Transcript Centre hospitalier Le Mans

Se préparer à la 1ère venue
des commissaires aux
comptes
Céline LAGRAIS
Delphine ESNAULT
Sylviane HELNAN
14 janvier 2015
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Le CHM en quelques chiffres
• 1683 lits et places (1041
MCO) répartis sur 2 sites
• 41 bâtiments
• 91 000 séjours MCO dont
25 000 séances
• 300 000 consultations
• 4 500 professionnels
• Budget d’exploitation de
300 M€ (CRPP)
• Résultat excédentaire
depuis 2012
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Les étapes clés du projet au CHM (1)
• Fin 2011 : parution de la circulaire de lancement du
projet de fiabilisation des comptes hospitaliers
• 2 mars 2012 : lancement du projet régional (G7)
• 10 juillet 2012 : lancement du projet au CHM
• Octobre 2012 : réalisation des diagnostics flash par
les établissements des Pays-de-Loire
• 8 novembre 2012 : restitution des résultats du CHM
• Clôture 2012 : premiers travaux sur le haut de bilan
• 29 mars 2013 : choix officiel d’entrer en vague 1
• 18 septembre 2013 : 1er COPIL - validation du plan
d’actions par cycles et CHde
la méthodologie
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Les étapes clés du projet au CHM (2)
• Sept 2013 à mai 2014 : rédaction de l’ensemble des
procédures et du manuel des R&M comptables,
alimentation des matrices des risques
• Clôture 2013 = bilan d’ouverture : dernières
corrections (provisions, actif immobilisé, …)
• 21 février 2014 : nomination du CAC en CS
• Mai 2014 : constitution du dossier permanent et des
organigrammes fonctionnels simplifiés
• 2 juin 2014 : transmission des documents aux CAC
• 4 avril 2014 : 1ère venue des CAC au CHM
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Notre organisation interne
• Implication de toutes les directions > volonté
affirmée de la DG
• Une démarche projet avec une chefferie bien
identifiée > hotline + points réguliers avec les
référents + un temps de secrétariat dédié
• Un comité de pilotage réuni tous les 2 mois
• Un partenariat indispensable avec le Trésorier
• Un reporting institutionnel régulier
• Une forte implication dans la dynamique régionale
et un accompagnement par un autre cabinet CAC
sur 2013 / 2014 (8 jours)
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Le COPIL certification des comptes
MEMBRE
FONCTION
Chef de projet
AAH – Adjointe à la DAF
DAF
DAF
Trésorier
Trésorier CH CHS Le Mans
Référent cycle immobilisations
Référents Règles et méthodes
comptables
Référents cycle recettes
Chargé de la gestion du patrimoine
Référents cycle personnel
Référents cycle achats
d’exploitation
Référents SIH
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Responsable comptable + son adjoint
Responsable admissions facturation + DIM
DRH + DAM + leurs adjoints
Directeur achat et logistique + ses adjoints
DSI + son adjoint
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Les travaux réalisés (1)
• Depuis la clôture 2012, gros travail de fiabilisation de
notre actif immobilisé :






Sortie de 20 000 fiches environ
Mise en place du prorata temporis
Correction des durées d’amortissement (bâtiments + biomed)
Refonte des process / remise à plat des règles comptables
Création d’un service patrimoine
Création d’un groupe de décision sur les immobilisations, piloté par
la DAF
• Réorganisation complète du service et du process
admissions facturation depuis 2009 (en vue de FIDES) >
cycle recettes anticipé
• 80 procédures / logigrammes + 35 règles et méthodes
comptables pour l’ensemble des cycles
Documents transmis aux CAC le 4/06/2014
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Les travaux réalisés (2)
• Plan d’actions SIH en cours de mise en œuvre >
DDL sur le sujet (réalisation de la cartographie
applicative + 19 recommandations)
• Dossier de clôture 2013 constitué + dossier de
clôture 2014 en cours de constitution (grâce aux
recommandations des CAC + fiche n°8)
• Travaux de clôture désormais bien rodés (COPIL
spécifique) > corrections nécessaires à la
certification démarrées dès la clôture 2012 à
l’initiative du trésorier
• Organigrammes fonctionnels et détaillés réalisés
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Aides / accompagnements
• Une démarche partenariale régionale > des
rencontres régulières (jalons +++) , une
plateforme de mutualisation de documents
(MARTAA), un accompagnement CAC mutualisé
• Des outils DGOS / DRFIP / DDFIP
• Deux EPS PdL en 1ère vague => entrainement
• Plusieurs formations (CIC, VISIO, M21)
• Participation aux groupes de travail nationaux
(certification / dématérialisation)
• Nouveaux terrains de stages possibles
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Choix du CAC
• Lancement de l’appel d’offres en décembre 2013
(utilisation du CDC du ministère)
• 11 offres reçues
• Critères :
–
–
–
–
Qualité et adéquation de l’offre au CDC
Profil du candidat, expérience
Caractéristiques techniques de la proposition
Prix de la prestation
30%
20%
20%
30%
• PWC retenu après analyse des offres (1148 heures
la 1ère année puis 1004 ensuite)
 Nomination pour 6 ans en CS le 21 février 2014
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Visites des CAC
4 avril 2014 : présentation des CAC à la DG et
au COPIL
Février à juin : audit SIH (DDL)
4 juin : transmission du DPG et du dossier par
cycles aux CAC
16 au 27 juin : audit du bilan d’ouverture
6 au 10 octobre : revue du CIC
+ nombreux entretiens téléphoniques
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Calendrier des interventions des CAC
•
1ère année
uniquement :
•
Intervention en
octobre
•
Mois de
décembre
•
Intervention en
mai/juin
•
Chaque année
•
Chaque année
•
Evaluation globale
du dispositif de
contrôle interne et
des axes
d’amélioration des
différents processus
•
•
•
Prise de
connaissance
générale de l’
établissement
Revue du bilan
d’ouverture de la
1ère année de
certification
•
Définition d’un plan
d’actions pour la 1ère
clôture
•
Intervention à
l’issue de la
clôture provisoire
des comptes
•
Audit des comptes
annuels au 31/12
•
Chaque année
•
Validation du
compte financier et
de l’annexe
•
Revue des
documents
juridiques annuels
•
Emission du rapport
sur les comptes
annuels
•
Chaque année
Revue des
principes et
méthodes
comptables
appliqués
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Audit du bilan d’ouverture (juin)
• 15 jours sur place (3 auditeurs + 1 manager)
• Travaux :
– Vérifier l’adéquation des règles et principes comptables
appliqués
– Valider les principes d’arrêté des comptes, les méthodes
d’évaluation, de présentation et de permanence ;
– Vérifier l’absence d’anomalie significative sur les soldes
d’ouverture ou identifier les erreurs à corriger
• Entretiens : DAF (+++), trésorier (++), DRH,
DAM, gestionnaires patrimoine et stocks
Quelques corrections à apporter mais bilan
positif. CAC surpris du niveau de préparation
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Exemple d’organigramme fonctionnel
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Liste des documents demandés par les CAC
+ demandes supplémentaires
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Entretiens CAC / trésorier
• Surtout la deuxième semaine de l’audit
• Présentation des modalités d’interrogation
Hélios (habilitation spécifique CAC)
• Présentation de la tenue de la comptabilité :
notion de 343 et de 515
• Demande de pièces complémentaires
(balances, états de restes, …)  réponse
difficile avec outils informatiques disponibles
• Puis questions pratiques après avoir retraité
les états transmis
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Revue du CIC (octobre)
• Entretiens avec les responsables : DAF, trésorerie,
DRH, DAM, DT, DHA, DSI, DIM, SAFE, pharmacie
• Objectifs :
– Apprécier l’environnement de contrôle interne et la
qualité du dispositif de contrôle mis en place pour
limiter les risques
– Evaluer l’adéquation des procédures et des
systèmes d'information aux risques identifiés
préalablement ainsi que leur documentation, leur
diffusion et leur application.
 Mot d’ordre : tracer les contrôles réalisés
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Audit du CIC – conclusions
• Revue générale, sans focus particulier sur
un cycle
• Support = logigrammes et points de contrôle
• Plus rapide que l’audit du bilan d’ouverture
(entretiens trop courts pour les équipes !!!)
• Bon niveau de préparation, même si tous les
points forts ne sont pas listés
• 14 recommandations : contrôle des
interfaces, contrôle des tableaux de service
(praticiens), automatisation des contrôles, …
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Ce qui a fonctionné
• Un référent pour coordonner / orienter, qui
sait où trouver les documents et faire des
requêtes BO pour répondre rapidement
• Assurer la présence des personnes
concernées
• Préparer en amont le dossier de clôture en
version numérique > à coordonner avec le
trésorier pour éviter les doublons et limiter la
charge de travail
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Problèmes rencontrés lors des 2 audits
• Outils informatiques limités, documents
papier non adaptés aux tests de détail
– Pas de grand livre des stocks, de grand livre, …
– Pas de requête ou d’extraction des outils pré
packagées
– Y compris à la trésorerie
> Travailler avec les éditeurs informatiques
• Certains documents ne sont pas diffusables
par le trésorier
• Divergences entre M21 et attentes des CAC
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Vue de la trésorerie
• La nécessité d’un travail conjoint avec l’ordonnateur :
sur les documents demandés, sur les rencontres
avec les CAC (cf. liste documents diffusables)
• Une première certification pour les CAC sur des
hôpitaux publics mais une appropriation très rapide.
• A noter des questions concernant le comptable
posées à l’ordonnateur.
• Un travail dans une relation très cordiale
• Des observations qui dénotent des interprétations
parfois différentes de la M21 : rattachement des
opérations d’investissement, …
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Les outils indispensables
• Un répertoire informatique partagé avec tous les
référents :
– Procédures, logigrammes, règles et méthodes
comptables, présentations du COPIL, documentation
– Plan d’Action Dynamique avec fiches actions alimentées
au fil de l’eau par les référents.
• Un calendrier de clôture planifié, partagé et
piloté (processus qui s’étale sur 6 mois)
• Des dossiers numérisés pour les CAC (dossier
permanent, dossier de clôture, dossier de CIC)
• Des points réguliers avec les référents pour
qu’ils restent informés et gardent le rythme
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Travaux restants à conduire
• Mettre en œuvre les corrections demandées
par les CAC suite aux 2 audits
• Alimenter le dossier de clôture informatisé et
partagé avec la trésorerie
• Développer la traçabilité des contrôles, les
plans de CIC (prendre exemple de la trésorerie)
• Finaliser les actions du PAD (notamment SIH)
• Travailler avec les éditeurs informatiques
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Points forts
Difficultés rencontrées
Gouvernance du projet qui
fonctionne bien :
DG très impliquée, référents par
cycles très mobilisés, intervention
régulière en CODIR
Difficulté à dégager tout le temps
nécessaire > multitude de projets
en cours
Collaboration DAF – trésorerie :
objectif commun de réussite
Ratios plus fiables : apurement du
déficit cumulé, meilleure
connaissance de notre patrimoine
Décloisonnement des services
gestionnaires, meilleure
compréhension des process, gain de
temps dans la chaine comptable
Coût +++ (personnel + coût des
CAC)
Conduite du changement à mener
(culture du contrôle et de sa
traçabilité > CIC)
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Conclusion
• Ne regardent pas tout, uniquement ce qui est
significatif
• Tout ne doit pas être prêt avant leur arrivée
• On avance avec eux
• Toujours associer la trésorerie
• Tenir les référents informés
• Profiter de la clôture d’exercice
• Faire ce qu’on peut avec les moyens dont on
dispose
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Merci de votre attention
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