpliktsskola
Sökande
kommande läsår
Flik: Sökt min
Skola
Eleverna visas oavsett om de
sökt eller inte, och oavsett
om de sökt sin skolpliktsskola
eller inte.
Eleverna visas oavsett om
nuvarande skola är samma
som skolpliktsskolan eller
inte.
Alla skolor som sökande valt
inklusive status i
antagningsprocessen visas.
*Behovsväljare är de elever som går sista årskursen på en skola som inte
erbjuder högre årskurser. Filter i fliken Skolpliktselever kommande lå
visar vilka behovsväljare som saknar placering.
Kom igång med antagningstjänsten
10
INSTRUKTIONER –
FLIK FÖR FLIK
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
11
För kommunala skolor:
För fristående skolor:
Logga in som vanligt med användarnamn eller
tjänstekort
Logga in med BankID
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
12
Se sökande till din skola oavsett om de tillhör skolpliktsskolan eller inte
OBS! Byt årskurs
Ändra sorteringsordning
Byt skola (om du har behörighet till flera skolor)
Välj för att uppdatera skolans kontaktuppgifter
Presenterade ansökningar exporteras till Excel.
Urvalet av sökande nedan styr vad som exporteras.
Excelfilen innehåller nuvarande barnomsorg/skola.
Visar valda skolor (1-3).
Visar endast anslutna
fristående skolor.
Expandera för att se detaljer avseende ”+” ovan.
Kontrollera att info om syskon stämmer med
Bosko.
Skolpliktsskolan sökande
tillhör kommande läsår. Finns
ej för TF-barn eller barn från
andra kommuner.
2015-02-18
Ändras i enlighet med beslut om anta/avstå. Knapparna är
aktiva under antagningsperioden
Välj vilka sökande som ska
presenteras.
Kom igång med antagningstjänsten
13
Se alla som tillhör skolpliktsbevakningsområdet oavsett om de sökt skola
eller inte, oavsett som de sökt skolpliktsskolan eller inte.
Ändra sorteringsordning
Visar valda skolor (0-3).
Visar endast anslutna
fristående skolor.
OBS! Byt
årskurs
Byt skola (om du har behörighet till flera skolor)
Se ”Kända fel”
Presenterade barn/elever exporteras till Excel.
Urvalet nedan styr vad som exporteras.
Excelfilen innehåller nuvarande barnomsorg/skola.
Välj vilka inom
skolpliktsskolan
som ska
presenteras.
Se ”Kända fel”
Skolpliktsskolan sökande tillhör
kommande läsår. Finns ej för TF-barn
eller barn från andra kommuner.
2015-02-18
Ändras i enlighet med
beslut om anta/avstå.
Knapparna är aktiva
under
antagningsperioden
Expandera för att se detaljer avseende
”+”. Kontrollera att info om syskon
stämmer med Bosko.
Kom igång med antagningstjänsten
14
Se alla elever som går på den egna skolan
innevarande läsår
Ändra sorteringsordning
Byt årskurs.
OBS! – Filtrerar på nästa årskurs. Dvs. vid val åk 7
visas elever som i nuläget går åk 6
Byt skola (om du har behörighet till flera skolor)
Presenterade elever exporteras till Excel.
Urvalet nedan styr vad som exporteras.
Skolpliktsskolan sökande tillhör
kommande läsår. Finns ej för TF-barn
eller barn från andra kommuner.
Expandera för att se detaljer
Välj vilka inom
innevarande
läsår som ska
presenteras.
Ändras i enlighet med beslut om anta/avstå.
Knapparna är inaktiva på denna flik då inga val
ska ske till nuvarande skola
OBS! Informationen om skolplaceringen innevarande läsår är från årsskiftet. Eventuella flyttar därefter
reflekteras
därför
inte på denna flik
2015-02-18
Kom igång
med antagningstjänsten
15
Sök efter barn/elever som gjort ett skolval
baserat på personnr
Påverkar inte denna flik
Fyll i hela eller del av personnr och tryck på ”sök”
Samtliga barn/elever, som gjort ett
skolval, med den del av personnr som
sökts efter visas.
Gjorda skolval visas. Status för ansökan visas
när skolornas antagning stängs. (OBS! Ska ej
kommuniceras till VH innan 15/3)
Expandera för att se detaljer.
OBS! Fliken ”Sök barn” söker endast bland de barn som gjort ett skolval. För sökande efter barn som inte
gjort ett skolval, hänvisas till fliken ”Barn”.
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
16
Se alla barn födda år 2009
samt de som idag finns klassplacerade i Bosko
Byt årskurs
Välj vilka sökande du vill
ska presenteras.
OBS! Denna sida tar en stund att ladda eftersom den innehåller många barn. Använd därför i första hand ny
2015-02-18
med
antagningstjänsten
17
flik ”Sök barn” förKom
attigång
söka
efter
barn som gjort ett skolval
Se antal sökande till skolan/årskurs.
Se kontaktuppgifter till andra skolor.
Byt årskurs
Klicka för att se uppgifter om skolans kontaktpersoner.
För att ändra din skolas kontaktpersoner: Gå in på
”Kontaktuppgifter” under fliken ”Sökt min skola” eller ”Min
Skolpliktsskola”
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
18
KÄNDA FEL
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
19
Kända felaktigheter
I texten nedan så är det i kolumn V som nuvarande barnomsorg/skola visas och inte
i kolumn W
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
20
Kända felaktigheter
I filtret för ”Behovsväljare utan placering” under fliken ”Min skolpliktsskola” saknas
eventuella behovsväljare som idag går på fristående skolor som inte är med i tjänsten,
samt eventuella behovsväljare på skolor utanför Stockholm Stad.
Detta filter behöver därmed kompletteras med ordinarie process för skolpliktsbevakning
(Bosko).
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
21
EXCELTIPS
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
22
Exportera och spara ner excelfiler
(1/2)
1) Klicka för
att exportera
fil
2) Välj
”Öppna” längst
ner i
webbläsaren
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
23
Exportera och spara ner excelfiler
(2/2)
3) Excelfilen öppnas
i .csv-format
4) Välj ”Spara
som”
5) Välj ”Excel-arbetsbok
som filformat” och spara
på lämplig plats (t.ex.
Skrivbordet)
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
24
Filtrering i excel
1) Klicka för
att markera allt
(innehållet blir
blått)
2) Klicka på
filter för att få
små pilar i
varje kolumn
3) När du klickar på pilen
vid kolumnen visas alla
värden i kolumnen, ex olika
skolpliktsskolor
4) Vid behov kan du
sortera informationen i en
eller flera nivåer
2015-02-18
4) Markera allt är ifyllt från start.
Avmarkera värden du inte vill se.
Alternativt klicka på (Markera allt)
för att avmarkera allt och markera
de värden du vill se.
Kom igång med antagningstjänsten
25
Instruktion för att i Excel dela cellinnehåll
ex. separera för- och efternamn
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
26
Infoga en tom kolumn till höger om den kolumn du vill dela
Det gör du genom att markera den kolumn som befinner sig till höger om den kolumn du vill dela, trycker på höger
musknapp och sen på Infoga.
Observera! Infoga så många kolumner som du har behov (kontrollera i detta exempel hur många
mellannamn som finns med) av. Generellt krävs minst fyra kolumner
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
27
Markera hela kolumnen du vill dela
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
28
Välj fliken Data
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
Välj sen
Text till kolumner
29
Nu dyker en ruta upp
där du ska välja
Avgränsade fält
Tryck sen på nästa
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
30
Här väljer du på vilket sätt data i kolumnen
ska separeras, troligtvis med Blanksteg
Tryck sedan på
slutför
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
31
Kolumnen är delad och du kan sortera!
2015-02-18
Kom igång med antagningstjänsten
32