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La Gestion de projet: comment
bien réussir son projet industriel.
Nicolas GUIBERT
Département Génie Thermique et Energie
IUT 1 de Grenoble
[email protected]
Qu’est ce qu’un projet?
Qu’est ce qu’un projet?

Norme AFNOR X50-105:
« Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet
de structurer méthodiquement une réalité à venir.
Un projet implique un objectif et des actions à entreprendre avec
des ressources données »

Un projet est un ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un
objectif défini dans le cadre d’une mission précise.

Un projet suppose donc de définir:
Un objectif
Des ressources
Des contraintes: délai,
coût, qualité
Le management de projet

Manager un projet c’est travailler sur le
triptyque:
Qualité du projet
 Cout
 Délai

A RESPECTER
IMPERATIVEMENT
Qualité
Un projet = 1 client

L’origine de tout projet est le commanditaire
du projet (aussi appeler Client),

Le client est la personne qui aura besoin de
l’objet du projet mais qui ne veux/peux pas le
faire lui même.

Le client est ROI, c’est lui
qui impose:



La qualité
Le cout
Le délai
Un projet = 1 chef de projet

Il est en théorie choisi par le client.

Il a pour mission de réaliser le projet confiée par le client.

Il est le chef d’orchestre de ce projet, il doit tout mettre en œuvre
pour finaliser le projet, même si cela lui parait impossible…
Le management de projet: la
relation client / chef de projet

La satisfaction du client est l’enjeu réel
d’un projet: respect de la qualité, du délai
et du cout.

Un client non satisfait est un client qui ne
paye pas (ou qui met une mauvaise note…)

Ses attentes envers le chef de projet sont
que celui si:



comprenne réellement son besoin,
tienne ces engagements,
lui propose un produit directement utilisable.

Le client ne doit pas être impliqué dans le
projet mais on doit lui rendre des comptes
régulièrement. Il attend le résultat!!!

Il doit y avoir un réel dialogue entre le client
et le chef de projet.
L’équipe projet
Dans le cadre des projet tutoré,
le client est généralement un
enseignant
Client
Chef de projet
Acteur 1
Acteur 2
C’est un étudiant du groupe.
Attention, il n’y a qu’UN chef!
Acteur 3
Acteur 4
L’équipe du projet

Un travail en équipe ne veut pas dire travail
commun sur toutes les taches.

Chaque personne travaille individuellement
sur une tache (5 personnes sur un projet = 5
taches en paralleles…)

Les phases de travail commun sont très
rares.
Le rôle de chacun

Les acteurs du projet: ils travaillent sur toutes les taches du projet
en respectant l’organisation et les contraintes mises en place par
le chef de projet.
Comme c’est une
démocratie et non une
dictature, les acteurs
participent aux
décisions avec le chef
de projet.
Les grandes étapes d’un projet
•
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•
Etape 1: La définition du projet
Etape 2: La mise en place des moyens de
communication.
Etape 3: La mise en place d’un cahier des charges
Etape 4: Le découpage du projet.
Etape 5: Mise en place des jalons et les revues de
projet
Etape 6: La répartition des taches.
Etape 7: Création d’un planning prévisionnel.
Etape 8: Le suivi du projet.
Etape 9: La finalisation du projet avec revue de projet
finale.
Etape 1: la définition du projet

En langage projet elle s’appelle: FICHE DE
CADRAGE.

Document rédigé par le chef de projet suite aux
discussions avec le Client.

Document synthétique qui récapitule:






Le but du projet
Une description du projet
Les contraintes de budget
Les contraintes de délai
Les ressources nécessaires (humaines et matérielles)
Les grandes étapes du projet
Etape 2: la communication

2 types de communication
Entre le chef de
projet et le client
C’est le chef de projet qui est à l’initiative
des communications et non l’inverse.
Si le client n’a pas de nouvelle du chef de
projet, c’est que tout va bien.
A vous d’élaborer et d’informer le client
de vos moyens de communications. Par
exemple:
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•
•
Une réunion hebdomadaire
Un mail récapitulatif tous les 15 jours…
Un coup de téléphone hebdomadaire,,,
Par Facebook, Tweeter.,,,.
Vous devez gérer aussi l’échange de
données informatiques
Entre les différents
acteur du projet
Mise en place des moyen de
communication entre les acteurs. Par
exemple:
•
•
•
•
Une réunion de travail hebdomadaire
Un mail récapitulatif après chaque séance
de travail…
Un coup de téléphone hebdomadaire,,,
Par Facebook, Tweeter.,,,.
Le chef de projet doit être en permanence
informé du travail réalisé par les acteurs
du projet.
Vous devez gérer aussi l’échange de
données informatiques (Google Drive,
Chamilo, répertoire réseau…).
Etape 2: la communication
Gestion des outils informatiques: c’est
nouveau et obligatoire: le chef et tous les
acteurs du projet doivent avoir en
permanence accès à tous les documents
(le Cloud…)
 C’est à vous de trouver une plateforme qui
peut les abriter (Facebook n’a pas été crée
pour cela…)

Etape 3: Mise en place du cahier des charges

Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un
document normalisé (norme NF X 50-151) qui décrit en
termes de finalités (fonctions) le besoin du client,
auquel le fournisseur doit apporter une réponse.

Il permet au client et fournisseur de se mettre
d’accord sur ce qui est attendu ainsi que sur les
modalités d’appréciations de la satisfaction des
attentes.

C’est un document signé, contractuel qui peut être
utilisé en cas de litige.
CdCF: un exemple
Officiellement un cahier des charges devraient ressembler à cela. Mais
comme vous n’etes pas en GMP, vous pouvez faire quelque chose de
plus simple
Etape 3 : Le cahier des charges

Ce document est rédigé par l’équipe projet. C’est à lui
de bien cerner les attentes du client.

Il récapitule toutes les contraintes et spécificités du
produit afin que celui si réponde aux besoins du client.

Ce document est complet et précis.

Il sera validé (signé) par le client.

Une fois validé, le chef de projet doit concevoir un
produit qui répond à TOUS les points du cahier des
charges,
Etape 3: Le Cahier des Charges

Le produit devra remplir toutes les fonctions du
cahier de charges.

Si le client n’est pas satisfait du résultat d’une
fonction, il pourra demander révision du produit,
non paiement du produit, remboursement…

Si le chef de projet a respecté à la lettre le cahier
des charges mais que le client n’est pas satisfait,
rien ne pourra être lui être reproché
Etape 3: cahier des charges

Pour rédiger un cahier des charges, il faut
beaucoup de questions:





Les séquences d’utilisation du produit
Les mouvements et efforts auxquels il sera soumis
Les acteurs sur lesquels le produit aura un impact
Les normes et règlements à respecter
La fin de vie donner au produit

Ce travail peut se faire un groupe (forme de
brainstroming).

Ne pas hésiter à dialoguer fréquemment
avec le client.

Ne pas continuer le projet si il y a
désaccord avec le client sur le cahier des
charges.
Etape 4: découpage du projet

Sans doute d’étape la plus difficile mais aussi la plus
importante.

Il va falloir décomposer l’ensemble du projet en taches.

Chaque tache du projet sera réalisée par un acteur du projet.

L’identification des taches peut être longue et délicate, elle
devra pourtant être la plus précise possible car conditionnera
le bon déroulement du projet.

Rappel: 5 personne dans un = 5 taches en parallèles…il doit
donc y avoir beaucoup de taches.
Etape 4: découpage du projet

Le découpage se fait par un travail de groupe
sous forme d’un brainstorming (chacun lance
des idées qu’il faut ensuite organiser).

L’organisation des idées peut se faire avec un
logiciel de Mapping comme Freeplane par
exemple (voir TD).

La finalisation de ce travail est une architecture
claire du projet
Etape 4: découpage du projet

Voici un exemple de découpage de projet avec Freeplane
Etape 4: découpage du projet

Voici un exemple de découpage d’un projet:
Etape 4: Découpage du projet

Il faudra associer à chaque tache:






Un nom explicite
Une description sommaire
Un indice de priorité
La description des ressources nécessaires
Description des éléments requis pour débuter
cette tache (antécédents)
Une estimation de la durée
Numéro de
la tache
Nom de la tache
Description rapide
Temps
Antécédents
estimé
A
Terrassement
15 jours
B
Taillage de pierre
des blocs de 50*50*1m
C
Transport sur le Nil
Par bateau à rame, convoi de 12 bateaux
6 jours
D
Construction des piscines
1 semaine A
E
Plantation des arbres du zoo
2 jours
F
Mise en place du Wifi dans les chambres
1 journée G
G
Maconnerie du palais principal
1 mois
15 jours
B
A
A,C
Etape 5: les jalons du projet

Un jalon est une (ou plusieurs) date
butoir et intermédiaire dans une projet.

Il s’agit d’une date importante qui
marquera la fin d’une certaine partie
d’une projet.

Le chef de projet doit tout mettre en
œuvre pour achever le travail
planifiée avant le jalon.

Le jalon est souvent marqué par une
rencontre avec le client.
Etape 5: les jalons du projet

Exemple: un groupe de projet Tut 2eme année doit concevoir un
bouilleur solaire. Le groupe c’est mis d’accord avec le client pour fixer 2
jalons et une fin de projet:



Jalon 1: le 21 Octobre. Fin de l’étude de l’existant et proposition de
différentes solutions possible.
Jalon 2: le 15 Décembre. Mise en plan de la solution retenue et calculs
thermiques
Fin du projet: le 30 Janvier. Fabrication du prototype

Pour chaque date des jalons, le groupe doit faire tout son possible pour
terminer le travail programmé.

Il est impensable d’arriver au jalon sans avoir fini le travail.

Si votre client ne vous impose pas de jalon, à vous de les mettre en
place, c’est un très bon moyen pour se mettre la pression et ne pas finir
le projet en retard.
Etape 6: Répartition des taches

Les différentes taches du projet doivent être
réparties en fonction des compétences et des
envies de chaque personne.
Une personne travaillant
sur une tache qui ne lui
convient pas est une
personne qui travaillera
plus lentement et moins
sérieusement (on est
pas des esclaves).
Etape 6: Répartition des taches

Pour choisir « qui fait quoi », il faut connaitre


Les différentes taches à faire
Les niveaux de compétence de chaque personne pour chaque tache.

Le chef de projet va réunir l’ensemble de son équipe.

Toute l’équipe va décider de la répartition des taches.

Un objectif: chaque personne doit avoir des taches
qui lui plaisent

Une fois qu’on est engagé dans une tache que l’on a
choisi, on la mène jusqu’au bout, même si celle si ne
plait plus…
Etape 6: Répartition des taches

Pour la répartition des taches, il peut être utile de faire un
tableau de compétences en fonction des différentes
taches à gérer dans le projet.
 Chaque personne se donne une note sur chaque tache en
fonction de son envie et de ses compétences.
Paul
Benoit
Pierre
Jacques
Niveau de
recouvrement
des
compétences
Utiliser le logiciel de
dessin
2
2
1
3
8/12
Effectuer les calculs
1
3
0
3
7/12
Rédiger le rapport
3
0
1
2
6/12
Réaliser la maquette
2
2
3
2
9/12
Bilan de polyvalence
8
7
5
10
Etape 6: Répartition des taches
Paul
Benoit
Pierre
Jacques
Niveau de
recouvrement des
compétences
Utiliser le logiciel de
dessin
2
2
1
3
8/12
Effectuer les calculs
1
3
0
3
7/12
Rédiger le rapport
3
0
1
2
6/12
Réaliser la maquette
2
2
3
2
9/12
Bilan de polyvalence
8
7
5
10
Pierre est très peu polyvalent, il s’occupera de la maquette.
Le rapport sera rédigé par Paul.
 Jacques est très polyvalent, il pourra faire les calculs ou le logiciel.


Etape 6: Répartition des taches

A la fin de cette étape, tous les acteurs
connaissent parfaitement les taches qu’ils vont
devoir faire.

Tous les acteurs sont satisfaits de cette répartition
car chacun à choisi ce qu’il va faire.

Le chef de projet n’a rien imposé!!!
Etape 7: planning prévisionnel

Cette étape consiste à programmer dans le temps (sur un
calendrier) toutes les étapes du projet.

Pour chaque tache vous avez besoin de connaitre:



Sa durée
Son antécédent
La personne responsable de la tache

Un logiciel spécifique (Microsoft Project, Gantt Project) se
chargera de construire le planning (aussi appelé diagramme de
Gantt)

Vous devez placer toutes les étapes du projet et ne pas
dépasser la date de fin du projet.

Il s’agit d’une prévision de calendrier, votre futur challenge
sera de réussir à le suivre…
Etape 7: planning prévisionnel


Exemple: pour le palais de la Reine
Durée estimée pour la construction: 42
jours… On est largement dans les temps…
mais mieux vaut avoir un peu de marge… il
y a toujours des aléas…
Etape 7: planning prévisionnel

Ce planning est à faire en début de projet par
le chef de projet.

Il servira de fil conducteur pour tout le projet.

Le chef de projet doit s’assurer que le
déroulement réel du projet est proche de ce
planning prévisionnel
Etape 8: le suivi de projet

Grace au planning prévisionnel, chaque acteur du
projet connait le travail qu’il a à faire (quand
commencer et quand finir chaque tache).

Durant tout le projet, le chef de projet doit vérifier le
respect du planning prévisionnel car il peut arriver
tout un tas d’aléas.

C’est au chef de projet de trouver les solutions pour
faire face aux aléas et finir le projet à temps.
Gestion des aléas
Plus de pierres…..
Gestion des aléas
Pas grave, on va aller les chercher! Mais cela
prend un peu plus de temps que prévu
Le client n’a pas été informé, c’est normal, il
n’y avait danger pour la livraison du projet
Gestion des aléas
Parfois l’aléa est très important et met en danger le projet, on peut
alors prévenir le client pour lui demander conseil…
Il y a toujours une solution à
un problème, mais elle n’est
pas toujours évidente à
trouver…Et elle peut faire
perdre beaucoup de temps!
Etape 8: le suivi de projet
Comment être au courant du travail réalisé par tous les acteurs afin de réagir le
plus vite possible aux aléas?

Outil 1: analyse des journaux de bord

Chaque acteur du projet va régulièrement (1 fois toutes
les 3 semaines par ex) remplir sont journal de bord dans
lequel on trouvera:




Les taches réalisées pendant cette période
Les difficultés rencontrées
L’avancement des taches non finalisées
Une fois ce document rédigé, chaque acteur l’envoi au
chef de projet qui va l’analyser (ou le met en
consultation dans le Cloud…).
PROJET:
ETUDIANT:
Les périodes durent 3 semaines
Periode 1: du
au
Partie à compléter en début de période
Travail planifié sur la période
Nom de la tache
Description rapide
Temps
prévu
Exemple de
tableau de bord à
remplir par un
acteur du projet.
Partie à compléter en fin de période
Travail réellement réalisé sur la prochaine période
Nom de la tache
Description rapide
Temps
passé
%
achevement
de la tache
Etape 8: le suivi de projet

Outil 2: réunion d’avancement

Le chef de projet va organiser des réunions
entre tous les acteurs du projet.

Chaque acteur exposera aux autres son
avancement, ses résultats, ses problèmes…

L’ensemble du groupe projet pourra alors
prendre des décisions sur la suite du projet (dans
ce cas, rédaction d’un relevé de décisions)
Etape 8: le suivi de projet


Ces deux outils vont permettre au chef de projet de
comparer l’avancement réel du projet avec
l’avancement prévisionnel mis en place au début.
2 possibilités:
Certaines taches ont pris du retard par
rapport au planning prévisionnel.
Tout va bien, le projet
respecte parfaitement
le planning
prévisionnel
 Féliciter l’équipe et
continuer ainsi
OU
 Le chef de projet doit donc modifier le
planning pour ré-organiser le projet afin de
le finir avant la date limite (bouger des
taches, changer leur durée, boire plus de
potion magique…)
Cette vérification doit être faite le plus souvent possible afin de
détecter le plus rapidement possible un retard éventuel
Etape 8: le suivi de projet

Que faire si le chef de projet détecte du
retard?




Il doit réagir rapidement et ne pas attendre le
dernier moment.
Il doit tout faire pour modifier le calendrier afin de
rattraper le retard.
Dès qu’il voit que le projet va avoir un retard final, il
informe le client et négocie avec lui.
Il est impensable de livrer un projet en retard
sans avoir informé avant le client
Modification du planning

Nouvelle durée prévue de la construction avec prise en
compte des aléas: 60 jours… On a encore un peu de marge
mais césar a beaucoup d’imagination…
Etape 9: finalisation du projet

Le projet est fini à la date de fin définie par le client.

Le projet sera réellement terminé quand le produit aura respecté les
contraintes imposées par le client (respect du cahier des
charges):



Cout
Qualité
Délai

Le chef de projet convoque une réunion avec le client pour lui remettre
le résultat final. Il s’agit de la revue de projet finale.

Le client et le chef d’équipe reprennent le cahier des charges (étape 3)
et vérifient que tous les points du cahier des charges sont
respectés.

Si tout est bon, le client se doit de payer, si un des points du cahier
des charges n’est pas bon … c’est les crocodiles qui se régalent…
Etape 9: finalisation du projet
Etape 9: finalisation du projet

Si le client a demandé des livrables
(rapport de projet, notice d’utilisation,
notice de montage…), le chef de projet doit
s’assurer que ces documents sont bien
rédigés,
Etape 9: finalisation du projet
Un client satisfait est un client qui vous reconfiera une autre mission…
Etape 9: finalisation du projet
Et comme le chef de projet
aura peut être un nouveau
chantier, mieux vaut finir en
bon terme avec les acteurs du
projet…
Un bon apéro et au boulot!
The end

Alors prêt à affronter
un vrai projet???
Des questions?