Transcript 2012-08-29 Del 3.pdf
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum Sida § 81/2012 17
KS2012/520 Planändring Marstrand 82:22 (Dnr KS2012/520) 2012-05-31
1 (2)
Sökandens önskemål ÖP/detaljplan Fastigheten Natur/kultur
: Sökanden önskar en planändring för att möjliggöra s.k. Hansahus, d.v.s. verksamhet i kombination med boende. : Översiktsplanen anger området där fastigheten ligger som befintligt verksamhetsområde. Gällande detaljplan anger användningen av fastigheten som verksamhetsområde med hamnverksamhet och kontor. : Fastigheten ligger i Fiskhamnsområdet och ägs av kommunen och upplåts genom tomträtt till sökanden. Inom fastigheter finns idag två verksamheter. Franckes marina som säljer, reparerar båtmotorer och förvara båtar samt Marstrands dyk & skepphandel som har ett marint utbud och som servar dykintresset. : Fiskhamnen ligger inom ett större område som är riksintresse för natur och friluftsliv.
Miljö
: Markplan framför byggnaderna mot kajen ligger på ca +1,6 möh.
VA
: Kommunalt verksamhetsområde.
Juridik
: Gällande detaljplan vann laga kraft 1998-11-27 och har en genomförandetid på 10 år.
Bedömning
: Områdets karaktär är viktig att bevara och bör såsom översiktsplanen visar, vara ett verksamhetsområde med båt- och verksamhetsområde. småindustrikaraktär. Det är viktigt att dessa verksamheter inte begränsas av att området omvandlas till ett bostadsområde. Området bör förbli
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse KS2012/520 Planändring Marstrand 82:22 daterad 2012-04-03 Bilaga ansökan Marstrand 82:22 daterad 2012-04-03 Bilaga karta Marstrand daterad 2012-04-03 Bilaga plankarta fiskhamnen daterad 2012-04-03
Yrkande
Morgan Persson (UP): Påbörja planarbete för Marstrand 82:22. Ove Wiktorsson (C): Avslag på Morgans Perssons (UP) yrkande.
Propositionsordning
Ordförande ställer proposition på yrkandena och finner att samhällsbyggnadsutskottets ledamöter beslutar att anta Ove Wiktorssons (C) yrkande. Omröstning begärs inte.
Beslut
Ej påbörja planarbete för Marstrand 82:22.
Justeras sign
SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTET
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum Sida
2012-05-31
2 (2)
Avgift planbesked:
__________ 8 800 kr Avgift enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige. Faktura skickas separat. Expedieras till Sektor samhällsbyggnad/Eva Johansson Efter beslut i kommunstyrelsen: Anders Lundin, Danske stens gränd 2, 442 66 Marstrand För kännedom till Sektor samhällsbyggnad/Linda Andreasson, Kenth Olsson, Magnus Sundberg, Amanda Staf
SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTET
Justeras sign
Tjänsteskrivelse
Handläggarens namn Linda Andreasson 2012-04-03
KS2012/520 Planändring Marstrand 82:22 (Dnr KS2012/520)
1(2)
Sammanfattning
Sökandens önskemål ÖP/detaljplan Fastigheten Natur/kultur
: Sökanden önskar en planändring för att möjliggöra s.k. Hansahus, d.v.s. verksamhet i kombination med boende. : Översiktsplanen anger området där fastigheten ligger som befintligt verksamhetsområde. Gällande detaljplan anger användningen av fastigheten som verksamhetsområde med hamnverksamhet och kontor. : Fastigheten ligger i Fiskhamnsområdet och ägs av kommunen och upplåts genom tomträtt till sökanden. Inom fastigheter finns idag två verksamheter. Franckes marina som säljer, reparerar båtmotorer och förvara båtar samt Marstrands dyk & skepphandel som har ett marint utbud och som servar dykintresset. : Fiskhamnen ligger inom ett större område som är riksintresse för natur och friluftsliv.
Miljö
: Markplan framför byggnaderna mot kajen ligger på ca +1,6 möh.
VA
: Kommunalt verksamhetsområde.
Juridik
: Gällande detaljplan vann laga kraft 1998-11-27 och har en genomförandetid på 10 år.
Bedömning
: Områdets karaktär är viktig att bevara och bör såsom översiktsplanen visar, vara ett verksamhetsområde med båt- och verksamhetsområde. småindustrikaraktär. Det är viktigt att dessa verksamheter inte begränsas av att området omvandlas till ett bostadsområde. Området bör förbli
Bakgrund
En planändring påbörjades för fastigheten för att möjliggöra den tidigare hyresgästen Västkustfamiljens verksamhet med studie-och behandlingsverksamhet med tillfälligt boende. Verksamheten gick dock i konkurs hösten 2010 och planarbetet avslutades. I samrådsskedet med planarbetet kom synpunkter från en hyresgäst i området som oroade sig för hur boende kunde inverka negativt på möjligheterna att bedriva en verksamhet. Det inkom även synpunkter från intilliggande fastigheter om möjlighet till boende i området. En bygglovsansökan har inkommit till förvaltningen avseende teknikhus för spolplatta, båthallar, verksamhet, personal, kontor och förråd. Handläggning av ansökan pågår. 2005-06-08 beslutade Kommunstyrelsen att avslå en ansökan om plantillstånd avseende grannfastigheterna Marstrand 82:23, 84:6, 84:8, 86:2, 86:3 för planändring till verksamheter i kombination med bostäder med hänvisning till att det stred mot detaljplanens intentioner samt att det skulle ändra områdets båt- och småindustrikaraktär på sikt till ett bostadsområde.
SAMHÄLLSBYGGNAD
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(2)
Bedömning
Områdets karaktär är viktig att bevara och bör såsom översiktsplanen visar, vara ett verksamhetsområde med båt- och verksamhetsområde. småindustrikaraktär. Det är viktigt att dessa verksamheter inte begränsas av att området omvandlas till ett bostadsområde. Området bör förbli
Förslag till beslut
Ej påbörja planarbete för Marstrand 82:22.
Avgift planbesked:
8 800 kr Avgift enligt taxa fastställd av kommunfullmäktige. Faktura skickas separat. Linda Andreasson planarkitekt Expedieras till Leif Johansson samhällsbyggnadschef Efter beslut i KS: Anders Lundin, Danske stens gränd 2, 442 66 Marstrand För kännedom till: Linda Andreasson, Kenth Olsson, Magnus Sundberg, Amanda Staf samhällsbyggnad
18 Skickat via kontaktformulär på kungalv.se: Avsändare: Hans Torwald < [email protected]
> Ämne: Registrering av motion från Centerpartiet Meddelande: Kungälv 2012-04-24 Motion om MedborgarAssistans I Kungälvs Kommun skall ingen medborgare behöva komma i kläm, ur ekonomisk synpunkt, på grund av arbetslöshet och/eller sjukdom. Att hamna i en situation då man inte orkar eller kan påverka sin ekonomi, pga fördröjningar av utbetalningar från Försäkringskassa eller A-kassa, är ett problem. Det kan tex bero på handläggning, felaktigheter i intyg, bedömning eller utbetalningsdatum mm. I en del fall går det så långt att ekonomin påverkas negativt av ex. betalningsanmärkningar, ofta helt i onödan. Dessa anmärkningar är bestående och begränsar individen i minst 3 år framöver. För den som är tillräckligt frisk, har ork och kunskap om hur man ber om uppskov eller anstånd finns en möjlighet att undvika inkassobolag, kronofogde mfl, men för andra kan uteblivna betalningar medföra extremt stora konsekvenser. Vid tex psykisk ohälsa, eller längre tids sjukhusvistelse borde det givetvis redan idag ha funnits undantag från betalningsförelägganden. För denna tillfälligt utsatta grupp människor, finns ingen kommunal hjälp att få. Vi vill förebygga att våra Kommunmedborgare hamnar i denna typ av ofrivilliga trångmål. Vi i Centerpartiet vill att fullmäktige skall föreslå att vi inför ”MedborgarAssistans”, som en del i vår befintliga socialtjänst, genom att: 1. och A-kassa. 2. Bistå medborgaren med hjälp, genom påstötningar av Försäkringskassa Företräda via dialog med berörda kreditgivare, ang ev. uppskov eller anstånd. 3. Akut bevilja ett tillfälligt Lån, (Reverslån). Ordna en utbetalning motsvarande innestående summa. Då ordinarie utbetalning skett och är i fas, återbetalas detta lån. Dessa villkor förpliktas genom en revers. Genom dessa åtgärder kan vi omgående få minskade Socialbidragsutgifter. Färre människor hamnar i denna form av oönskade och opåverkbara ekonomiska kriser. Ur Socioekonomisk synpunkt är denna modell att föredra. Centerpartiet i Kungälv Bo Åslund Kretsordförande UPPTAGEN I KF AV HANS TORWALD
Kungälv 2012-05-02
Motion om att kartlägga samt ta fram en handlingsplan där delade turer avskaffas i Kungälvs Kommun.
Runt 150 000 människor i Sverige arbetar delade turer, det vill säga delade arbetspass. I Kungälvs Kommun är detta ett stort problem där det nu har nått en gräns där vår personal går på knäna. Delade turer innebär att man kan få lämna sin arbetsplats till exempel 4 timmar mitt på dagen för att sedan återgå i tjänst på kvällen. Det är inte ovanligt att ett morgonpass följer direkt på ett kvällspass. Återhämtningen mellan dessa pass räcker inte till. Den delade turen kan ta upp till 16 timmar i anspråk för arbetstagaren. Att man får lämna sin arbetsplats i en förlängd ”obetald rast” är under all kritik. I princip ökar man arbetstiden indirekt då man inte kan utnyttja eller ta tillvara den tid man friställs mitt på dagen. De anställda upplever också att man är alldeles för underbemannade så man blir utsliten och sjuk av sitt yrke. En Kommun som arbetsgivare har ansvar för sin personal. Jag finner inte dagens system som acceptabelt därför förslår jag kommunfullmäktige besluta att • Kommunstyrelsen ges i uppdrag att kartlägga delade turer. • Kommunstyrelsen inrättar handlingsplan med målsättningen att delade turer skall tas bort så fort som möjligt.
Motionen läggs från Glenn Ljunggren genom Miguel Odhner (S)
20
Kungälv 2012-05-21
Motion om rätt till heltid/möjlighet till deltid i Kungälvs kommun.
Inom äldreomsorgen i Kungälvs kommun är de flesta medarbetarna anställda på deltidsbasis, allt från 40 % - 91 %. På Ranrikegården t ex finns närmare 50 anställda varav knappa 10 är heltidsanställda. Inom Bemanningsenheten i Kungälvs kommun finns idag cirka 750 personer registrerade som visstids- eller behovsanställda på timbasis. 2011 beställde hemtjänsten tjänster från Bemanningsenheten på dryga 70000 timmar, motsvarande cirka 35 heltidstjänster. Liknande siffor finns även inom de äldreboenden som finns i kommunen. Antalet kortturer har ökat bland deltidarna, turer på 5 timmar. Detta medför att en 75 % -tjänst arbetar i stort lika många arbetspass på en fyraveckorsperiod som en 100 % -tjänst. En deltidare får därmed svårigheter att göra fyllnadstjänstgöringar eftersom ATL (arbetstidslagen) kräver minst en sammanhängande 36 timmarsvila per sjudagarsperiod. Ett införande av rätt till heltid/möjlighet till deltid skulle innebära att kontinuiteten i arbetet skulle bli bättre. En grund på åttatimmarspass skulle innebära att antalet arbetsdagar skulle harmonisera med antalet fridagar. Detta scenario skulle dessutom troligen innebära att sjukfrånvaron med dess kostnader skulle minska dramatiskt eftersom de stressmoment som finns idag skulle avta. En kommun som arbetsgivare har ansvar för sin personal Jag finner inte dagens system som acceptabelt, därför föreslår jag kommunfullmäktige besluta att • Kommunstyrelsen ger förvaltning/verksamhetsledningarna i uppdrag att genomföra de förändringar som Projekt Utveckling Bemanningsenheten samt Projekt Bemanning kommit fram till. • Kommunstyrelsen inrättar en handlingsplan med syfte att ge medarbetare i Kungälvs kommun rätt till heltid/möjlighet till deltid.
Motionen läggs från Glenn Ljunggren genom Miguel Odhner (S)
22
23
24
Tjänsteskrivelse
Handläggarens namn Martin Martinsson 2012-05-28
Revisionsrapport 2011 - Granskning av drift och underhåll inom Trafik gata och park. Svar från Samhällsbyggnad (Dnr KS2011/2929)
1(3)
Sammanfattning
Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Kungälvs kommun genomfört en granskning av drift och underhåll inom Samhällsbyggnad, enheten Trafik, gata, park, mark och exploatering. Syftet med granskningen var att studera om det finns ändamålsenliga planer som säkerställer drift och underhåll av gator, gång- och cykelvägar. Förvaltningen har fått uppdraget att besvara rapporten och återkomma med svar till kommunstyrelsen senast den 29 mars 2012. Förvaltningen delar i huvudsak revisionsrapportens innehåll.
Bakgrund
De förtroendevalda revisorerna lämnade sin rapport till Kommunfullmäktige i december 2011. Kommunfullmäktige önskar Kommunstyreslens svar på rapporten. Kommunstyrelsen önskade förvaltningens bedömning inför sitt svar.
Bedömning
Vid granskningen har framkommit att det finns brister i styrningen av drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar. Ambitionen i verksamheten är hög men kan inte verkställas fullt ut utifrån givna förutsättningar. Granskningen har funnit flera förbättringsområden för att säkerställa att nivån på drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar hålls på en acceptabel nivå.
Förvaltningen, sektor Samhällsbyggnad, delar revisionsrapportens bild av styrning och av konsekvenser av tilldelade resurser. Underhållet har inte varit prioriterat inom någon sektor sedan 2007. Det har varit en av flera ekonomiska åtgärder för att klara hela förvaltningens budgetåtstramning. Samhällsbyggnad har bidragit med sin del av åtstramningarna. Revisionsrapportens slutsatser är en förväntad konsekvens av tidigare beslut. Effekten idag i förvaltningen är att det saknas en tillräckligt långsiktig ekonomisk plattform för att det ska vara meningsfullt att skapa långsiktiga under hållsplaner. En grundsten i en underhållsplan är ju tilldelning av resurser inom en given tids ram. Revisionsrapporten menar att det saknas politiska styrdokument och policys för verksamheten. Det kan vara en orsak till att förvaltningen inte fått några särskilda direktiv för prioriteringen av underhållsverksamheten. Det ska dock framhållas att ett särskilt utpekat ekonomiskt mål är satt för både 2011 och 2012. Underhållet tilldelas 3mkr inom Samhällsbyggnad. Det saknas
SAMHÄLLSBYGGNAD
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(3) dock helt beskrivningar av innehållet. Här tangeras dock gränslandet mellan förvaltning och politik genom att olika organisationer kan ha olika uppfattning om var gränsen för beslutande ska gå. Kommunstyrelsen har fattat beslut om flera resultatmål för 2011 och 2012 med utsikter för hela mandatperioden som är styrande för verksamheten. I Samhällsbyggnads verksamhetsplan för 2012 har sektorn föreslagit aktiviteter för att nå målen under mandatperioden. Kommun styrelsen fastslog sektorernas verksamhetsplaner 29 december 2011.
Utdrag ur Kommunstyreslens resultatmål Standarkostnader enligt Sveriges kommuner och Landstings (SKL) standardkostnader
Enligt SKL ligger samhällsbyggnad, exklusive Räddningstjänsten, under standardkostnaden för hela sektorn. I budget 2012 fortsätter vi att ligga under i tilldelade resurser. Enligt revisionsrapporten finns det inom det reviderade verksamhetsområdet ett underskott om ca 250kr per kommuninvånare eller omkring 10mkr per år. Kritik framförs ofta i form av att det är svårt att jämföra kommuner eftersom bl.a. organisering, styrning och ansvarstagande i relationen till enskilda och föreningar varierar. Motargumentet brukar vara att eftersom alla kommuner ser olika ut är helheten ganska rätt.
Förhindra kapitalförstöring/Underhållet på en trygg nivå
Revisionsrapporten berör en begränsad del av sektorns ansvarsområde. Inom gator och GC vägar har vi idag den underhållsskuld som beskrivs. När vi adderar belysning, konstbyggnader och parkmiljöer växer skulden ytterligare. Det är en naturlig konsekvens av fattade beslut i både politiken och förvaltningen. Samtidigt har Kommunstyrelsens resultatmål för mandatperioden en annan inriktning och pekar på att vi ska kunna förvalta de anläggningar som kommunen äger för att de långsiktigt ska kunna användas av kommuninvånare och besökare. Under senare och innevarande år ökar skillnaden mellan mål och verklighet. Sektorn ska enligt beslutad verksamhetsplan utreda underhållsskulden under 2012. För att inte ytterligare öka skulden är förvaltningens uppfattning att ca 10mkr per år ska avsättas för underhåll.
Barn och äldre ska känna sig trygga.
Det finns en naturlig koppling mellan för litet underhåll och kostnader inom andra kommunala verksamhetsområden. När belysningen saknas, standarden på gång- och cykelvägar och kvaliteten i parken inte håller tillräcklig nivå hjälper de tekniska anläggningarnas brister till att förstärka andra otrygghetsparametrar i samhället. Konsekvenser av det är ökade önskemål om färdtjänst, skolskjutsar, mer poliser, "Vuxna på stan" och särskilda projekt för att minska känslan av otrygghet. Vi väljer att i mindre utsträckning än annars använda de offentliga utemiljöerna och färdas i stället i bil eller avstår ifrån att vistas ute. Kommunen får använda extra resurser till symptomlindring istället för förebyggande framtidsinriktat arbete.
Verksamhetsutveckling
Revisionsrapporten föreslår åtgärder för ökad styrning. Samhällsbyggnad har tagit fram en PM för att beskriva utvecklingsbehoven inom de olika verksamheter som omfattas av både revisionsrapporten och samhällsbyggnads nuvarande uppdrag. I PM finns förslag om arbetsprocess och inriktningar. Se bilaga 1.
3(3)
Ekonomisk bedömning
I samhällsbyggnads verksamhetsplan för 2012 finns aktiviteten att utreda underhållsskulden. Vi kan konstatera att kostnaden för den utredningen är större än budgeterade medel inom Samhällsbyggnad. Kommunchefen hade medel för extra underhåll i budget 2012 men enligt februariprognosen har dessa prioriterats om. Förvaltningsledningen avgör huruvida finansieringen av utredningen kan stanna inom kommunens totala budgetram. Kostnaden uppgår enligt anbud till ca 600.000kr fördelat på 2012 och 2013. Hälften finns i Samhällsbyggnads budget. Anläggningsdriften inom Samhällsbyggnad saknar idag resurser att ta fram de styr- och policydokument som revisionsrapporten önskar inom rimlig tid. Eftersom verksamheten bedrivs av enpersonsfunktioner med funktionsansvar skulle en prioritering av den verksamhetsutveckling som rapporten innehåller medföra ytterligare konsekvenser för brukabemötandet, myndighetsutövningen och anläggningsdriften. Det behövs extra resurser för att genomföra det önskade utvecklingsarbetet om målsättningen är att öka styrningen under 2013-2014 utifrån ett analyserat underlag. Omfattningen av resurser kan bedömas efterhand och inom ramen för utredningen kring anläggningsinventeringen och underhållsskulden.
Förslag till beslut
Svar på revisionsrapporten antecknas.
Leif Johansson Samhällsbyggnadschef Expedieras till: Henrik Haglund Mark och exploateringschef För kännedom till: Kommunledningssektorn/ Ingela Flodin
1(3) Bilaga 1 PM Samhällsbyggnads fortsatta arbete med att ta fram åtgärdsplaner för verksamheten I revisionen ingående anläggningar. I granskningsrapporten påpekas bristen av styrdokument för drift och underhåll av kommunens anläggningar. De anläggningar som menas i rapporten är kommunens allmänna platsmark och då i första hand gator och gångytor, men också de anläggningar som finns i gaturummet, ex v. belysning, skyltar, räcken, rännstensbrunnar, trafiksignaler, broar mm. Förvaltningen bör med anledning av detta ta fram förslag till hur kommunstyrelsen skall kunna känna större delaktighet i verksamheten. Samhällsbyggnads enhet TGP-MEX lämnar därför detta förslag till underhållsplaner inom verksamhetens olika funktionsområden. Samhällsbyggnads förslag till målbeskrivning . De i förslaget till styrdokumentet ingående planerna skall fungera som verktyg för att ta fram budgetunderlag och samtidigt synliggöra behoven av medel till drift och underhåll av kommunala ytor på allmän platsmark. Målet är att utnyttja medelstilldelningen så bra som möjligt med avseende på ett långsiktigt tänkande och lägga underhållet av kommunens anläggningar på en nivå där underhållsbehovet inte växer. Ett första steg är att under 3 år arbeta bort det underhållsbehov som finns lagrat på grund av för låg nivå under ett flertal år. Efter detta bör medelstilldelningen ligga på en nivå där behovet inte växer. En inledande skadeinventering görs för att kartlägga och dokumentera underhållsbehovet, av detta underlag tas underhållsplaner fram. Uppföljning görs genom en 5 6-årscykel av kontrollbesiktningar. Varje år görs en lägesrapport över anläggningarnas status. Detta redovisas i samband med budgetberedningen. Till denna rapport skall förslag till budgetram presenteras så att beslut kan fattas om vilken nivå budgetramen skall ligga på för nästkommande år. En detaljerad plan per funktionsområde tas därefter fram där det framgår vilka åtgärder man kan utföra med budgetramen som grund. Återrapportering görs med beskrivning över hur statusen påverkats av fattade beslut, växer behovet eller håller vi nivån. Beläggningar Förvaltningen tar fram en underhållsplan för kommunens belagda gator och gångvägar. En skadeinventering av alla belagda ytor görs där anläggningarnas staturs dokumenteras. Med denna inventering som grund tas en plan fram för vilka ytor som har störst behov av åtgärd efter parametras som trafikklass, trafikmängd och slitage. Planen är 6-årig med listor på de objekt som faller ut varje år. Efter 5 år görs en ny inventering för att kontrollera status och eventuellt korrigera planen. Trafikanordningar Ett myndighetsbeslut finns för de flesta trafikanordningarna. Detta innebär att de måste följa lagkrav på bl. a reflexion, läge och utseende.
Skyltar
En inventering av kommunens alla trafik- och vägvisningsskyltar bör göras för att få fram en plan för utbyte. Det är inte helt enkelt att göra en plan på byte eftersom parametrarna är så olika för olika typer av reflexer. Skyltarnas tillverkningsår finns oftast angivna på skyltarnas baksida. Ett sätt att grunda planen på är att följa reflextillverkarens rekommenderade livslängd.
Trafiklinjer
SAMHÄLLSBYGGNAD
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(3) Plan för trafiklinjemålning tas fram efter att en digital dokumentation gjorts genom inmätning. En årlig besiktning av slitage på trafiklinjer skall utföras och behovet av kompletteringsmålning dokumenteras, denna plan skall ligga till grund för nästkommande års budget och upphandling av entreprenör. Gatubelysning
Armaturer.
År 2008-09 byttes ca 4/5 -delar av kommunens kvicksilverarmaturer ut mot armaturer med högtrycksnatrium, under 2009-11 byttes nästan samtliga resterande kvicksilverarmaturer samt de äldsta högtrycknatriumarmaturerna. Detta har medfört att vi har en ganska modern armaturpark. Dokumentation av de nya armaturerna har gjorts i en belysningsdatabas. En plan för byte av de resterande äldre armaturerna tas fram.
Stolpar.
Stor del av stolpbeståndet har rotskador och är i behov av byte. Skadorna beror framför allt på hundurin men också på saltning av våra vägar. En plan för stolpbyten är påbörjad. Inventering görs av vår entreprenör för belysningsskötsel och resultatet kommer att presenteras så snart inventeringen och påföljande plan är färdig.
Kablar
En tredje plan för gatubelysning är också påbörjad. Kabelbeståndet är på vissa områden väldigt dålig. Detta gäller främst i de gamla områdena på Marstrandsön och gamla Kungälv. Inventering har gjorts i Marstrand och en plan för kabelbyte är på gång där. För resten av beståndet återstår både inventering och planering.
Styrutrustning
I samband med att Kungälv Energi bildade bolag flyttades mätarplatserna ut ur transformatorerna. Styrning av tänd- och släckning sker via radiolänk men de börjar bli ålderstigna så byte av styrning måste göras. Planen är att under de kommande åren byta ut styrdonen efter hand som de går sönder, den typ vi bestämt oss för att använda sätts redan upp vid nyanläggning. Konstbyggnader Konstbyggnader är en samlande benämning på konstruktionsbyggnader som ex v. broar och gångtunnlar. Alla våra konstbyggnader är dokumenterade på en databas med namnet BatMan som drivs i Trafikverkets regi. I denna databas finns möjlighet att göra en planering av underhåll och drift. Vi utför två typer av besiktningar för att säkerställa att konstruktionerna inte bryts ner i förtid. Huvudbesiktning görs vart 6e år och däremellan sker en mellanbesiktning. Vi utför endast driftsåtgärder inom TGPs budget. Reparationer och större åtgärder utförs undre investeringar. En plan för drift- och en för investeringsåtgärder är framtagna. Dessa revideras vart tredje år efter besiktningstillfällena. Trafiksignaler Kungälvs kommun har få trafiksignalanläggningar. I Kungälv har vi en i Lasarettskrysset med infart Vita fläcken och en i Trollhättekrysset. I Ytterby finns en s.k. bussprioritering där Skolgatan går ut på Torsbyvägen och en för gående över Torsbyvägen i Södra Tega. Planerna för de i Kungälv är att byta amplarna mot moderna med LED-teknik men detta har skjutits på framtiden tills Kongahällatomten kommer att bebyggas. I Ytterby finns redan denna teknik och de kommer att hålla i åtskilliga år. Dagvattenanläggningar
Ledningar
TGP har fått beskedet att VA-enheten inte längre ansvarar för drift och underhåll av en stor mängd ledningar som endast betjänar avvattning av allmän platsmark. Eftersom man inte vet
3(3) hur dessa ledningars tillstånd är måste en inventering göras. Med denna inventering som grund tas en plan fram för hur dessa ledningar skall underhållas. Det kommer under året att göras förberedelser för denna inventering som om medel tilldelas beräknas att kunna utföras under 2013. OBS. Inga medel för dessa ledningars underhåll har fått plats i 2012 års budget eftersom vi ännu inte vet mängd eller status. Endast akuta skador åtgärdas.
Brunnar
Planen för underhåll av brunnar följer beläggningsplanen, detta betyder att behovet av underhåll inte uppnåtts på många år. En separat underhållsplan måste göras för att lyfta fram behovet som i dag inte syns på grund av det eftersläpande beläggningsunderhållet. En skadeinventering måste göras innan planen kan tas fram.
Trummor och diken
I funktionsentreprenaden för vägskötsel finns en plan för dikesrensning där 1/15del av dikena skall rensas varje år. Trummor, längs- och tvärs gator, repareras vid behov. Eftersom en stor del av vägtrummorna inte är inmätta skall detta göras i samband med att en skadeinventering med dokumentering av status och läge görs. Detta arbete skall ligga till grund för en underhållsplan. Martin Martinson Gatuingenjör
Revisionsrapport 2011
Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2011
Kungälvs kommun
Granskning av drift och underhåll inom Tra fik, gata och park
Innehåll
Underhållsbehov samt grunder för underhållsplanering ........................................ 8
Identifierade förbättringsområden/rekommendationer ............................................15
1
Bilagor:
Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 2
1. Sammanfattning
Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun grans kat drift och underhåll inom Trafik, gata och park. Syftet med granskningen har varit att granska huruvida det finns ändamålsenliga planer som säkerställer drift och underhåll. Granskningen har avgränsats till att omfatta de drifts- och underhållsåtgärder av gator, gång- och cykelvägar som kommunen är ansvarig för. Granskningen visar att det saknas styrdokument som tydliggör inriktning och målsättning avseende drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar. Den senaste underhållspla nen upprättades 2002 och har inte uppdaterats sedan dess. En ny underhållsplan planeras att tas fram under 2012, tillsammans med en konsult. Planering av drift sker enligt intervjuer i samband med att upphandlingar av funktionsentre prenader görs, i regel vart fjärde år. I samband med upphandlingarna anges en standard som motsvarar lägsta acceptabla nivån för driften, en nivå som sedan kan höjas om utrymme finns. Det saknas dock styrdokument som tydliggör ambitionsnivå och målsättningar. Det arbete som utförs grundar sig i medarbetares beräkningar och bedömningar avseende underhållet. Bedömningar av underhållsbehovet görs genom okulär besiktning av kommu nens gatuanläggningar och bygger på medarbetares erfarenhet och kunskap. Hur under hållsbehovet ser ut på kort respektive lång sikt har sammanställts och det är sedan denna sammanställning som ligger till grund för kommande prioriteringar utifrån given budgetram. En beräkning har även gjorts av avdelningen för Trafik, gata och park inför budget 2011. Be räkningen visar att de senaste fem åren har beläggningsunderhållet i genomsnitt uppgått till en tredjedel av verksamhetens bedömning av det faktiska behovet. Enligt utförd beräkning har detta medfört att kommunen har ett uppdämt behov avseende beläggningsunderhåll som uppskattas motsvara drygt 19 mkr. Beräkningen av det uppdämda behovet avser endast vad som blivit eftersatt de senaste fem åren. För att säkerställa att kommunens gatuanläggningar bevaras bör en uppskattning av det totala uppdämda behovet göras, förslagsvis i samband med att den nya underhållsplanen tas fram. Riskanalyser och ekonomiska konsekvensbe skrivningar avseende vad effekterna kan bli om underhållet av gatuanläggningar åsidosätts bör även det upprättas. Det sker inte någon strukturerad uppföljning av verksamheten och den uppföljning som sker dokumenteras inte. Några jämförelser görs inte med andra jämförbara kommuner avseende underhållskostnader. I beräkningen har verksamheten utgått från den egna genomsnittskost naden av de senaste fem årens kostnader (per kvadratmeter). Jämförelser med andra kom muner kan bidra till att rimlighetsbedöma kommunens underhållskostnader i förhållande till andra kommuners underhållskostnader samt bidra till verksamhetens uppföljning av den egna verksamheten. Budgeterade resurser är till viss del förelade på kort- respektive långsiktiga underhållsåtgär der. Driftsbudgeten sätter ramen för kortsiktiga åtgärder och de extramedel som tillförs (3 mkr år 2010 och 2011) avser planerat underhåll. Av intervjuer har framkommit att även det planerade underhållet till stora delar är av akut karaktär, då prioriteringar får göras utifrån vad som är mest akut. Då det inte finns någon underhållsplan eller politisk styrning i övrigt som 3
fastställer hur underhållsbehovet ska tillgodoses på kort- respektive lång sikt bedömer vi att det är svårt att avsätta ekonomiska medel för långsiktiga underhållsåtgärder. Att en under hållsplan tas fram är således en förutsättning för att den långsiktiga planeringen också ska återspeglas i budgeterade resurser. Vår sammanfattande bedömning utifrån ställda kontrollmål är att styrningen avseende drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar är bristande. Ambitionerna i verksamheterna är höga men kan inte verkställas fullt ut utifrån givna förutsättningar. Vi har i vår granskning funnit flera förbättringsområden för att säkerställa att nivån på drift och underhåll av kommu nens gatuanläggningar hålls på en acceptabel nivå. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer: Kommunstyrelsen bör ta fram policys och riktlinjer avseende drift och underhåll av de kommunala gatuanläggningarna. I styrdokumenten bör framgå vilket underhåll som ska utföras på kort respektive lång sikt. Det bör även framgå vilken ambitionsnivå som före ligger avseende standard på kommunens gatuanläggningar. Detta för att det ska vara tydligt för både brukare och förvaltning vilka förväntningar som finns samt vilka mål för valtningen har att förhålla sig till. Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en kontinuerlig uppföljning av verksamheten för att följa hur utfört underhåll förhåller sig till budget. Uppföljning bör även ske avseende hur kommunens kostnader för underhåll förhåller sig till andra jämförbara kommuners kostnader. Att uppföljning sker är av vikt för att säkerställa att det arbete som utförs görs utifrån korrekta antaganden. För att lyfta fram de effekter som kan uppstå på grund av eftersatt underhåll samt hur det påverkat kommunens gatuanläggningar på sikt bör kommunstyrelsen tillse att risk analyser och ekonomiska konsekvensbeskrivningar tas fram. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att följa upp hur arbetet med att upprätta en ny underhållsplan fortskrider för att säkerställa att detta slutförs. Kommunstyrelsen bör även tillse att extern part gör en bedömning av huruvida verksamhetens beräkningar och bedömningar avseende underhåll är korrekta. Kommunstyrelsen bör därefter ta ställning till hur prioriteringar ska göras för att minska risken för ökade kostnader på grund av eftersatt underhåll. 4
2. Inledning
2.1. Bakgrund
Enligt Plan- och bygglagen (PBL, 6 kap, 21 §) så ska kommunen svara för underhållet av gator och andra allmänna platser som kommunen är huvudman för. Kungälvs kommun har det övergripande ansvaret för drift och underhåll av de flesta gator, gång- och cykelvägar, torg och grönområden inom tätorterna Kungälv och Ytterby samt Marstrand, bortsett från de vägar som tillhör det statliga vägnätet, för vilka Trafikverket ansvarar för drift och underhåll. Verksamheten bedrivs av avdelningen Trafik, gata och park och avseende väghållning an svar avdelningen för nybyggnation, drift och underhåll av gator, vägar, anläggningar och of fentliga ytor inom centralorten och kommunens tätorter. Drift och avhjälpande underhåll omfattar bland annat snöröjning och reparation av plötsliga brister som uppstår. Det förebyggande underhållet omfattar planerade åtgärder som syftar till att vägar och gator är framkomliga även på lång sikt och handlar därmed om att åtgärda och förebygga brister. Att planera för de insatser och åtgärder som ska vidtas är av stor vikt, då akuta åtgärder i många fall är mer kostsamma och leder till större störningar för invånare och trafikanter. För att upprätthålla en hög kvalitet avseende drift och underhåll är det även av vikt att det finns mål och riktlinjer som säkerställer detta.
2.2. Syfte och avgränsning
Granskningens övergripande syfte är att granska om det finns ändamålsenliga planer som säkerställer drift och underhåll av gator, gång- och cykelvägar. Granskningen avgränsas till att omfatta drifts- och underhållsåtgärder av de gator, gång- och cykelvägar som kommunen ansvarar för. Ansvarig nämnd är kommunstyrelsen.
2.3. Revisionsfrågor
Följande kontrollmål har formulerats utifrån syftet och ska sammantaget besvaras i gransk ningen: Hur ofta uppdateras planerna för drift och underhåll? Hur konstateras omfattningen av underhållsbehovet? Hur är förhållandet mellan tid och underhållsplan, budget och genomfört underhåll? Är budgeterade resurser fördelade på långsiktiga respektive kortsiktiga drift- och under hållsbehov? Är nuvarande underhåll/förnyelse av gator tillräckligt i förhållande till verksamhetens be dömning av det verkliga behovet?
2.4. Revisionskriterier
Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen som ut gångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av tillämpliga delar av kommunallagen, plan- och bygglagen samt väglagen. Ytterliga 5
re revisionskriterier är styrdokument såsom årsplan och verksamhetsplan. För närmare be skrivning av revisionskriterierna, se bilaga 1.
2.5. Metod
Granskningen har genomförts via dokumentstudier och intervjuer. Intervjuer har genomförts med följande funktioner: Samhällsbyggnadsutskottets presidium Tf. sektorschef Samhällsbyggnad Tf. enhetschef Trafik, gata och park Medarbetare med ansvar för drift- och underhållsfrågor Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 6
3. Styrning avseende drift och underhåll
3.1. Beskrivning
De mål och aktiviteter som återfinns i årsplan och verksamhetsplan anger inte några tydliga målsättningar från nämnden avseende omfattningen av drift och underhåll. Styrdokumenten anger heller inte vilka prioriteringar som ska göras på kort- respektive lång sikt. Det saknas tydliga riktlinjer avseende drift och underhåll på gator, gång- och cykelvägar. Uppdatering av riktlinjer och planering avseende underhåll har inte skett i någon större omfattning och det uppges inte finnas dokumentation avseende ledningens arbete och uppföljning av verksam heten. Den politiska ledningen efterfrågar inte policydokument och den uppföljning som görs är inte strukturerad eller dokumenterad. Uppföljning uppges endast ske genom att den poli tiska ledningen är delaktiga i verksamheten. Beläggningsunderhåll på kommunens gatuan läggningar uppges inte vara prioriterat då det ställs emot andra verksamheter såsom skola, barnomsorg och äldreomsorg. Av tjänsteskrivelse daterad 2011-05-16 framgår att både politiker och allmänheten hör av sig till förvaltningen med förväntningar som är annorlunda än det som levereras avseende drift och underhåll av kommunens tekniska anläggningar. För att komma till rätta med detta är sektor samhällsbyggnads bedömning att en dialog är nödvändig mellan förvaltningen och samhällsbyggnadsutskottet, med syfte att informera om hur verksamheten ser ut. Detta för att politiken därefter ska kunna värdera huruvida det behövs andra inriktningsmål.
3.2. Vår bedömning
Kommunen saknar styrdokument avseende drift och underhåll av kommunens anläggningar. För att tydliggöra kommunens ambitioner avseende drift och underhåll av dess gatuanlägg ningar bör kommunstyrelsen ta fram policys och riktlinjer för verksamheten. Av styrdokumen ten bör framgå vilket underhåll som ska utföras på kort respektive lång sikt. Det bör även tydligt framgå vilken ambitionsnivå som föreligger avseende standard på kommunens gatu anläggningar. Detta bör göras dels för att brukare ska veta vad de kan förvänta sig avseende drift och underhåll och dels för att tydliggöra för förvaltningen vad de förväntas uppnå samt vilka mål de har att förhålla sig till. Det är även av vikt att uppföljning av verksamheten sker kontinuerligt för att följa hur utfört underhåll förhåller sig till budget samt för att säkerställa att det arbete som utförs görs utifrån korrekta antaganden. 7
4. Underhållsbehov samt grunder för underhållsplanering
4.1. Beskrivning
Kungälvs kommun äger och förvaltar drygt en miljon kvadratmeter yta för kommunikation (gator, gång- och cykelvägar). Underhållsbehovet har ökat för varje år de senaste åren och likaså behovet av akuta underhållsåtgärder ökar. Enligt tertialrapport 2, 2011, prognostiserar avdelningen för trafik, gata och park ett underskott på cirka 2,8 mkr för 2011, vilket till stora delar beror på akut underhåll inom park, ökade kostnader för vinterväghållning och akut un derhåll av belysning. Enligt en beräkning som avdelningen för Trafik, gata och park gjort inför budget 2011 krävs underhåll för cirka 6 mkr per år för att upprätthålla en rimlig nivå på kommunens gatuanlägg ningar. Detta belopp innefattar dock inte fräsning av asfalt eller andra åtgärder som görs inom ramen för underhåll. De senaste åren har beläggningsunderhållet i genomsnitt uppgått till 15 859 kvadratmeter, vilket enligt utförd beräkning motsvarar en tredjedel av det faktiska underhållsbehovet (45 567 kvadratmeter). Genomsnittskostnaden per kvadratmeter är enligt beräkningen 128,43 kr och underhållskostnaden har således uppgått till 2 mkr per år i ge nomsnitt, att jämföra med beräknat rimlig nivå om 6 mkr. Sett till de senaste fem årens minskning av underhållet finns det enligt utförd beräkning ett uppdämt behov på ungefär 148 536 kvadratmeter. För att återställa anläggningarna till den nivå de borde vara på skulle det krävas drygt 19 mkr fördelat på en treårsperiod. Detta ut över de 6 miljoner som årligen krävs för att upprätthålla en rimlig nivå, enligt avdelningens beräkning. Kostnaderna för underhållsåtgärderna baseras på en beräkning av genomsnittskostnaden de senaste fem åren. För att kunna bedöma omfattningen av underhållsbehovet på kommunens gatuanläggningar genomförs en okulär besiktning, det vill säga medarbetarna åker ut för att se över gatuanläggningarna och göra en bedömning utifrån de brister de ser. Denna översyn har dokumenterats och sammanställts på en karta där kommunens vägar har markerats i olika färger beroende på underhållsbehov. Då budgeten är fastställd görs en bedömning ut ifrån tilldelade medel samt deras tidigare översyn av behovet och avdelningen tar därefter beslut om vilka åtgärder som ska prioriteras. Det görs inga jämförelser med andra kommuner avseende omfattningen på underhållet eller kostnaden för det. I tabellen nedan framgår dock hur nettokostnaden (per invånare) för gator och vägar inkl. parkering i Kungälvs kommun förhåller sig gentemot övriga kommuner. Siff rorna är hämtade från Sveriges kommuner och landsting (SKL). Denna tabell visar dock en dast att Kungälvs kommun inte lägger lika mycket resurser på verksamheten i förhållande till övriga kommuner i landet. Den visar således inte hur kostnaden för utfört underhåll, beräknat per kvadratmeter yta, förhåller sig gentemot andra kommuner.
Nettokostnad gator och vägar inkl. parkering (kr/inv.)
Kungälv Alla kommuner, vägt medel
2008
700 1022
2009
749 1157
2010
920 1169 8
SKL genomförde 2009 en enkätundersökning avseende kommunernas väghållning (Kom munernas väghållning, nyckeltal 2009) där ett stort antal nyckeltal sammanställdes. Av un dersökningen framgår bland annat att landets kommuner i genomsnitt genomförde belägg ningsunderhåll på 2,43 % av deras totala bestånd (det vill säga antal kvadratmeter yta som belagts i förhållande till det totala beståndet av gator och vägar) under 2009. Under 2009 utförde Kungälvs kommun beläggningsunderhåll på endast 0,15 % av det totala beståndet. Av intervjuer har framkommit att 2009 var ett år då beläggningsunderhåll endast utfördes i begränsad omfattning. Skulle kommunen 2009 ha genomfört beläggningsunderhåll på sam ma nivå som under 2008 och 2010 (ca 15 000 kvadratmeter) så skulle detta uppgå till knappt 1,5 % av det totala beståndet, vilket även det är under genomsnittet.
4.2. Vår bedömning
Kungälvs kommun genomför beläggningsunderhåll i lägre omfattning än genomsnittet i övri ga landet, enligt SKL´s jämförelse av nyckeltal 2009. Detta har även framkommit i den be räkning som verksamheten gjort. Den underhållsplanering som görs baseras på en bedöm ning som medarbetare gjort avseende underhållsbehovet. Bedömningen av kostnaden för underhållsåtgärder som behöver vidtas grundar sig på en genomsnittskostnad av vad under hållsåtgärder kostat tidigare år. För att kunna göra en bedömning om de kostnader som läggs på underhåll är rimliga i förhållande till andra kommuners underhållskostnader bör dock en jämförelse med andra jämförbara kommuner göras. Enligt den beräkning som gjorts är beläggningsunderhållet eftersatt och har så varit under en längre tid. För att minimera risken för ökade kostnader i framtiden orsakade av eftersatt un derhåll bör kommunstyrelsen se över hur omfattningen på beläggningsunderhållet bör utfor mas för att säkerställa att värdet på kommunens anläggningar upprätthålls på lång sikt. 9
5. Resursfördelning
5.1. Beskrivning
Drift och underhåll av gatuanläggningarna innefattar beläggning, trafikanordningar, gatube lysningar, konstbyggnader, trafiksignaler samt dagvattenanläggningar. Utöver detta ansvarar avdelningen för trafik, gata och park för allmänna platser såsom parker, lekplatser etc. Den driftsbudget som avdelningen tilldelas ska således fördelas på samtliga områden. Budgeten är fördelad på ett antal verksamhetsområden, varav kommunala gator är det område som tar mest resurser i anspråk. Av en total budget på 35,4 mkr fördelas 22 mkr till kommunala ga tor. Av de resurser som tilldelas kommunala gator går en stor andel till poster som inte kan påverkas på kort sikt såsom kapitaltjänstkostnader (10 mkr), vinterväghållning (5 mkr), för brukningsavgift VA (2 mkr). Under 2010 och 2011 har avdelningen för Trafik, gata och park fått 3 mkr utöver driftsbudgeten som endast avser underhållsåtgärder. Även detta belopp ska fördelas ut på de olika verksamhetsområdena. En del av underhållet som är kopplat till gatu anläggningarna är juridisk betingat och kan inte åsidosättas, såsom trafikskyltar och trafik signaler. Det som sedan återstår kan därefter fördelas ut på beläggningsunderhåll och un derhåll på andra delar av gatuanläggningarna. De medel som avdelningen för trafik, gata och park får avseende underhåll fördelas ut på det underhåll som är mest akut att åtgärda. Att endast utföra akuta åtgärder gör att kostnaderna blir högre, då en akut åtgärd inte har sam ma livslängd samt att den kan vara dyrare att genomföra. I tabellen nedan redogörs för kostnaderna för planerat respektive akut underhåll. I nedanstå ende belopp är även underhållskostnader avseende trafiksignaler, skyltar och vägmarkering ar etc. inkluderade. Kostnaderna för beläggningsunderhåll är ej specificerade. Nedanstående kostnader avser endast kommunala gator, huvudgator samt matar- och bostadsgator. Trafik, gata och park
Utfall t.o.m november, 2011 Budget 2011 Budget totalt 35 378 700,00 Planerat underhåll Akut underhåll
1 903 361,59 517 796,16 1 725 000,00 861 000,00
Underhåll totalt
2 421 157,75
Andel akut underhåll
21,39% 2 586 000,00 33,29%
2010 2009 2008 2007 35 723 840,00 36 285 000,00 39 650 000,00 33 410 000,00
3 058 541,44 770,00 951 254,07 4 348 387,69 3 441 976,55 1 138 699,41 3 081 040,20 813 703,70 4 009 795,51 4 349 157,69 4 580 675,96 3 894 743,90 23,72% 99,98% 24,86% 20,89% Som går att utläsa av tabellen ovan har det inte skett några större förändringar i budgeten, bortsett från 2008 då den låg på en något högre nivå. Granskningen har visat att det heller inte skett några justeringar utifrån kostnadsökningar, exempelvis för kapitaltjänstkostnader som ökat som en följd av investeringar i nya gatuanläggningar. Totala underhållskostnader har fram till 2010 uppgått till cirka 4 mkr. I budgeten 2011 uppgår beloppet för underhållsåt gärder till endast 2,6 mkr. 10
Av vad som framkommit av intervjuer samt utifrån vad som går att utläsa ur budget och ut förda beräkningar tilldelas inte verksamheten de medel som krävs för att upprätthålla en mi niminivå på underhållet av gatuanläggningar. Detta har medfört att det finns ett uppdämt un derhållsbehov (se avsnitt 4.1). Beräkningar och bedömningar som verksamheten gjort inför 2010 och 2011 års budget har inte tillgodosetts i full mån. Budgeterade resurser är till viss del fördelade på kort och lång sikt. De medel som ges i driftsbudgeten avser mer kortsiktiga åtgärder. Den extrapott på 3 mkr som tilldelas avser planerat underhåll, som ska vara av mer långsiktig karaktär. Långsiktigheten återfinns även i avdelningens egen planering och bedömning avseende underhållsbehovet. Det akuta under hållet utgör en stor del av de underhållsåtgärder som utförs. Av intervjuer har framkommit att detta medför att kostnaderna blir högre och åtgärderna inte lika hållbara än vad de blivit om åtgärderna var planerade. Om det planerade underhållet skärs ner ökar det akuta underhål let med upp till 25-50 %, enligt en beskrivning av underhållsbehovet som togs fram inför budget 2010. Verksamheten har dock inte tagit fram några utförliga riskanalyser eller eko nomiska konsekvensbeskrivningar avseende vad effekterna kan bli om underhållet av gatu anläggningarna åsidosätts.
5.2. Vår bedömning
Budgeterade resurser motsvarar inte verksamhetens bedömning av hur mycket resurser som krävs för att upprätthålla en rimlig nivå på underhållet av kommunens gatuanläggningar. Det har medfört att det finns ett uppdämt behov av beläggningsunderhåll som uppgår till ungefär 148 536 kvadratmeter. Då avdelningen för Trafik, gata och park inte får de resurser som krävs årligen för att tillgodose underhållsbehovet bedöms det uppdämda behovet öka även på sikt om inga åtgärder vidtas. En stor del av underhållet utgörs av akuta åtgärder, vilket inte är ekonomiskt fördelaktigt då sådana åtgärder inte har samma hållbarhet som planerade och förebyggande åtgärder. Aku ta åtgärder tenderar även att bli dyrare. I takt med att planerat underhåll minskar kommer det akuta underhållet att öka. För att få en tydlig bild av de risker och konsekvenser detta kan medföra bör verksamheten göra riskanalyser och ta fram ekonomiska konsekvensbeskriv ningar. Detta för att lyfta fram de effekter som kan uppstå på grund av eftersatt underhåll samt hur det påverkar kommunens gatuanläggningar på sikt, samt hur det på sikt kan kom ma att påverka kommunens ekonomi. 11
6. Drifts- och underhållsplaner
6.1. Beskrivning
I verksamheten åtskiljs underhåll från drift utifrån arbetets livslängd. Underhåll avser de arbe ten som har ett långvarigt värde, till skillnad från drift som avser arbeten med kortvarigt värde (cirka 1-2 år). Av intervjuer har framkommit att planering avseende driften ligger i de upp handlingar som görs avseende funktionsentreprenader. Upphandlingarna görs vart fjärde år och kommunen sätter då en standard som motsvarar lägsta acceptabla nivå. Nivån kan där efter höjas om resurser finns. Upphandlingarna som genomförs avser grönyteskötsel och barmarksskötsel, vinterväghållning, gatubelysning samt trafiksignaler. En del av arbetet av seende grönyteskötsel och barmarksskötsel samt vinterväghållning utförs i egen regi. De interna utförarna ges då samma ersättning som de externa utförarna. Det saknas en aktuell underhållsplan avseende gator, gång- och cykelvägar som är styrande för underhållsplaneringen. Den senaste underhållsplanen togs fram år 2002. Avdelningen för trafik, gata och park planerar dock att tillsammans med en konsult ta fram en ny underhålls plan. Detta arbete beräknas genomföras under 2012. Det finns inget uppdrag från nämnden till sektorn om att ta fram en underhållsplan. Det sker på initiativ av avdelningen för trafik, gata och park. Sektorschefen för samhällsbyggnad ser kommunstyrelsens mål om att för hindra kapitalförstöring som grund för att ta fram en underhållsplan. Idag genomförs underhållet utifrån medarbetares bedömningar avseende kommunens gatu anläggningar, vilket beskrivs i avsnitt 4.1. Av den sammanställning som verksamheten gjort avseende underhållsbehovet framgår vilka anläggningar som borde bli belagda under 2011, vilka som är prioriterade under 2012, vilka som bör beläggas under 2012-2014 samt vilka som bör beläggas från 2015 och framåt. Detta är dock inte ett politiskt antaget dokument och återspeglar sig inte i budgeten.
6.2. Vår bedömning
Syftet med underhållsplanering är att identifiera underhållsbehov, genomföra underhåll, upp följning av planer samt utvärdera effekter av underhållsåtgärder. Underhållet bör planeras i regelbundna intervaller i syfte att åtgärda förslitningar. En del av underhållet görs dock lö pande för att åtgärda skador samt utföra småreparationer etc. Underhållsplanen bör utgöra en systematisk dokumentation av en anläggnings nuläge och framtida underhåll. I en under hållsplan bör den tekniska såväl som den ekonomiska planeringen framgå.
Kungälvs kom mun saknar en strukturerad underhållsplanering och det saknas även en aktuell underhålls plan. Avdelningen för trafik, gata och park planerar dock att tillsammans med en konsult upp rätta en underhållsplan, vilket beräknas ske under 2012. Trots avsaknad av underhållsplan finns det dokument framtagna i verksamheten där under hållsbehovet för kommunens gatuanläggningar framgår. Detta dokument visar hur behovet ser ut på kort respektive lång sikt. Bedömningen av behovet har gjorts genom okulär besikt ning och grundar sig på medarbetarnas erfarenhet och kunskap. För att säkerställa att un derhållet av kommunens gatuanläggningar upprätthåller en rimlig nivå bedömer vi att det är av stor vikt att en underhållsplan tas fram som planerat. Vi bedömer att det är positivt att anli ta en extern konsult i detta arbete. I detta arbete bör även extern part genomföra en bedöm 12
ning av huruvida de av verksamheten gjorda beräkningarna och bedömningarna avseende underhållsbehovet är korrekta. I detta skede bör även en kostnadsjämförelse göras med andra jämförbara kommuner. Kommunstyrelsen bör utifrån upprättad underhållsplan ta ställ ning till hur prioriteringar ska göras för att minska risken för ökade kostnader på grund av eftersatt underhåll. Avseende driften bedömer vi att det bör finnas riktlinjer som tydliggör målsättningar och am bitioner. Detta för att tydliggöra vad politiker och brukare kan förvänta sig av det arbete som utförs samt för att klargöra vilka förväntningar förvaltningen har att förhålla sig till och leva upp till. 13
7. Sammanfattande bedömning
7.1. Sammanfattande bedömning
Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens revisionsfrågor och ställda revisions kriterier är att styrningen avseende drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar är bristande. Ambitionerna i verksamheten är höga men kan inte verkställas fullt ut utifrån givna förutsättningar. Vi har i vår granskning funnit flera förbättringsområden för att säkerställa att nivån på drift och underhåll av kommunens gatuanläggningar hålls på en acceptabel nivå. Nedan följer sammanfattade svar för respektive revisionsfråga:
Hur ofta uppdateras planerna för drift och underhåll?
Det saknas en uppdaterad underhållsplan. Den senaste underhållsplanen togs fram år 2002 och är således inaktuell och är inte ett styrande dokument i verksamheten. En ny underhålls plan är planerad till 2012, då en sådan ska upprättas tillsammans med en konsult. Styrning en avseende underhåll på kommunens gator, gång- och cykelvägar bedöms vara bristfällig då det saknas styrdokument som tydliggör inriktning och målsättning med verksamheten. Planer för drift uppges bli uppdaterade i samband med att nya upphandlingar genomförs, vilket sker vart fjärde år. I samband med upphandlingarna anges en standard som motsvarar den lägsta acceptabla nivån för driften, vilket sedan kan utökas om utrymme finns i budget. Vi bedömer att det är av stor vikt att en underhållsplan tas fram som planerat. Arbetet med att ta fram en underhållsplan bör även innehålla en bedömning av extern part huruvida verk samhetens beräkningar och bedömningar av underhållsbehovet är korrekta. En kostnads jämförelse med andra jämförbara kommuner bör också genomföras. Det är även av vikt att verksamheten ges tillräckliga resurser för att tillgodose det underhållsbehov som finns avse ende kommunens gatuanläggningar. Detta för att inte riskera att ombyggnad av kommunens gatuanläggningar måste ske på grund av eftersatt underhåll.
Hur konstateras omfattningen av underhållsbehovet?
Bedömning av underhållsbehovet görs genom okulär besiktning som medarbetarna gör och grundar sig således på medarbetarnas erfarenhet och kunskap. En sammanställning har tagits fram där det framgår hur underhållsbehovet ser ut för kommunens gatuanläggningar, både på kort och lång sikt. Denna sammanställning utgör sedan en grund för kommande prioriteringar utifrån given budgetram. Kostnaderna för de underhållsåtgärder som verksamheten bedömer krävs för att upprätthålla en rimlig nivå baseras på verksamhetens beräkningar som utgår från livslängd för respektive gatutyp samt genomsnittlig kostnad per kvadratmeter. Beräkning av uppdämt underhållsbe hov har endast gjorts för de senaste fem åren. Detta innebär att det inte finns några siffror på hur stort det totala uppdämda behovet är. Vi bedömer att verksamheten bör jämföra sina kostnader för underhåll med andra kommuner för att avgöra om deras kostnader är rimliga och ligger i nivå med övriga kommuners kostna der. Därefter bör verksamheten vidta erforderliga åtgärder beroende på hur kommunens kostnader förhåller sig gentemot andra kommuners kostnader. 14
I samband med att en ny underhållsplan upprättas bör även en uppskattning göras avseende totalt uppdämt behov. Detta för att kunna göra en korrekt bedömning av vilka underhållsåt gärder som behöver vidtas för att säkerställa att kommunens gatuanläggningar bevaras.
Hur är förhållandet mellan tid och underhållsplan, budget och genomfört underhåll?
Verksamheten har inte någon underhållsplan att förhålla sig till i sitt arbete och det saknas politisk styrning avseende underhåll av kommunens gatuanläggningar. Det underhållsarbete som utförs utgår ifrån givna budgetramar. Då budgeten är fastställd görs prioriteringar av de åtgärder som bedöms vara mest akuta utifrån den översyn som gjorts. De underhållsåtgär der som genomförs håller sig inom givna budgetramar, vilket innebär att det faktiska behovet av underhåll inte tillgodoses, förutsatt att de beräkningar som gjorts är korrekta.
Är budgeterade resurser fördelade på långsiktiga respektive kortsiktiga drift- och un derhållsbehov?
Budgeterade resurser är till viss del fördelade på kort- respektive långsiktiga underhållsåt gärder. Driftsbudgeten sätter ramen för kortsiktiga åtgärder och de extra medel som tillförs (3 mkr under 2010 och 2011) avser planerat underhåll. Även det underhåll som utförs inom ra men för planerat underhåll är till stora delar av akut karaktär, då prioriteringar får göras ut ifrån vad som är mest akut. Underhållsåtgärder följer således inte en fastställd plan. Vår be dömning är att då det inte finns någon underhållsplan eller politisk styrning i övrigt som fast ställer hur underhållsbehovet ska tillgodoses på kort respektive lång sikt är det också svårt att avsätta ekonomiska medel för långsiktiga underhållsåtgärder. Att en underhållsplan tas fram är således en förutsättning för att den långsiktiga planeringen också ska återspeglas i budgeterade resurser.
Är nuvarande underhåll/förnyelse av gator tillräckligt i förhållande till verksamhetens bedömning av det verkliga behovet?
Av den beräkning som verksamheten gjort avseende behov av beläggningsunderhåll framgår att de medel som tilldelas verksamheten inte motsvarar de medel som krävs för att upprätt hålla en miniminivå på underhållet av kommunens gatuanläggningar. Av beräkningen fram går även att kommunen har ett uppdämt underhållsbehov som med stor sannolikhet kommer att öka om inte åtgärder vidtas.
7.2. Rekommendationer
Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Kommunstyrelsen bör ta fram policys och riktlinjer avseende drift och underhåll av de kommunala gatuanläggningarna. I styrdokumenten bör framgå vilket underhåll som ska utföras på kort respektive lång sikt. Det bör även framgå vilken ambitionsnivå som före ligger avseende standard på kommunens gatuanläggningar. Detta för att det ska vara tydligt för både brukare och förvaltning vilka förväntningar som finns samt vilka mål för valtningen har att förhålla sig till. Kommunstyrelsen bör tillse att det sker en kontinuerlig uppföljning av verksamheten för att följa hur utfört underhåll förhåller sig till budget. Uppföljning bör även ske avseende 15
hur kommunens kostnader för underhåll förhåller sig till andra jämförbara kommuners kostnader. Att uppföljning sker är av vikt för att säkerställa att det arbete som utförs görs utifrån korrekta antaganden. För att lyfta fram de effekter som kan uppstå på grund av eftersatt underhåll samt hur det påverkat kommunens gatuanläggningar på sikt bör kommunstyrelsen tillse att risk analyser och ekonomiska konsekvensbeskrivningar tas fram. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att följa upp hur arbetet med att upprätta en ny underhållsplan fortskrider för att säkerställa att detta slutförs. Kommunstyrelsen bör även tillse att extern part gör en bedömning av huruvida verksamhetens beräkningar och bedömningar avseende underhåll är korrekta. Kommunstyrelsen bör därefter ta ställning till hur prioriteringar ska göras för att minska risken för ökade kostnader på grund av eftersatt underhåll. Göteborg den 14 december 2011 Liz Aspebo Verksamhetsrevisor Liselott M. Daun Certifierad kommunal revisor Peter Öfverström Certifierad kommunal revisor 16
Bilaga 1: Revisionskriterier
Kommunallagen
Kommunallagen 6 kap. reglerar styrelsers uppdrag avseende den ekonomiska förvaltningen, verkställandet av fullmäktiges beslut samt fullgörandet av de uppdrag som kommunfullmäkti ge lämnat över till styrelsen. Kapitlet reglerar även nämndernas uppdrag vilket omfattar att tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Målen för den ekonomiska förvaltningen regleras i kommunallagens 8 kapitel, där det framgår att kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Vad god ekonomisk hushållning innebär är inte tydliggjort i lagen men i förarbetena framförs exempel, däribland att kommunen ska vårda och underhålla fastigheter och andra tillgångar väl samt att ha en god framförhållning i den fysiska planeringen.
Plan- och bygglagen
Plan- och bygglagen 6 kap. reglerar genomförandet av detaljplaner. Där regleras bland annat kommunens ansvar att, efter hand som bebyggelse enligt detaljplan färdigställs, ordna gator och allmänna platser som kommunen är huvudman för så att platserna kan användas för deras avsedda ändamål. Kommunens ansvar för underhåll av gator och allmänna platser som kommunen är huvudman för regleras även i detta kapitel.
Väglagen
Väglagen reglerar väghållningens omfattning, byggande av väg (anläggning av ny väg, om läggning av väg i ny sträckning samt ombyggnad av väg). Här regleras även drift av väg och vilka hänsyn som ska tas i samband med detta.
Årsplan 2011
I årsplan 2011 framgår Kungälvs kommuns strategiska mål, utifrån det har kommunstyrelsen gett förvaltningen i uppdrag att lämna förslag på resultatmål som ska grundas dels i kom munfullmäktiges strategiska mål och förutsättningar och dels på den viljeyttring som beskrivs i ”Generations- och verksamhetsansvar för en hållbar utveckling”. De mål som kan kopplas till sektor Samhällsbyggnad är bland annat: Sänka nettokostnad i nivå med förväntad nettokostnad Öka effektiviteten i vårt lokalbyggande Förhindra kapitalförstöring Bygg cykelvägar Minska olyckor och tillbud Förvaltningen har i årsplan 2011 lyft fram planerat underhåll som en prioritering som behöver göras. Varje sektor har redovisat underlag till framtagen årsplan, som även ska ligga till grund för verksamhetsplanerna som tas fram efter det att årsplanen fastställts. Verksam hetsplanen är sektorns styrdokument och en förutsättning för löpande uppföljning under verksamhetsåret. Det underlag som sektor samhällsbyggnad redovisar är följande: 17
Volymförändringar Planerat underhåll normal nivå 11 mkr (i årsplanen avsätts 3 mkr!) Ökade kapitaltjänstkostnader på grund av tillkommande anläggningar Kollektivtrafik ökar (utredning RC, tätortstrafik, pendelparkering) Extra busstrafik till Rollsbo – Nämndshuset byggs om Verksamhetsförändringar Bygga om och stärka arbetsprocesser GIS-tjänst Bygglovshandläggare Receptfria läkemedel Brandmän 2 stycken (övergång från timanställd till fastanställd) Politiska mål Fler bostäder Större verksamhetsområden VA i kustzon Cykelvägsutbyggnad Centrumförnyelse Omstrukturering av kommunala lekplatser Utökad pendelparkering Rationaliseringar/besparingar Nya arbetsprocesser för drift respektive utveckling/investering Exploatering/investering hög nivå – tidsdebitering befintlig handläggningspersonal
Verksamhetsplan 2011 - sektor samhällsbyggnad
I verksamhetsplanen framgår de mål som kommunstyrelsen fastställt samt de husmål som berör samhällsbyggnads verksamheter. Därefter är samtliga aktiviteter sorterade per kategori med de mål som är kopplade till aktiviteten. Aktiviteter i verksamhetsplanen 2011 som kan kopplas till avdelningen för trafik, gata och park är bland annat: Handikappanpassning av busshållsplatser och tillgänglighetsåtgärder (ej färdigt 2010) Utvidga pendelparkering vid motorvägshållplatsen i Kungälvsmotet (klar 2011) Omstrukturering av kommunala lekplatser (arbete utförs under 2010-2014) Trafik och väghållaransvar Drift och underhåll av all offentlig platsmark som gator, parkeringsplatser, torg, par ker, grönområden och lekplatser samt kommunens konstbyggnader. Helt samordnad markskötsel inom kommunen tillsammans med FMS Planerat underhåll. I verksamhetsplanen framgår även förslag till planerat underhåll, som totalt uppgår till ca 4 mkr, och omfattar beläggningar, skyltar och trafikanordningar, belysningskablar samt parkan läggningar. Driftsbudgeten för sektor samhällsbyggnad är 93 480 mkr för 2011, varav trafik, gata och park tilldelats 32 220 mkr av dessa (exklusive planerat underhåll). Därutöver tillkommer 3 mkr för planerat underhåll. I verksamhetsplanen redogörs för verksamhetsvolymen där det framgår att enligt plan så ska belagd yta asfalt under 2011 uppgå till ca 15 000 kvadratmeter. 18
Detta motsvarar belagd yta under 2008 och 2010, däremot för 2009 uppgick belagd yta asfalt till endast 5 764 kvadratmeter. I not framgår att, beroende på belastning, livslängden på en gång- och cykelbana kan uppgå till 30-40 år och på många vägar krävs underhåll efter cirka 7-10 år. Underhållet på vägarna bör enligt not uppgå till ca 27 000 kvadratmeter per år för att kunna underhålla vägarna då underhållet på grund av besparingar gått ner under de senaste åren, vilket gör att ett underhållsbehov stadigt byggs upp. De resultatmål som kommunstyrelsen tagit fram, som framgår av årsplanen, och som gäller sektor samhällsbyggnad är bland annat: Bygg cykelvägar – enligt styrdokument och prioriteringslista. Minska olyckor och tillbud – I samverkan med FM stötta trygga GC-vägar. Färre ska skadas i offentlig utemiljö. Förhindra kapitalförstöring – De anläggningar de äger och brukar ska skötas och vidmakthållas. 19
Bilaga 2: Dokumentförteckning
Årsplan 2011 Verksamhetsplan 2010 Samhällsbyggnad Verksamhetsplan 2011 Samhällsbyggnad Beskrivning av underhållsbehov på kommunens gatuanläggningar Avdelningen för Trafik, gata och park´s beräkning avseende underhållsbehovet Sammanställning avseende behov av beläggningsunderhåll Planerat beläggningsunderhåll Budget 2011 – Trafik, gata och park Verksamhetsrapport tertial 2 2011 - Samhällsbyggnad 20
25 Till Kommunstyrelsen Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Kungälvs kommun genomfört en granskning av kontanthantering i kommunens gruppboenden. Syftet med granskningen har varit att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Den sammanfattande bedömningen utifrån genomförd granskning är att befintliga rutiner för hantering av kontanta medel bör kompletteras och förtydligas. Inom vissa områden finns rutiner som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Vi önskar svar från kommunstyrelsen senast den 31 oktober 2012 om vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av granskningen och de rekommendationer som lämnas i granskningen. För kommunens revisorer 2012-07-11 Sven-Olof Lundwall Ingrid Thomasson
KOMMUNREVISIONEN
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 vx 0303-182 59 [email protected] www.kungalv.se
Revisionsrapport 2012
Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2012
Kungälvs kommun
Granskning av kontanthantering i kommunens gruppboenden
Innehåll
Roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel ...................................... 5
Sammanfattande bedömning och rekommendationer ...........................................12
Bilagor:
Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1
1. Sammanfattning
Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun granskat rutinerna för kontanthantering vid kommunens gruppboenden. Syftet har varit att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Inom kommunens funktionshinderverksamhet finns flera gruppboenden för personer med funktionsnedsättning. Det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen har vårdtagaren, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legala företrädare (god man eller förvaltare). Det är dock vanligt att kommunens personal på boendena hjälper till med hanteringen av privata medel. Det är viktigt att denna hantering sker utifrån de riktlinjer och rutiner som finns inom kommunen samt i samråd med ansvarig god man eller annan ansvarig person. Vår bedömning är att befintliga rutiner bör kompletteras och förtydligas. Vid intervju har framkommit att rutiner finns inom vissa områden som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Nedan sammanfattas våra rekommendationer efter genomförd granskning: Upprätta rutiner och riktlinjer som är tillämpbara för samtliga gruppboenden. Upprättande av en dokumenterad roll och ansvarsfördelning mellan god man och personal. Dokumentet bör signeras av enhetschef, stödperson och god man och uppdateras årligen. Rutiner för personalens hantering av kontokort där det tydligt framgår hur kort och kod ska förvaras samt begränsning av tillgängligt belopp på kortet. Riktlinjer för hur kontanter ska förvaras och vem som har tillgång till de kontanta medlen. Rutiner för ställföreträdande vid sjukdom eller ledighet. Dokumenterad delegation av ansvar för privata medel vid planerad ledighet. Riktlinjer för vilka uppgifter som ska finnas i kassaboken och vilka krav som ställs på verifikationen för varje transaktion. Rutiner för attestering som säkerställer att redovisningen är spårbar. Införande av en andrahandskontroll genom exempelvis inventering av de kontanta medlen med jämna mellanrum av oberoende part. Riktlinjer för hur ofta redovisning ska ske till god man. Redovisning bör ske regelbundet under året. Rutin för att tillse att personalen har den utbildning som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Rutin för hur differenser mot redovisningen ska hanteras bör fastställas. 2
2. Inledning
2.1. Bakgrund
Inom kommunens funktionshinderverksamhet finns flera gruppboenden för personer med funktionsnedsättning. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), reglerar den enskildes rätt att få möjlighet att leva som andra. Det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen har vårdtagaren, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legala företrädare (god man eller förvaltare). Det är dock vanligt att kommunens personal på boendena hjälper till med hanteringen av privata medel. Det är viktigt att denna hantering sker utifrån de riktlinjer och rutiner som finns inom kommunen samt i samråd med ansvarig god man eller annan ansvarig person. Revisorerna har beslutat om en fördjupad granskning av kontanthanteringen vid kommunens gruppboenden.
2.2. Syfte och revisionsfrågor
Syftet är att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Revisorerna har utifrån syftet formulerat följande kontrollmål vilka granskningen ska inriktas på: Analys av risker i hanteringen av ekonomiska medel Godman/förvaltare visavi personalen? Vilken utbildning får personalen? Betalningsrutiner Bankuttag Attester För att uppfylla kontrollmålen har vi även inriktat granskningen på följande revisionsfrågor: Finns det tydliga riktlinjer och rutiner för hanteringen av ekonomiska medel på kommunens gruppboenden? Finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel och är den dokumenterad? Känner personalen till riktlinjer och rutiner, och tillämpas de? Sker någon uppföljning avseende bankuttag? Hur ser rutinen avseende attester ut? 3
2.3. Avgränsning
Granskningen avgränsas till att fokusera på övergripande styrdokument inom kommunen avseende hantering av ekonomiska medel. Intervjuer har att genomförts med enhetschef och medarbetare på ett av kommunens gruppboenden.
2.4. Granskningens revisionskriterier
Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av i huvudsak av Kommunallagens 6 kap. 7 § vilken reglerar styrelser och nämnders uppdrag samt bestämmelserna i föräldrabalken avseende god man. Se bilaga 1 för ytterligare information.
2.5. Metod
Granskningen har genomförts i huvudsak som en dokument- och intervjustudie. Intervjuer har genomförts med ansvarig chef och medarbetare på Jorsalagatans gruppboende. Stickprovsgranskning av att rutinen för kontanthantering följs har genomförts för ett urval av brukare samt för den gemensamma matkassan. Målet för granskningen är att kartlägga hur hanteringen av kontanta medel sker på boendena samt om de överensstämmer med de rutiner som finns idag. Vidare är målet för granskningen att identifiera eventuella brister i rutinerna och komma med förslag till förbättringar. 4
3. Roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel
På Jorsalagatans gruppboende har samtliga brukare en god man. God man är ansvarig för förvaltningen av brukarens egendom. Personalen bistår god man med hantering av brukarens privata medel. I dagsläget finns ingen fullständig dokumentation rörande gränsdragningen mellan vad god man och stödperson ska hantera gällande respektive brukare. För en av brukarna har ett dokument up prättats, ”Överenskommelse om hantering av privata medel mm.” I överenskommelsen framgår vem som förvaltar exempelvis kontanta medel, bankmedel, övriga inkomster så som pension. För varje punkt beskrivs vem som ansvarar och hur rutinen kommer se ut. Exempelvis hur ofta godman för över pengar till det kort som stödpersonen förfogar över och storleken på beloppet. Dokumentet signeras av enhetschef, god man och stödperson. Tanken är att detta dokument ska uppdateras årligen. Sådan skriftlig dokumentation saknas för övriga brukare på gruppboendet. Varje anställd som är stödperson har i sin skriftliga uppdragsbeskrivning en beskrivning av vad det innebär att var stödperson. En del i denna roll är att ansvara för privata medel och redovisning till anhörig eller god man.
3.1. Utbildning av personal
Vid nyanställningar ges enligt uppgift en kortare introduktion av rutinen för hantering av privata medel av kollegorna på boendet. Vi har inte kunnat ta del av ett utbildningsmaterial eller liknande.
3.2. Vår bedömning
Vår bedömning är att en roll- och ansvarsfördelning mellan god man och stödperson bör upprättas för samtliga brukare. Det bör så långt som möjligt dokumenteras hur stödpersonen kommer att tilldelas kontanter eller bankkort av god man, hur ofta och hur stora belopp samt vad de ska användas till. Ansvarfördelningen bör uppdateras vid behov, men minst årligen. Vår bedömning är att personal bör erbjudas utbildning för att klargöra gränsdragning mellan god mans och stödpersons ansvar. De bör även informeras om vilka krav som ställs på hantering och redovisning av privata medel. 5
4. Rutiner och riktlinjer för hantering av privata ekonomiska medel på kommunens gruppboenden.
Kungälvs kommun har inga rutiner eller riktlinjer för hanteringen av brukarnas privata ekonomiska medel som gäller för samtliga kommunens gruppboenden. Det är upp till varje gruppboende att upprätta egna rutiner. Vi har tagit del av de dokument som har upprättats för Jorsalagatans gruppboende, samt genom intervju tagit del av hur kontanthanteringen sker i praktiken.
4.1. Beskrivning av rutinen för kontanthanteringen
På Jorsalagatans gruppboende hanterar personalen brukarnas gemensamma matkassa och för varje brukare hanterar personalen privata medel.
4.1.1. Gemensam matkassa
Den gemensamma matkassan används för att göra matinköp till gruppboendet. Varje brukare betalar månadsvis till den gemensamma matkassan. Då personalen äter på boendet betalar de efter en prislista för varje måltid. Inköp av mat görs av personalen.
Jorsalagatans gruppboendes rutin för hantering av matkassan
Här följer en kort beskrivning över den skriftliga rutin som vi har tagit del av för Jorsalagatans gruppboende: Matkassan ska användas till inköp av mat och kollektiva förbrukningsartiklar. Vid inköp ska kvitto attesteras av personal. Kvittot ska läggas i platsficka. Inköpet noteras i kassabok. Kontrollräkning av kontanter ska göras före och efter ett inköp. När brukare betalar in till matkassan skrivs kvitto som attesteras av två personer. Det är inte tillåtet att låna pengar ur matkassan.
Förvaring av kontanter
Matkassan uppgår till cirka tolv tusen kronor och förvaras kontant i ett kassaskåp. Två anställda har tillgång till kassaskåpet. Inför ett matinköp tas kontanter från matkassan som förvaras i kassaskåpet och läggs i en plånbok. Då varje matinköp kostar cirka ett till två tusen kronor förvaras cirka två tusen kronor i plånboken. All personal har tillgång till matkassans plånbok som förvaras på personalens kontor.
Redovisning
Redovisning förs löpande i en kassabok över de transaktioner som görs med de kontanter som förvaras i plånboken. Ansvarig för matkassan sammanställer alla transaktioner med jämna mellanrum. Hur ofta sammanställnig bör ske framgår inte av rutinen. 6
Varje kvitto och varje transaktion som förs in i kassaboken ska attesteras av den i personalen som genomfört transaktionen. Varje transaktion redovisas med löpnummer, datum, en kort beskrivning och belopp. Till kassabladen bifogas kvitton som är numrerade.
4.1.2. Hantering av brukarnas privata medel
De brukare som bor på boendet behöver hjälp av personalen att hantera privata medel. Varje brukare har två stödpersoner i personalen. En av stödpersonerna är ansvarig för att hantera brukarens privata medel. Mängden skiljer sig åt mellan olika brukare. I vissa fall hjälper personalen till med att göra inköp av exempelvis kläder i andra fall sköter god man inköp själv. Vad som ingår i personalens uppgifter bestäms genom samtal med god man. Stödpersonen erhåller kontanter direkt från god man eller förfogar över ett bankkort för att göra egna uttag. Bankkort används för att göra uttag av kontanter i bankomat och inte för inköp. Någon uppföljning av bankkontoutdrag görs inte av stödperson eller annan personal på gruppboendet. Bankkontoutdrag skickas direkt till god man.
Jorsalagatans gruppboendes rutin för hantering av privata medel
Här följer en kort sammanfattning över den skriftliga rutin som vi har tagit del av för Jorsalagatans gruppboende: I brukarens skåp förvaras cirka 300 kronor. Brukarens stödperson är ansvarig för att det finns kontanter tillgängliga i skåpet. Brukarna får inte låna av varandra eller av matkassan. Personalen ska kontrollräkna kontanterna inför och efter ett inköp. Stödperson redovisar till god man minst en gång om året, i vissa fall oftare. God man redovisar till överförmyndare en gång om året.
Förvaring av kontanter och bankkort
Kontanter och bankkort förvaras i stödpersonens låsta skåp. En mindre summa av brukarens kontanter förvaras i låst skåp i brukarens rum. All personal har tillgång till skåpet i brukarens rum. Stödpersonen är ansvarig för att det alltid finns kontanter tillgängliga för dagliga inköp. Dagliga inköp görs av all personal, inte enbart stödpersonen.
Redovisning
Redovisning förs löpande i en kassabok för de transaktioner som görs med de kontanter som förvaras på brukarens rum. Varje transaktion attesteras av den i personalen som genomfört transaktionen. Stödperson sammanställer redovisningen till god man månad för månad. Varje transaktion redovisas med löpnummer, datum, en kort beskrivning och belopp. Till redovisningen bifogas kvitton som är numrerade. Saldot räknas ut och stäms av genom kontrollräkning. Hur ofta stödperson ska sammanställa redovisningen och lämna till god man skiljer sig från var tredje månad till en gång om året. Vid redovisning till god man attesterar stödperson redovisningen . Vid överlämnande av redovisning fylls dokumentet ”Kvittens utlämnande av kassablad” i och attesteras av god man och stödperson som bevis på att redovisningen har överlämnats. 7
4.2. Rutin vid stödpersons frånvaro
Någon fastställd rutin för kontanthantering under stödpersons oplanerade frånvaro finns inte i dagsläget. När stödpersonen är planerat frånvarande på grund av exempelvis semester utses en vikarie att sköta hanteringen av de privata medlen. Delegation av ansvar för hantering av privata medel dokumenteras inte.
4.3. Rutin vid avvikelser
Någon fastställd rutin vid avvikelser i redovisningen av de privata medlen finns inte. Avvikelser har förekommit få gånger historiskt och personalen har då tagit kontakt med närmaste chef och en polisanmälan har gjorts.
4.4. Vår bedömning
Vår bedömning är att befintliga skriftliga rutiner bör kompletteras och förtydligas. Vid intervju har framkommit att rutiner finns inom vissa områden som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Det saknas dokumentation över vem som är ansvarig för varje brukares privata medel. Ansvaret bör delegeras formellt av god man och personal som åtagit sig ansvaret bör bekräfta att de är införstådda med vad uppdraget innebär och vilka krav som ställs på redovisning och förvaltning av kontanter och kontokort. Rutin för attest av transaktioner bör förtydligas. Varje transaktion bör attesteras för att göra redovisningen spårbar. Ansvarig för redovisningen bör kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Krav på vilken information redovisningen ska innehålla bör förtydligas. Exempelvis att datum ska anges, vad beskrivningen ska innehålla och vilka krav som ställs på kvitto. För att stärka den interna kontrollen och tidigt upptäcka differenser bör de kontanta medlen kontrollräknas regelbundet. Förslagsvis av en oberoende part innan redovisning till god man. Riktlinjer för hur kontanter och bankkort ska förvaras samt riktlinjer för hur bankkort får hanteras bör fastställas. Rutin vid personalens oplanerade frånvaro bör fastställas. Rutin vid personalens planerade frånvaro bör kompletteras med att delegation av ansvar för de privata medlen bör dokumenteras. Detta för att klargöra vilket ansvar det innebär och vilka krav det finns på redovisningen av privata medel. 8
5. Stickprovsgranskning av tillämpning av rutiner
Vi har intervjuat medarbetare som är ansvariga för matkassan och granskat redovisningen översiktligt samt genomfört stickprov av inköp. Vi har granskat redovisningen för tre brukare översiktligt och genomfört stickprov.
5.1. Hantering och redovisning av matkassa
Redovisning av fyra inköp har granskats mot kvitto. Samtliga granskade kvitton har signerats av anställd, förts in i kassabok och redovisats på kassablad. Vid en översiktlig genomläsning av kassabladen för april och maj månad noterades att en brukare hade lånat en mindre summa pengar ur matkassan. Lånet har återbetalats. Enligt rutinerna är det inte tillåtet att låna ur matkassan. Enligt medarbetarna på boendet var detta en nödåtgärd.
5.2. Hantering och redovisning av privata medel
Redovisningen för tre brukare har granskats stickprovsmässigt. För varje brukare har följande granskats: Pärm finns där kassablad och kvitton förvaras. Kassabok märkt med brukarens namn finns där transaktioner redovisas. Transaktioner i kassabok har attesterats. Tre slumpmässigt valda inköp har granskats mot kvitto. Förfrågning om hur ofta redovisning lämnas till god man. Pärm med kassablad och kvitton och kassabok finns för samtliga brukare. Vid översiktlig granskning av kassabok noterades att samtliga rader inte har attesterats av personal. Samtliga slumpmässigt valda inköp har granskats mot kvitto utan anmärkning. Redovisning till god man sker för en av de granskade brukarna var tredje månad. För resterande två brukare redovisar stödperson till god man en gång om året.
5.3. Vår bedömning
Vid vår granskning har vi identifierat brister avseende attestrutinen, då det saknas attest på ett antal transaktioner. Vi har även noterat att ett lån har gjorts från matkassan, vilket strider mot rutinen. De kvitton som har granskats i samband med vår stickprovsgranskning är korrekt redovisade och redovisningen lätt att följa. Vår bedömning är att attestrutinen bör förtydligas för att stärka den interna kontrollen. Stödperson bör vid sin avstämning kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Redovisning till god man bör ske oftare då detta utgör ytterligare en kontroll. 9
6. Identifierade risker vid hantering av privata medel
I detta avsnitt redogörs för de risker som vi har identifierat avseende hantering av privata medel på kommunens gruppboenden.
6.1. Risk för stöld av kontanta medel
Vid kontanthantering föreligger alltid en risk för stöld av kontanter. För att minimera denna risk är det viktigt att kontanterna förvaras säkert och att ett fåtal personer har tillgång till dem. Idag så förvaras kontanta medel på fyra sätt: kassaskåp, stödpersonens skåp, i plånbok för matinköp och skåp i brukarens rum. I kassaskåp och i stödpersonens skåp har få personer tillgång till medlen. De medel som förvaras i plånboken för matinköp och i skåp i brukarens rum har all personal tillgång till. Av praktiska skäl måste det finnas kontanter tillgängliga när inte stödpersonen är i tjänst. De belopp som finns tillgängliga bör dock av säkerhetsskäl vara så låga som möjligt. När differenser mellan redovisning och kontanta medel uppstår är det viktigt att kunna spåra bakåt i tiden när avvikelsen uppstod. För att uppnå spårbarhet är det viktigt att alla transaktioner attesteras och att avstämningar görs med jämna mellanrum.
6.2. Risk för stöld av bankkort
Det förekommer även att stödpersonen har tillgång till bankkort för att göra uttag och inköp. Risk föreligger för stöld eller förlust av kort. För att minimera risken är det viktigt att bankkort och kod förvaras säkert. Idag förvaras bankkort i stödpersonens låsta skåp. För att minimera den ekonomiska konsekvensen av en stöld bör tillgängligt belopp på bankkortet begränsas.
6.3. Risk för gränsdragningsproblematik mellan stödperson och god man
God man har ansvar för förvaltningen av brukarens privata medel. Stödpersonen bistår god man med dagliga inköp och hantering av privata medel. För att klargöra vilket ansvar som god man överlåter på stödperson bör en överenskommelse upprättas och dokumenteras.
6.4. Vår bedömning
Utifrån identifierade risker bör rutinen för hantering av privata medel uppdateras och förtydligas avseende riktlinjer för förvaring av kontanter och bankkort. Antalet personal som har tillgång till privata medel bör begränsas i så stor utsträckning som möjligt. Det belopp som finns tillgängligt på bankkort som hanteras av stödperson bör begränsas så långt som möjligt för att minimera skada vid stöld. Bankkontoutdrag bör granskas av god man för att kontrollera att uttag inte har gjorts utan överenskommelse. 10
Kravet på attester bör förtydligas och följas upp. De kontanta medlen bör kontrollräknas med jämna mellanrum. Förslagsvis av en oberoende part vid redovisning till god man. En överenskommelse om ansvarfördelningen mellan god man och stödperson bör göras och dokumenteras. För att säkerställa en korrekt redovisning av de privata medlen bör det finnas en ansvarig person för varje brukare. 11
7. Sammanfattande bedömning och rekommendationer
I detta avsnitt sammanfattar vi våra bedömningar och rekommendationer utifrån uppställda revisionskriterier och genomförd granskning.
7.1. Sammanfattande bedömning
Nedan sammanfattas våra bedömningar utifrån uppsatta revisionsfrågor:
Finns det tydliga riktlinjer och rutiner för hanteringen av ekonomiska medel på kommunens gruppboenden?
Kungälvs Kommun har inga rutiner eller riktlinjer för hanteringen av brukarnas privata medel som gäller för samtliga kommunens gruppboenden. Det är upp till varje gruppboende att upprätta egna rutiner. De rutiner som vi har tagit del av från Jorsalagatans gruppboende är mycket kortfattade och täcker inte in alla aspekter av kontanthanteringen. Vår bedömning är att rutiner och riktlinjer bör upprättas som innefattar de områden som beskrivs nedan under rubriken rekommendationer.
Finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel och är den dokumenterad?
På Jorsalagatans gruppboende har samtliga brukare en god man. God man är ansvarig för förvaltningen av brukarens egendom. Personalen bistår god man i olika omfattning med hantering av brukarens privata medel. Omfattningen av personalens hantering av brukarens privata medel bestäms av brukaren och god man. Vid granskningen har framkommit att på Jorsalagatans gruppboende finns roll- och ansvarsfördelningen endast dokumenterad för en brukare. För övriga brukare finns endast en muntlig överenskommelse. Vår bedömning är att en dokumenterad roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel alltid bör upprättas för varje brukare. Dokumentet bör undertecknas av god man, stödperson och enhetschef och uppdateras årligen.
Känner personalen till riktlinjer och rutiner, och tillämpas de?
Vid vår granskning har vi identifierat brister avseende attestrutinen, då det saknas attest på ett antal transaktioner. Vi har även noterat att ett lån har gjorts från matkassan, vilket strider mot rutinen. Vår bedömning är att attestrutinen bör förtydligas för att stärka den interna kontrollen. Stödperson bör vid sin avstämning kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Redovisning till god man bör ske oftare då detta utgör ytterligare en kontroll. 12
Sker någon uppföljning avseende bankuttag?
Stödperson har i vissa fall tillgång till bankkort. Bankkort används för att göra uttag av kontanter i bankomat och inte för inköp. Någon uppföljning av bankkontoutdrag görs inte av stödperson eller annan personal på gruppboendet. Bankkontoutdrag skickas direkt till god man. Vår bedömning är att det i överenskommelsen med god man ska specificeras hur stort belopp som ska finnas tillgängligt på det bankkort som hanteras av stödperson. Tillgängligt belopp på bankkortet bör begränsas av god man för att minimera stöldrisken. Bankkontoutdrag bör granskas av god man för att kontrollera att uttag inte har gjorts utan överenskommelse.
Hur ser rutinen avseende attester ut?
Den i personalen som har genomfört transaktionen ska attestera kvitto och kassabok. Vid vår stickprovsmässiga granskning noterade vi att det fanns transaktioner som inte var attesterade i de granskade kassaböckerna. Stödpersonen attesterar den sammanställda redovisning som lämnas till god man tillsammans med kvitton för genomförda köp. Vår bedömning är att attestrutinen kan förbättras. För att varje transaktion ska kunna spåras till den i personalen som genomfört den är det av vikt att det dokumenteras genom en attest. Vid kontrollräkning av kontanta medel bör stödperson kontrollera att alla transaktioner har attesterats.
7.2. Rekommendationer
Nedan sammanfattas våra rekommendationer efter genomförd granskning: Upprätta rutiner och riktlinjer som är tillämpbara för samtliga gruppboenden. Upprättande av en dokumenterad roll och ansvarsfördelning mellan god man och personal. Dokumentet bör signeras av enhetschef, stödperson och god man och uppdateras årligen. Rutiner för personalens hantering av kontokort där det tydligt framgår hur kort och kod ska förvaras. God man bör begränsa tillgängligt belopp på kortet och kontrollera bankutdrag. Riktlinjer för hur kontanter ska förvaras och vem som har tillgång till de kontanta medlen. Rutiner för ställföreträdande vid sjukdom eller ledighet. Dokumenterad delegation av ansvar för privata medel vid planerad ledighet. Riktlinjer för vilka uppgifter som ska finnas i kassaboken och vilka krav som ställs på verifikationen för varje transaktion. 13
Rutiner för attestering som säkerställer att redovisningen är spårbar. Införande av en andrahandskontroll genom exempelvis inventering av de kontanta medlen med jämna mellanrum av oberoende part. Riktlinjer för hur ofta redovisning ska ske till god man. Redovisning bör ske regelbundet under året. Rutin för att tillse att personalen har den utbildning som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Rutin för hur differenser mot redovisningen ska hanteras bör fastställas. Göteborg den 19 juni 2012 Carina Dalenius
Revisor
Liselott M Daun
Certifierad kommunal revisor
14
Bilaga 1: Revisionskriterier
Kommunallagen 6 kap. 7 §
Av kommunallagens 6 kap. 7§ framgår att nämnderna var och en inom sitt område skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare ska de tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Bestämmelser i föräldrabalken avseende god man
En god man kan enligt föräldrabalkens 11 kap. 4 § utses till den som på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagad hälsa eller liknande förhållanden behöver hjälp att bevaka sin rätt, förvalta egendom eller sörja för sin person. Ett sådant beslut får inte meddelas utan samtycke av den för vilken godmanskap skall anordnas, om inte den enskildes tillstånd hindrar att hans eller hennes mening inhämtas. Gode män skall, enligt 12 kap. 5 §, fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder i övrigt. God man ska enligt 14 kap. 15 § lämna en årsräkning till överförmyndaren och där redogöra för förvaltningen under föregående år av egendomen. I årsräkningen skall anges den enskildes tillgångar och skulder vid början och slutet av den tid som räkningen avser. Vidare skall en sammanställning göras av inkomster och utgifter under nämnda tid. Av årsräkningen skall särskilt framgå hur mycket som har använts för den enskildes uppehälle eller nytta i övrigt. Om en god mans uppdrag har upphört skall, enligt 14 kap. 18 §, den som frånträder uppdraget inom en månad därefter lämna en sluträkning till överförmyndaren beträffande egendom som har stått under hans eller hennes förvaltning. Sluträkningen skall innehålla en redogörelse för förvaltningen under det löpande året fram till dess att ställföreträdarskapet upphörde. 15
Bilaga 2: Dokumentförteckning
Blankett – Överenskommelse om hantering av privata medel. Rutinbeskrivning Jorsalagatans gruppboende - Brukarnas pengar Rutinbeskrivning Jorsalagatans gruppboende – Matkassan/hushållskassan Rutinbeskrivning Funktionshindersverksamheten Arbetsliv och stöd – Matkostnad för medarbetare i funktionshindersverksamheten Kungälvs Kommun 2010-05-15 Individuell ansvar- uppdragsbeskrivning Funktionshindersverksamhet 2011 16
26 Till Kommunstyrelsen Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Kungälvs kommun genomfört en granskning av kommunens kulturpolitik. Syftet har varit att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Granskningen har inriktats på styrning av och samverkan kring kulturverksamheten samt inköp och hantering av konst inom sektor kultur och samhällsservice. Av granskningen framkommer att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Mot bakgrund av detta är det enligt vår bedömning positivt att en omorganisation av kulturverksamheten pågår samt att en översyn sker av vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Enligt vår bedömning finns utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål. Kommunstyrelsen bedöms inte ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Detta mot bakgrund av att det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering och hantering av konst. Vi önskar svar från kommunstyrelsen senast den 20 november 2012 om vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av granskningen och de rekommendationer som lämnas i granskningen. För kommunens revisorer 2012-07-05 Göran Ragndahl Eva Strandberg
KOMMUNREVISIONEN
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 vx 0303-182 59 [email protected] www.kungalv.se
Revisionsrapport 2012
Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2012
Kungälvs kommun
Granskning av kommunens kulturpolitik
Innehåll
Medarbetares syn på arbetssituationen inom sektorn .............................................. 9
Sammanfattande bedömning och rekommendationer ...........................................15
Bilagor:
Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1
1. Sammanfattning
Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun granskat kommunens kulturpolitik. Syftet har varit att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Granskningen har avgränsats enligt ställda kontrollmål och revisionsfrågor. Granskningen visar att det inte har genomförts någon utvärdering eller analys avseende effekterna av omorganisationen i kommunen från driftsnämnder till kommunstyrelse med utskott. Av granskningen framgår dock att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Detta har föranlett att en omorganisation av kulturverksamheten inom sektorn påbörjats. Kulturverksamheten kommer att samlas i en ny kulturenhet med en enhetschef. Det pågår också en översyn av vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Den politiska styrningen av kulturverksamheten upplevs ha kommit långt ifrån verksamheten och kulturfrågorna hamnar ofta i bakgrunden av skolfrågorna inom bildningsutskottet. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Der bedömas också finnas ett utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål. Resultatet av genomförd fokusgrupp i granskningen och kommunens medarbetar undersökning visar enligt vår bedömning behovet av en tydligare styrning inom sektorn och strategier för samverkan med övriga sektorer avseende kulturverksamheten. Av granskningen framgår att detta är ett förändringsarbete som pågår. Ansvaret för inköp av konst är inte tydliggjort. Det är enligt vår bedömning mycket bristfälligt att den senaste policyn för inköp av konst är från 2002 och gällde den dåvarande kulturnämnden. Det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering, hantering och flytt av konst. Det är dock positivt att rutiner för registrering, hantering och inventering av konst är under utarbetande. Kommunstyrelsen bedöms mot bakgrund av detta inte ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Våra identifierade förbättringsområden/rekommendationer är enligt följande: Kommunstyrelsen bör följa upp arbetet med den omorganisation som sker inom sektor kultur och samhällsservice för att säkerställa att styrning och ledning blir mer tydlig. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att målstyrningen inom sektor kultur och samhällsservice utvecklas så att denna är i enlighet med fastställd styrmodell för kommunen. 2
Kommunstyrelsen bör se över sektor kultur och samhällsservice återrapportering till utskott och kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla strategier och former för samverkan mellan sektorerna avseende kultur och turism. Kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende inköp av konst utarbetas samt att ansvaret för konstinköp tydliggörs. Kommunstyrelsen bör tillse att rutinerna för registrering, hantering och inventering av konst dokumenteras samt att det finns en tydlig plan för hur dessa ska kommuniceras till övriga berörda i kommunen. Arbetet med detta bör tidsättas. 3
2. Inledning
2.1. Bakgrund
Kommunallagen reglerar inbördes förhållanden mellan de organ som utgör kommunens politiska kärna – kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna. Kommunallagen lämnar däremot stort utrymme för kommunerna att själva utforma sin organisation. Flera kommuner har valt att avskaffa nämnderna till förmån för beredningar och/eller styrelseutskott. Den 1 januari 2007 trädde en ny politisk organisation i kraft i Kungälvs kommun. Denna innebar bland annat att den dåvarande kulturnämnden försvann och kommunstyrelsen fick ansvar för att fullgöra uppgifterna avseende kulturverksamheten. Under kommunstyrelsen finns ett bildningsutskott som bereder ärenden inom utbildning, kultur och fritid. I tjänstemannaorganisationen är kulturverksamheten placerad inom sektor kultur och samhällsservice. Ansvaret för kulturverksamhet inom exempelvis gymnasieskola och äldreomsorg ligger inom de sektorer där dessa verksamheter återfinns. Inom sektor kultur och samhällsservice ansvarar kultursektretare för inköp och hantering av konst i kommunen. Kommunrevisorerna har beslutat om en fördjupad granskning av huruvida de organisatoriska förändringarna påverkat kulturverksamheten i kommunen.
2.2. Syfte och revisionsfrågor/kontrollmål
Syftet är att granska hur kulturverksamheten har påverkats av de organisatoriska förändringar som skett sedan kulturnämnden lades ner. Revisorerna har utifrån syftet formulerat följande kontrollmål vilka granskningen ska inriktas på: 1. Har utvärdering/analys skett av effekterna av respektive omorganisation? 2. Hur sker samordnig/samarbete gällande kulturfrågorna i en splittrad organisation? 3. Hur ser personalen på sin arbetssituation? 4. Var ligger ansvaret för inköp av kultur? 5. Hur säkras att inte kommunens konstinnehav skingras? För att uppfylla kontrollmålen vill vi även inrikta granskningen på följande revisionsfrågor: Vilken uppföljning får kommunstyrelsen avseende kulturverksamheten? Finns en ändamålsenlig samverkan mellan sektorerna avseende kommunens kulturverksamhet? Finns direktiv och riktlinjer för kommunens inköp av kultur vilka är kända i organisationen? 4
Har kommunstyrelsen säkerställt en god intern kontroll i konsthanteringen med inriktning på rutiner för inköp och hantering av konstinnehav?
2.3. Granskningens revisionskriterier
Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av kommunallagen och Kungälvs kommuns modell för styrning. Dessa beskrivs närmare i bilaga 1.
2.4. Metod
Granskningen har i huvudsak genomförts som en dokument- och intervjustudie. Dokumentförteckning framgår av bilaga 2. Intervjuer har genomförts med: Sektorschef kultur och samhällsservice Presidiet för bildningsutskottet Kultursekreterare och medarbetare med ansvar för inventering av konst En fokusgrupp har genomförts med: Bibliotekschef, kultursekreterare och konstnärlig ledare Samtliga intervjuade har givits möjlighet att sakfelsgranska rapporten. 5
3. Organisation, styrning och samverkan
3.1. Organisation
Kungälvs kommuns organisation
Den 1 januari 2007 trädde en ny politisk organisation i kraft i Kungälvs kommun. Denna innebar bland annat att den dåvarande kulturnämnden togs bort. Kommunstyrelsen fick ansvar för att fullgöra uppgifterna avseende kulturverksamheten. Kommunstyrelsens uppdrag framgår av kommunstyrelsens reglemente. Under kommunfullmäktige finns beredningar med ansvar för övergripande mål och riktlinjer inom vissa ansvarsområden. Lärandeberedningen arbetar med övergripande frågor som rör det livslånga lärandet, exempelvis skolplan och kulturplan. Bildningsutskottet under kommunstyrelsen bereder ärenden inom utbildning, kultur och fritid. Näringslivsutskottet har i uppdrag att bereda ärenden avseende turism och besöksnäring. Utskotten fattar beslut i vissa ärenden enligt fastställd delegationsordning. Inom förvaltningen finns sju sektorer. Sektor kultur och samhällsservice omfattar verksamheterna medborgarservice, biblioteksverksamhet, allmänkultur (kulturarrangemang, 6
konst, utställningar mm.), kulturskola 1 , Mimers Teater, Kvarnkullen, information (både intern och extern), folkhälsoarbetet, näringslivsutveckling, överförmyndarverksamhet, budget- och skuldrådgivning, Bohus fästning, konsumentrådgivning samt fritid och anläggningar. En ny sektorschef tillträdde i februari 2012. Kungälvs kommun har enligt de intervjuade i granskningen inte genomfört några utvärderingar av den genomförda organisationsförändringen när driftsnämnderna försvann till förmån för en kommunstyrelse med utskott.
3.2. Styrning och samverkan kring kultur och turism
Av de intervjuade i granskningen framgår att det finns en viss otydlighet i styrningen av sektorn. Enligt de intervjuade finns det exempelvis en otydlighet kring var vissa frågor och verksamhetsområden har sin hemvist. Det finns en osäkerhet hur bildningsutskottet förhåller sig till lärandeberedningen avseende vissa frågor. Sektorn har också två utskott under kommunstyrelsen att förhålla sig till. Av intervjuer med medarbetare framgår att de upplever att den politiska styrningen av kulturverksamheten har kommit längre från verksamheten efter sektorns bildande och att det finns ett betydligt mindre intresse för kulturfrågorna jämfört med de övriga frågorna som bildningsutskottet ansvarar för. Sektor kultur och samhällsservice har också många verksamhetsområden som skiljer sig åt. Även bildningsutskottets presidium påtalar att kulturfrågorna inte får lika stort fokus i utskottet på grund av skolfrågorna. Kulturverksamheten inom sektor kultur och samhällsservice omfattar biblioteksverksamheten, utåtriktad kultur (arrangemang etc.) och kulturskolan. Kungälvs kommun har enligt uppgift avtal med Södra Bohuslän
2
om turismverksamheten, men det finns också en näringslivsutvecklare inom sektor kultur och samhällsservice som bland annat arbetar med turismfrågor. För närvarande ansvarar sektorn för Bohus fästning, men detta kommer enligt sektorschefen att övergå till bolagsform. Av intervjuerna framgår att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn, eftersom att det inte funnits en tydlig kulturenhet med en chef för denna verksamhet. Detta har föranlett att en omorganisation av kulturverksamheten inom sektorn påbörjats. Kulturverksamheten kommer att samlas i en ny kulturenhet med en enhetschef. Enheten kommer att innefatta både den utåtriktade kulturverksamheten och kulturskolan. Tidigare har det inte funnits någon chef för kulturverksamheten under sektorschefen, utan endast en enhetschef för biblioteksverksamheten samt en enhetschef för kulturskolan. Enligt sektorschefen förs en diskussion i kommunen kring hur verksamhetsområden ska fördelas på sektorerna. Sektorschefen menar också att det finns större möjligheter till samverkan inom sektorn kring vissa stödfunktioner, till exempel ekonomiadministration. 2 1 Ingår från och med i år i sektorn. Medlemsföretag som drivs som ekonomisk förening av näringslivet i Kungälv, Orust, Stenungssund och Tjörn. 7
Omorganisation inom sektorn med en tydligare kulturenhet och en eventuell renodling av verksamhetsområdena inom sektorn uppges ha goda förutsättningar att lyfta fram kulturverksamheten enligt både intervjuade medarbetare och presidiet i bildningsutskottet. Både intervjuade medarbetare och presidiet i bildningsutskottet menar också att den nya sektorschefens bakgrund från kulturverksamheten kommer bidra till ett tydligare fokus på kulturverksamheten. Enligt sektorschefen kommer en ledningsgrupp för sektorn att skapas bestående av sektorschef, bibliotekschef, kulturchef och fritidschef.
3.2.1. Styrning utifrån kommunfullmäktiges mål
Kungälvs kommun har en styrmodell som är fastställd av kommunfullmäktige. Grundprinciperna för denna är att kommunfullmäktige beslutar om strategiska mål och ekonomiska villkor. Kommunstyrelsen formulerar sedan resultatmål till förvaltningen (samtliga sektorer). Förvaltningen analyserar sitt uppdrag och återkommer med förslag till årsplan som är förvaltningens åtagande till kommunstyrelsen. Sektorerna arbetar fram en verksamhetsplan, som är en form av överenskommelse mellan kommunchef och sektorschef. Sektor kultur och samhällsservice verksamhetsplan för 2012 beskriver: Ekonomiska aktiviteter för att hålla budget Planerade aktiviteter för att nå kommunstyrelsens resultatmål i årsplanen som gäller för sektorn samt övriga viktiga mål för sektorn Viktiga nyckeltal och effektivitetsmått Verksamhetsplanen har inom sektorn inte brutits ner på enhetsnivå, men detta är ett utvecklingsområde enligt sektorschefen. Nämndens presidium menar att målformuleringarna gällande kulturverksamheten kan tydliggöras, eftersom de upplever att vissa mål är vagt formulerade. Enligt sektorschefen finns det inom sektorn ett behov av att tydliggöra vilka styrdokument och handlingsplaner som är gällande och styrande för verksamheten. Lärandeberedningen har i uppdrag att arbeta med en kulturplan. Kommunfullmäktige har antagit en biblioteksplan för 2009-2011. Skälet till att denna inte reviderats är enligt sektorschefen att de inväntar lärandeberedningens arbete med kulturplanen samt regeringens förslag till ny bibliotekslag. Ett exempel på handlingsplan som vi i granskningen tagit del av är handlingsprogrammet för barn och ungas kultur i Kungälvs kommun från 2008, som finns tillgängligt på kommunens hemsida. Denna beskriver ett antal verksamhetsmål kring kultur för barn och unga och hur dessa mål ska uppnås. Enligt handlingsplanen ska ”policyn omsättas i praktiken inom ramen för kommunens verksamhetsplanering ”. Resultatmål, budget och tidsplan ska tydliggöras i samband med budget- och verksamhetsplaner och utvärderas årligen utifrån förvaltningens verksamhetsberättelse. I verksamhetsberättelsen för sektor kultur och samhällservice från 8
2011 framgår inte att målen i denna verksamhetsberättelse följts upp. I verksamhetsplanen för 2012 finns inga resultatmål utifrån målen i handlingsprogrammet. Bildningsutskottet får kontinuerligt information om aktuella ärenden inom sektorn vid sina sammanträden samt genom att tertialrapporter redovisas för utskottet. Av protokoll från bildningsutskottet framgår att former för rapportering från sektor kultur och samhällsservice till utskottet har varit uppe för diskussion. Kommunstyrelsen får enligt sektorschefen del av förvaltningens tertialrapporter och verksamhetsberättelse.
3.2.2. Samverkan med övriga sektorer kring kultur och turism
Flera av verksamhetsområdena inom sektor kultur och samhällsservice har beröringspunkter med andra sektorer. Ansvaret för kulturverksamhet inom exempelvis gymnasieskola och äldreomsorg ligger inom de sektorer där dessa verksamheter återfinns. Intervjuade medarbetare menar att det saknas en tydlig strategi för samverkan kring kulturfrågorna, exempelvis med äldreomsorgen. I viss mån har försök till samverkan med äldreomsorgen skett enligt de intervjuade. Vad gäller samverkan med skolan upplevs det finnas tydliga strukturer för detta, exempelvis genom kulturskolans samarbete med skolorna och de filialbibliotek som finns vid skolorna. Enligt de intervjuade sker samverkan med andra sektorer avseende turismfrågan, till exempel genom att sektor kultur och samhällsservice deltar i projekt som drivs av kommunledningskontoret. Det strategiska ansvaret för turismverksamheten upplevs dock som otydligt enligt intervjuade medarbetare.
3.3. Medarbetares syn på arbetssituationen inom sektorn
Inom ramen för granskningen har en fokusgrupp genomförts med tre medarbetare inom sektorn, i syfte att diskutera medarbetarnas uppfattning kring arbetssituation inom sektorn, men också sektorns organisation. Fokusgruppen syftar till att ge exempel på medarbetares uppfattning om detta. För att ytterligare belysa detta område har vi även tagit del av kommunens senast genomförda medarbetarundersökning.
3.3.1. Resultat från fokusgrupp
De intervjuade medarbetarna framhåller att det varit flera omorganisationer inom sektorn kring kulturverksamheten, vilket inneburit att verksamheten inte haft något ”normaltillstånd” i sektorn. Avsaknaden av en chef för kulturverksamheten har också inneburit en otydlig styrning av verksamheten. De sparbeting som funnits på sektorn har enligt medarbetarna också inneburit en högre arbetsbelastning inom kulturverksamheten. Som tidigare nämnts upplever medarbetarna den politiska styrningen av kulturverksamheten som otydlig. Samtidigt upplevs det som positivt att den politiska styrningen på detaljnivå minskat, vilket enligt medarbetarna kunde vara fallet när kulturnämnden fanns. 9
En styrka som lyfts fram av medarbetarna är att det inom sektorn funnits och finns en stabil struktur för biblioteksverksamheten med en enhetschef (bibliotekschef). Även kulturskolan uppges haft en tydlig och stabil verksamhet. En kreativ arbetsmiljö och kreativ frihet samt god psykosocial arbetsmiljö lyfts fram som ytterligare styrkor inom de verksamhetsområden som intervjuade medarbetare arbetar inom. Intervjuade medarbetare lyfter också fram att de organisationsförändringar som sker inom sektorn kommer att skapa goda förutsättningar för en tydligare styrning och ett tydligare ledarskap inom sektorn. Förändringarna bedöms också utgöra en stor möjlighet för att utveckla verksamheten. Utvecklingsområden, både för arbetsmiljön och för organisationen inom sektorn, är enligt de intervjuade att tydliggöra uppdragen för kulturverksamheten och att i högre grad samverka, både inom sektorn och med kommunen i övrigt. Kommunikationen med kommunstyrelsen, bildningsutskottet och näringslivsutskottet kan också tydliggöras enligt intervjuade medarbetare.
3.3.2. Medarbetarundersökning 2011
Kungälvs kommun genomför årligen en medarbetarundersökning. Undersökningen innefattar en mätning av nöjd medarbetar index (NMI), två frågor om engagemang och ett antal frågor om arbetsklimatet 3 i Kungälvs kommun. När senaste medarbetarundersökningen genomfördes ingick inte kulturskolan i sektorn. Den senaste medarbetarundersökningen från 2011 visar bland annat att
NMI
är 64 för sektorn på en skala 1-100, där 1 är missnöjd och 100 är nöjd. Genomsnittet i kommunen är 65.
Engagemang
mäts genom två frågor. På frågan om man kan tänka sig att rekommendera andra i sin närhet att börja arbeta på sin arbetsplats är index för sektorn är 64. Genomsnitt för kommunen är 69. På frågan om man tror att man bytt arbetsgivare om ett år är index 70. Genomsnitt i kommunen är 71. Skalan är mellan 0-100, där 1 är missnöjd och 100 är nöjd.
Arbetsklimatet
mäts genom ett antal frågor inom 14 olika kategorier med ett index mellan 1 och 4, där 1 är det lägsta värdet och 4 det högsta. Sammanfattningsvis kan konstateras att sektorn inom de flesta kategorier (9 av 14) har ett index som är under medelvärdet i kommunen. För en kategori ligger sektorn över och i resterande på samma nivå som kommunens medelvärde. Inom exempelvis kategorin ledarskap är resultatet för sektorn ett index på 2,7 (2,9 var medelvärde för kommunen). Inom ramen för denna kategori ställs frågorna: Får du tydliga besked från din närmaste chef om vad som förväntas av dig? 3 Omfattar områdena delaktighet, medarbetarsamtal, motivation, arbetstillfredsställelse, ledarskap, kompetens, mål och kvalitet, hälsa och arbetsmiljö – förbättringsarbete, hälsa och arbetsmiljö – hälsoeffekt, avsaknad av hot och våld, avsaknad av diskriminering samt arbete mot diskriminering. 10
Informerar din närmaste chef dig om arbetsplatsens mål och resultat? Kan du prata med din närmaste chef när du har svårigheter i arbetet? Stimulerar din närmaste chef dig till yrkesmässig utveckling? Kan din närmaste chef vid behov hantera relationsproblem inom arbetsplatsen? Upplever du att du har stöd från din närmaste chef? Att sektorns resultat ligger under medelvärdet konstateras i sektorns verksamhetsberättelse för 2011. Det finns dock stora skillnader mellan verksamhetsområdena inom sektorn. Utifrån resultatet har stadsbiblioteket lämnat in en handlingsplan. Allmänkultur omfattade vid detta tillfälle två medarbetare och enligt sektorschef har resultatet av enkäten tagits upp vid medarbetarsamtal med dessa.
3.4. Vår bedömning
Det är enligt vår bedömning positivt att det pågår ett arbete med att förändra kulturverksamhetens organisation och att se över vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Detta mot bakgrund av de brister som sektorn uppmärksammat avseende styrningen av denna verksamhet. Det har inte genomförts någon utvärdering av effekterna av att kulturnämnden lades ner till förmån för den nya politiska organisationen. Granskningen visar dock att det funnits och fortfarande finns behov av att tydliggöra styrningen inom sektorn samt ansvarsområden mellan sektorn och övriga sektorer. Kommunstyrelsen bör enligt vår bedömning följa upp arbetet med den omorganisation som sker inom sektorn. Beroende på vilka verksamhetsområden som kommer ingå i sektorn bör ledningsgruppen enligt vår mening också representera samtliga verksamhetsområden. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Kommunstyrelsen rekommenderas se över sektorns återrapportering till utskott och kommunstyrelse. Enligt vår bedömning finns det ett utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål samt övriga mål som framgår av handlingsplaner och policys. Det är enligt vår mening positivt om sektorn ämnar bryta ner målen på enhetsnivå. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att målstyrningen inom sektorn utvecklas samt tydliggöra vilka styrdokument som gäller för verksamheten och hur dessa relaterar till varandra. Det är enligt vår mening inte ändamålsenligt att det inte finns tydliga former för samverkan med övriga sektorer avseende kultur och turism, eftersom även andra sektorer arbetar med dessa verksamhetsområden. Kommunstyrelsen bör enligt vår bedömning överväga att utveckla strategier och former för samverkan. Resultatet av genomförd fokusgrupp och kommunens medarbetarundersökning visar enligt vår bedömning behovet av en tydligare styrning inom sektorn och samverkan med övriga sektorer avseende kulturverksamheten. Som framgår av granskningen är detta ett förändringsarbete som pågår. 11
4. Konsthantering
4.1. Ansvarsområden
Kultursekreterare har inom ramen för sin tjänst ansvar för konsthanteringen inom sektor kultur och samhällsservice. Sedan årsskiftet finns en medarbetare med ansvar för hantering av konst (nedan kallad konstansvarig 4 ) men som sedan 2006 inom ramen för projektanställningar arbetat med inventering och registrering av konst. Kommunen har cirka 1110 konstverk i sin ägo. Av skrivelse från konstansvarig 2010 framgår att samlingen omfattar verk av ett stort antal etablerade konstnärer, också lokala från Kungälv och Västsverige, från mitten av 1900-talet fram till i dag. Det finns enligt uppgift ingen övergripande policy kring konstinköp i kommunen, där det exempelvis framgår att sektorn har ansvar för inköp av konst för hela kommunen.
4.2. Inköp av konst
Det finns ingen aktuell policy eller andra direktiv för inköp av konst. Den senaste policyn är från 2002 och gällde för dåvarande kulturnämnden. Av intervjuerna framgår att inköp av konst inte har skett i någon större omfattning de senaste åren. Enligt intervjuad kultursekreterare och konstansvarig har antalet konstinköp de senaste åren varit enligt följande:
2006 2007 2008 2009 2010 2011 Antal inköpta konstverk
12 9 9 6 1 2 Beslut om dessa inköp har tagits av kultursekreterare och kulturchef. Inom den tidigare kulturnämnden fanns en inköpskommitté, bestående av politiker ur nämnden och kultursekreterare, som skulle besluta om inköp av konsten. Enligt de intervjuade sker attestering vid inköp av konst enligt de ordinarie rutinerna för inköp i kommunerna, vilket innebär att överordnad chef ska attestera. I kommunen finns ett gemensamt attestreglemente samt en sektorsspecifik attestordning.
4.3. Registrering, hantering och inventering av konst
Det finns inga övergripande dokumenterade riktlinjer avseende sektorns hantering av konst. Konstansvarig påbörjade under sin projektanställning arbetet med att inventera och registrera kommunens konst. Innan konstansvarig påbörjade arbetet hade den senaste inventeringen av konst genomförts under 1980-talet enligt de intervjuade. Konsten var registrerad i ett dataregister som inte innehöll några bilder på konstverken och registret 4 Benämning och arbetsuppgifter för denna funktion är inte fastställd. 12
innehöll också inaktuella och felaktiga uppgifter, exempelvis avseende var konsten fanns placerad. Konstansvarig påbörjade 2006 arbetet med att inventera all konst runt om i kommunen och det förråd i Mimers hus där konst förvaras. Sektorn köpte 2010 in ett nytt system (Filemaker) för registrering av konst. Konstregistret kompletterades också med cirka 500 verk som inte fanns inlagda i registret. Enligt sammanställning som konstansvarig gjorde i maj 2010 saknades 5 95 verk och cirka 190 konstverk är i behov av underhåll. Registrering av konst sker i systemet Filemaker. Konstansvarig har än så länge fotodokumenterat och registrerat nästan alla konstverk. I registret ska också finnas en koppling till var konstverket är placerat. I dagsläget har kultursekreterare och konstansvarig tillgång till registret. Konst som inte finns utställd förvaras i ett förråd. Inventering av konst är enligt kultursekreterare och konstansvarig tänkt att ske varje år. En diskussion har förts kring att den enhet som tagit emot konst också ska ha ett ansvar för att konsten finns på enheten och exempelvis årligen bekräfta detta. Dokumenterade rutiner för både inventering, registrering och övrig hantering av konst är under utarbetande. En rutin ska utarbetas för flytt av konst. Av intervjuerna framgår att det tidigare funnits problem med att flytt av konst inte anmälts till sektorn, exempelvis vid de omflyttningar som skett i samband med ombyggnaden av kommunhuset. Tanken är att det ska finnas en webblankett vilken de som ämnar flytta konst ska fylla i och skicka in. Ett utvecklingsområde enligt intervjuad kultursekreterare och konstansvarig är att skapa rutiner för rotation av konst mellan de olika arbetsplatserna.
4.4. Vår bedömning
Kommunstyrelsen har enligt vår bedömning inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Detta mot bakgrund av att det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering och hantering av konst. Det är enligt vår bedömning mycket bristfälligt att den senaste policyn för inköp av konst är från 2002 och gällde den dåvarande kulturnämnden. Inköp av konst omfattas av lagen om offentlig upphandling och rutiner för inköp av konst inom sektorn bör tydliggöras. Kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende inköp av konst utarbetas samt att ansvaret för konstinköp tydliggörs. Vidare framgår att innan den inventering som genomfördes mellan 2006 fram till 2012, hade senaste inventering genomförts under 1980-talet. Flera konstverk saknas. Det är dock positivt att rutiner för registrering, hantering och inventering av konst är under utarbetande. Vi bedömer att de rutiner som innefattar att konsten registreras med foto och hänvisning till vart 5 Verk som inte hade påträffats vid inventeringen. 13
konstverket finns, innebär goda förutsättningar för att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll i detta avseende. Inventering av konsten bör enligt vår mening genomföras kontinuerligt. Vi anser det vara positivt om det utarbetas tydliga rutiner för anmälan av flytt av konstverk samt att de som tagit emot konst har ett ansvar. Kommunstyrelsen bör tillse att rutinerna för registrering, hantering och inventering av konst dokumenteras och att det finns en tydlig plan för hur dessa ska kommuniceras till övriga berörda i kommunen, för att säkerställa att rutinerna är kända hos samtliga som innehar konst. Arbetet med detta bör tidsättas. 14
5. Sammanfattande bedömning och rekommendationer
Nedan framgår vår sammanfattande bedömning av respektive kontrollmål.
Har utvärdering/analys skett av effekterna av respektive omorganisation?
Det har inte genomförts någon utvärdering eller analys avseende effekterna av omorganisationen från driftsnämnder till kommunstyrelse med utskott. Av granskningen framgår att det funnits en otydlig styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Mot bakgrund av detta är det enligt vår bedömning positivt att en omorganisation av kulturverksamheten pågår samt att en översyn sker av vilka verksamhetsområden som sektorn ska omfatta. Den politiska styrningen av kulturverksamheten upplevs ha kommit långt ifrån verksamheten och kulturfrågorna hamnar ofta i bakgrunden av skolfrågorna inom bildningsutskottet. Det är enligt vår mening inte tillfredsställande att det i vissa avseenden upplevs vara otydligt till vilket utskott och vad sektorn ska återrapportera. Enligt vår bedömning finns det ett utvecklingsbehov avseende hur sektorn bryter ner och arbetar med kommunfullmäktiges mål.
Hur sker samordnig/samarbete gällande kulturfrågorna i en splittrad organisation?
Granskningen visar att det funnits brister avseende styrning av kulturverksamheten inom sektorn. Som ovan nämnts är det enligt vår bedömning därför positivt att en omorganisation avseende denna verksamhet sker. Både kultur, turism och bibliotek berör andra sektorers verksamhetsområden och det är enligt vår mening inte ändamålsenligt att det i vissa avseenden saknas tydliga former för samverkan med övriga sektorer avseende kultur och turism.
Hur ser personalen på sin arbetssituation?
Både resultatet av genomförd fokusgrupp i granskningen och kommunens medarbetarundersökning visar enligt vår bedömning på behovet av en tydligare styrning inom sektorn och strategier för samverkan med övriga sektorer avseende kulturverksamheten. Av granskningen framgår att detta är ett förändringsarbete som pågår.
Var ligger ansvaret för inköp av kultur?
Ansvaret för inköp av konst är inte tydliggjort. Det är enligt vår bedömning mycket bristfälligt att den senaste policyn för inköp av konst är från 2002 och gällde den dåvarande kulturnämnden. Inköp av konst omfattas av lagen om offentlig upphandling och rutiner för vem som har rätt att fatta beslut om att köpa in konst inom sektorn bör tydliggöras. 15
Hur säkras att inte kommunens konstinnehav skingras?
Kommunstyrelsen har enligt vår bedömning inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende sektor kultur och samhällsservice konsthantering. Detta mot bakgrund av att det saknas aktuella riktlinjer och dokumenterade rutiner för inköp, inventering, hantering och flytt av konst. Det är dock positivt att rutiner för registrering, hantering och inventering av konst är under utarbetande.
5.1. Rekommendationer
Kommunstyrelsen bör följa upp arbetet med den omorganisation som sker inom sektor kultur och samhällsservice för att säkerställa att styrning och ledning blir mer tydlig. Kommunstyrelsen rekommenderas tillse att målstyrningen inom sektor kultur och samhällsservice utvecklas så att denna är i enlighet med fastställd styrmodell för kommunen. Kommunstyrelsen bör se över sektor kultur och samhällsservice återrapportering till utskott och kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen bör överväga att utveckla strategier och former för samverkan mellan sektorerna avseende kultur och turism. Kommunstyrelsen bör tillse att dokumenterade riktlinjer och rutiner avseende inköp av konst utarbetas samt att ansvaret för konstinköp tydliggörs. Kommunstyrelsen bör tillse att rutinerna för registrering, hantering och inventering av konst dokumenteras samt att det finns en tydlig plan för hur dessa ska kommuniceras till övriga berörda i kommunen. Arbetet med detta bör tidsättas. Göteborg den 19 juni 2012 Liselott M Daun
Certifierad kommunal revisor
Ernst & Youn g Lina Tjernberg
Verksamhetsrevisor
Ernst & Young Mikaela Bengtsson Ernst & Young
Verksamhetsrevisor
16
Bilaga 1: Revisionskriterier
Kommunallagen
Enligt 6 kap. 7 § kommunallagen skall nämnden/styrelsen inom sitt område tillse att verk samheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnd/styrelse skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Modell för styrningen i Kungälvs kommun
Kungälvs kommun har en styrmodell som är antagen av kommunfullmäktige 2008-04-10. Denna beskrivs i dokumentet ”Modell för styrningen i Kungälvs kommun - Från demokrati till effekt och tillbaka ”. Grundprinciper i denna styrmodell är bland annat att:
Kommunfullmäktige fattar beslut om strategiska mål med visionen som grund
samt beslutar om ekonomiska ramar för verksamheten Som grund för kommunfullmäktiges strategiska mål finns förutom visionen även strategiska förutsättningar vilken består av tre delar. Dessa är ekonomi, medarbetare och processer.
Kommunstyrelsen konkretiserar sedan målen i resultatmål.
Kommunstyrelsen bekräftar sitt åtagande gentemot kommunfullmäktige via årsplanen.
Kommunchef och sektorschefer
tar emot mål och uppdrag från kommunstyrelsen och fördelar dessa inom förvaltningen.
I sin verksamhetsplan planerar respektive sektor
i dialog med sina respektive enheter vad som ska göras, när och av vem. Hur sektorn ska nå kommunstyrelsens resultatmål analyseras i sin tur utifrån perspektiven medborgare, processer, medarbetare samt ekonomi. Kommunchefen och sektorschefer sammanställer sedan respektive sektors verksamhetsplan till en förvaltningsgemensam
årsplan
utifrån mål och de fyra perspektiven i balanserad styrning.
På enhetsnivå
ska verksamheterna på samma sätt som på sektorsnivå ytterligare precisera hur man avser att arbeta gentemot överordnade mål och uppdrag. 17
Bilaga 2: Dokumentförteckning
Modell för styrningen i Kungälvs kommun – ”Från demokrati till effekt och tillbaka”, antagen av kommunfullmäktige 2008-04-10 Reglemente för kommunstyrelsen, gällande from 1 november 2008, senast reviderad 2011 06-16 Kommunstyrelsens delegeringsordning, antagen av kommunstyrelsen 8 januari 2007, senast reviderad 2012-01-25 Rambudget för Kungälvs kommun 2012-2015 Årsplan 2012 Verksamhetsplan 2012, Sektor Kultur och Samhällsservice Verksamhetsberättelse 2011, Kultur och Samhällsservice KULT – Handlingsprogram för barn och ungas kultur i Kungälvs kommun, KF 2008-11-06 Biblioteksplan 2009-2011 Attestreglemente för Kungälvs kommun, 2007-06-18 Ansvar med attest och ersättare, uppdaterad 2012-05-25 Delar ur sammanträdesprotokoll från bildningsutskottet/utbildnings- och främjandeutskottet 2011-05-04, 2011-06-07, 2011-06-29, 2011-11-16, 2011-12-15, 2011-10-19, 2011-08-24, 2011-08-24, 2012-02-01, 2012-03-28 och 2012-05-02. Rapporter från medarbetarundersökning 2011, Kultur och Samhällsservice Konstinventering, Inventering av Kungälvs kommuns konstsamling, rapport inklusive bilagor, juni 2010 Riktlinjer för kulturnämndens konstinköpsrutiner, 2002-08-29 18
27 KUNGÄLVS KOMMUN Kommunens revisorer Kommunstyrelsen i Kungälvs kommun 2012-07-04
Granskningsrapport från kommunens revisorer
KPMG har på vårt uppdrag genomfört en granskning av kommunens ungdomsverksamhet. Granskningsrapporten översändes härmed till Kommunstyrelsen för kännedom. För kommunrevisionen Göran Ragndahl Eva Strandberg
Kungälvs kommun Granskning av ungdomsverksamheten Granskningsrapport
2012-06-20
Kontaktpersoner vid KPMG: Jenny Johansson
Senior Associate, KPMG Göteborg Tel: 031 – 61 47 96 [email protected]
Kerstin Ingvarsson
KPMG Göteborg Tel: 031 – 61 4894 [email protected]
Innehållsförteckning
Sammanfattning Inledning Ansvarsfördelning för målgruppen Definition och riskanalys Kartläggning av ungdomar Kommunens utbud av aktiviteter Sida
3 4 5 6 7 8-9 Please consider the environment before printing. © 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 2
Sammanfattning
Inledning
KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i Kungälv kommun fått i uppdrag att genomföra en granskning av ungdomsverksamheten inom kommunen. Syftet med granskningen är att besvara hur oorganiserade ungdomars intressen och engagemang tillgodoses. Granskningen är genomförd via intervjuer med nyckelpersoner samt studier av relevant dokumentation.
Sammanfattande beskrivning
Hantering av ungdomsverksamheten sker främst inom sektorn ”Arbetsliv och stöd” under funktionen ”Trygga ungdomsmiljöer”. Beslutande politiskt organ är främst det sociala utskottet, ytterst Kommunstyrelsen. Inom kommunen sker löpande arbete med ungdomsverksamheten och ett antal aktiviteter finns att tillgå för ungdomar. Kommunen arbetar både med egna aktiviteter och med bidrag till föreningar som aktiverar ungdomar. Aktiviteter som skapas av kommunen är fokuserade främst på ungdomar som på något sätt är i social oro. Ungdomar som är utan social problematik måste själva aktivt söka kommunen och komma med förslag på aktiviteter. I dessa fall har kommunen goda möjligheter att bidra till aktivering. Föreningsbidrag från kommunen hjälper föreningar att aktivera ungdomar, dock är det inte tydliggjort i kommunen kring kopplingen avseende vilka behov och intressen hos ungdomar som de olika föreningarna möter och därmed vilka bidrag som kommunen ska tilldela. Det saknas en övergripande kartläggning av ungdomars fritid och intressen. Fokus inom kommunen ligger på ungdomar i social oro och för dessa genomförs strukturerade och riktade kartläggningar. Det genomförs dock ingen fullständig löpande kartläggning inom kommunen av ungdomars behov och önskemål. Please consider the environment before printing. © 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Iakttagelser
Det saknas en riskanalys av målgruppen i internkontrollplanen Det saknas en kartläggning av samtliga ungdomars fritid och intressen Fördelning av föreningsbidrag är inte baserat på ungdomars intressen
KPMGs rekommendationer
KPMG rekommenderar följande insatser för att stärka rutinerna kring ungdomsverksamheten i Kungälvs kommun: Ansvariga inom Kungälvs kommun (Kommunstyrelsen) bör säkerställa att det genomförs en övergripande riskanalys för ungdomar inom Kungälvs kommun som inkluderas i interkontrollplanen. Det bör finnas en tydlig analys och inriktning kring hur kommunen ska arbeta med målgruppen samt undergrupperingar inom denna. Kommunstyrelsen bör säkerställa att kartläggningar som genomförs av ungdomars fritid och intressen stämmer överens med det övergripande verksamhetsmålet samt att en analys genomförs kring ifall det finns behov av ytterligare kartläggning av ungdomars intressen. Kommunstyrelsen bör utvärdera befintligt system för fördelning av föreningsbidrag i syfte att utreda ifall detta är ändamålsenlig och att det på bästa sätt stödjer ungdomsverksamhetens mål. Vi rekommenderar att ansvariga i kommunen riktar ett tydligare fokus på vilka intressen ungdomar har kring föreningar. Detta i syfte att möta fler av ungdomars behov och därmed skapa möjlighet för ytterligare aktivering av oorganiserade ungdomar. 3
Inledning
Bakgrund och syfte
KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun fått i uppdrag att granska rutiner kring ungdomsverksamheten. Det övergripande syftet med granskningen är att besvara hur oorganiserade ungdomars intressen och engagemang tillgodoses.
Kontrollmål
Granskningen är inriktad mot följande kontrollmål: Var och hur handläggs frågor som gäller målgruppen i revisionsfrågan? Under vilket eller vilka utskott i KS ligger det politiska ansvaret? Hur ser den samlade bilden av ungdomars fritid ut? Hur kartläggs oorganiserade ungdomars intressen? Vilka aktiviteter tillhandahåller kommunen för rubricerad målgrupp? Finns någon riskanalys för gruppen i internkontrollplanen?
Avgränsning
Granskningen är i huvudsak en kartläggning av hur arbetet kring oorganiserade ungdomar genomförs inom kommunen. Genomgången inkluderar inte hantering och implementering av eventuella förbättringsområden. Please consider the environment before printing. affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Genomförande och metod
I granskningen har vi tagit del av befintlig och relevant dokumentation. Vi har genomfört intervjuer med relevant personal inom Kungälvs kommun som arbetar löpande med frågan kring oorganiserade ungdomar. Främst personer mer följande roller har intervjuats: Sektionschef Arbetsliv och stöd Fritidskonsulent Kultur och samhällsservice Göteborg, som ovan KPMG AB _________________ Jenny Johansson 4
Granskning av ungdomsverksamheten
Ansvarsfördelning för målgruppen
Förvaltningsansvar
Hantering av oorganiserade ungdomar genomförs under sektionen ”Arbetsliv och stöd”. Inom sektionen har kommunen en enhet som avser ”Trygga ungdomsmiljöer” vilken arbetar uteslutande med ungdomar och deras omgivning. Sektionen ”Kultur och samhällsservice” hanterar merparten av de föreningar som ges bidrag till. Många av dessa riktar sig uteslutande till ungdomar. Tidigare har ansvaret kring ungdomars fritid även varit placerat under sektionen ”Skola” men i och med en insats under slutet av 2010 avseende koordinering och fokusering kring målgruppen så fördes allt ansvar över till ”Arbetsliv och stöd”. Omstruktureringen medförde att kommunen kunnat fokusera på ungdomarnas fritid på ett tydligare sätt och kunnat göra mer riktade insatser där det finns behov för det. Inom kommunen finns en tvärfunktionellt sammansättning kallad ”Ledningsgrupp för hemmaplansarbete” med totalt 5-6 enhetschefer från sektionerna ”Arbetsliv och stöd”, ”Skola” och ”Kultur och samhällsservice”. Ledningsgruppen träffas en gång i veckan och diskuterar löpande hur insatser kring ungdomar kan förbättras och koordineras. Ledningsgruppen har även en styrgrupp som inkluderar respektive sektionschef vilka träffas 1-2 gånger per år. Grupperingen finns till för att fånga upp sektionsöverskridande frågeställningar. Ledningsgruppen har genomfört samverkansprojekt sedan 2009/2010.
Politiskt ansvar
Det politiska ansvaret för målgruppen ligger främst under Sociala utskottet dit formella ärenden skrivs. Det sker dock ett samarbete med Bildningsutskottet avseende trygga ungdomsmiljöer. Bildningsutskottet tar samtliga beslut som avser föreningar. Den styrande instansen är Kommunstyrelsen. Please consider the environment before printing. © 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Förvaltningsorganisation Politisk organisation
5
Granskning av ungdomsverksamheten
Definition och riskanalys
Oorganiserade ungdomar
Oorganiserade ungdomar avser främst ungdomar som inte i dagsläget är aktiva i någon aktivitet som kommunen tillhandahåller. Det avser ungdomar som av olika anledningar valt att inte engagera sig i de aktiviteter som erbjuds. I beteckningen ryms därmed både ungdomar som är utan social problematik samt ungdomar som är i social oro. Kungälvs kommun fokuserar sina insatser och sitt arbete på ungdomar i olika former av social oro. Det avser allt från ungdomar som på något sätt ”stör” omgivningen till ungdomar i djup social nöd. Kommunen har därmed inga fokuserade insatser till ungdomar som är utan social problematik utan de lägger fokus och resurser på ungdomar som är i riskzonen och behöver stöd. Flertal av de aktiviteter som kommunen tillhandahåller kan utnyttjas av samtliga ungdomar.
Riskanalys i internkontrollplanen
Enligt Sektionschef för Arbetsliv och stöd så saknas en riskanalys kring aktuell målgrupp i interkontrollplanen. Det saknas övergripande riskanalyser kring både ungdomar som är utan social problematik och ungdomar i social oro i interkontrollplanen. Riskanalyser genomförs främst avseende specifika insatser för ungdomar i social oro. För dessa riskanalyser genomförs en tydlig uppföljning. Det saknas riskanalyser för övriga ungdomar.
KPMGs rekommendation
KPMG rekommenderar ansvariga inom Kungälvs kommun (Kommunstyrelsen) att säkerställa att det genomförs en övergripande riskanalys för ungdomar i kommunen som inkluderas i internkontrollplanen. Det bör finnas en tydlig analys och inriktning kring hur kommunen ska arbeta med målgruppen samt undergrupperingar inom denna. Kommunen bör därmed tydliggöra anledningen till att fokus inom kommunen ligger på ungdomar i social oro och inte ungdomar som är utan social problematik. Beslut kring detta bör underbyggas med en tydlig riskanalys i internkontrollplanen. Please consider the environment before printing. © 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. 6
Granskning av ungdomsverksamheten
Kartläggning av ungdomar
Kartläggning av ungdomars fritid och intressen
Kartläggning av ungdomars fritid och intressen skiljer sig beroende på ifall det avser ungdomar som är i social oro eller inte.
Ungdomar som är utan social problematik
Kommunen genomför ingen kartläggning av fritid och intressen för dessa ungdomar. Ungdomarna är välkomna att delta på de aktiviteter som kommunen erbjuder men det sker ingen behovsanalys kring dessa ungdomar.
Ungdomar i social oro
För ungdomar i social oro genomförs ett antal aktiviteter för att identifiera lämpliga insatser. Kartläggning genomförs främst genom följande aktiviteter: Fokusgrupper - Fokusgrupper genomförs när det finns planer på riktade insatser kring en målgrupp eller ett område. Fokusgrupper genomförs då med ungdomar, föräldrar och lärare i syfte att kartlägga hur kommunen på bästa sätt kan bidra. Fokusgrupper används eftersom de ger en god bild av vilket stöd som ungdomarna behöver och vad som är praktiskt genomförbart. Fokusgrupper används främst när det är speciella oroligheter i något område. Arbetet sker genom ett samarbete mellan Skola och sektionen för Trygga ungdomsmiljöer som identifiera relevanta ungdomar för fokusgrupper. Fokusgrupper genomförs inte löpande utan genomförs när det finns behov av riktade insatser kring ett område eller en specifik gruppering av ungdomar. Kommunal närvaro - Kartläggning och identifiering av insatser genomförs till stor del genom en kommunal närvaro av personal i kommunen. Fältarbetare används mycket för att identifiera vilka ungdomsgäng som bildas och vilka aktiviteter som ungdomarna kan tycka är intressanta. Personalen arbetar löpande med att följa vad som händer med kommunens ungdomar. De följer ungdommarna både ute i verkligheten men även med hjälp av sociala medier. Ytterligare analys genomförs med hjälp av de interna verksamhetssystemen. Med hjälp av dessa går det analysera sociala behov för ungdomar inom vissa områden eller åldersgrupper. Please consider the environment before printing. © 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. Kommunen har därmed ett antal forum och tillvägagångssätt för att identifiera och följa ungdomars fritid och intressen. Det genomförs dock ingen mer utförlig kartläggning kring vad oorganiserade ungdomar har för fritidssituation utan det är ett tydligt fokus på ungdomar i social oro. För ungdomar i social oro genomförs löpande kartläggning av deras fritidssituation och vilka aktiviteter de genomför. Det saknas därmed en strategi för att kartlägga samtliga ungdomars intressen och behov avseende fritidsaktiviteter. Ingen analys genomförs av vilka intressen oorganiserade ungdomar som är utan social problematik har och vad som skulle göra att de aktiverade sig ytterligare. För dessa ungdomar kräver kommunen att de själva kommer med eventuella önskemål och behov.
KPMGs rekommendation
Vi rekommenderar att Kommunstyrelsen säkerställer att kartläggningar som genomförs av ungdomars fritid och intressen stämmer överens med det övergripande verksamhetsmålet och att Kommunstyrelsen analyserar ifall det finns behov att genomföra ytterligare insatser kring identifiering av ungdomars intressen. 7
Granskning av ungdomsverksamheten
Kommunens utbud av aktiviteter
Ungdomsgårdar
Kungälvs kommun erbjuder ett antal olika aktiviteter som vänder sig till samtliga ungdomar i kommunen. Ansvariga personer arbetar aktivt med ungdomsgårdar för att samla och skapa aktivitet hos ungdomar. I dagsläget finns 5 ungdomsgårdar, utplacerade på strategiska placeringar inom kommunen. Ungdomsgårdarna är öppna för samtliga ungdomar. Gårdarna är öppna på kvällar och helger för att möte ungdomarnas fritidsbehov. Det har varit ett tydligt fokus kring att skapa en bra struktur med ungdomsgårdarna under de senaste åren. Tidigare har det varit oroligheter kring att kommunanställda inte önskat arbeta på de tider som gårdarna var öppna och vissa har upplevt en orolig och hotande stämning. I och med satsningen kring trygga ungdomsmiljöer har mer resurser kunnat allokeras till ungdomsgårdar och idag finns enligt kommunen en god arbetssituation för de anställda på gårdarna. Det har även blivit en ökad frekvens av aktivitet och antalet ungdomar på gårdarna har ökat vilket visat på att satsningen har varit uppskattad.
Fältarbetare
Fältarbetare är anställda inom kommunen som arbetar ute i specifika områden och har en närvaro vilken ska avse att identifiera och minska oroligheter. Fältarbetare används på samtliga helger men även vid specifika händelser som kan skapa oroligheter. Ytterligare närvare av fältarbetare har varit ett led i projektet med trygga ungdomsmiljöer. Please consider the environment before printing. affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
Speciella aktiviteter
Det genomförs även vissa specifika aktiviteter som erbjuds ungdomar. Följande är exempel: Sommarstart – Ett antal aktiviteter som genomförs i samband med skolavslutning för ungdomar i syfte att aktivera dessa. Komarkens dag – En dag där ett antal aktiviteter genomförts för och med ungdomar. Dagen blev nedlagd under 2012 och det är osäkert huruvida den kommer anordnas igen. Motorgårdscafé – En lokal och kafe som inriktar sig till ungdommar som är motorintresserade. Knuffpeng – En ekonomisk hjälp som kan ges till ungdomar som har en ide som de vill förverkliga, exempelvis att starta en kiosk med försäljning. I dessa fall kan kommunen premiera företagsandan hos ungdomarna.
KPMGs slutsats
Inga iakttagelser. 8
Granskning av ungdomsverksamheten
Kommunens utbud av aktiviteter
Föreningar
Föreningar hanteras både under sektionen ”Kultur och samhällsservice” samt ”Arbetsliv och stöd”. Under ”Arbetsliv och stöd” hanteras bidrag till föreningar som avser exempelvis pensionärsförening, handikapp och funktionshinder, länkföreningar m.m. Alltså främst föreningar som inte är direkt riktade till den aktuella målgruppen. Under ”Kultur och samhällsservice” hanteras föreningar som har en tydligare koppling till oorganiserade ungdomar. Inom sektionen hanteras följande föreningsbidragsformer: Driftbidrag – Avser bidrag för drift av egen anläggning. Det ska vara klassat som en ungdomsverksamhet. Lokalt aktivitetsstöd – Avser bidrag till lokala föreningar som bedriver olika former av verksamhet för ungdomar. Bidrag till kultur- och fritidsfrämjande verksamhet – Avser bidrag för olika former av verksamhet som bidrar till kultur och fritid inom kommunen. Det finns riktlinjer för vad som kan härleda ett bidrag men det är lite mer flexibelt vad kommunen anser ska få bidrag. Utöver dessa tre huvudgrupperingar finns vissa undergrupper av bidrag såsom idrottsstipendier och sponsorbidrag. Kommunen ger föreningsbidrag till samtliga föreningar som uppfyller vissa formkrav och följer regelverket för föreningslivet. Föreningarna får bidrag per deltagare. Det sker en generell bidragsgivning till föreningar vilket är helt oberoende av fördelning och kön på ungdomar inom föreningarna. Det stora formkravet är att det ska avse ungdomar inom åldrarna 7-20, oberoende av kön och att bidraget ska premiera aktivitet samt stimulera till ideellt arbete. Please consider the environment before printing. © 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms Kommunen har formella regler kring bidragsgivning till ungdomsorganisationer i Kungälvs kommun som gäller från 1 januari 2007. Reglerna definierar hur föreningar praktiskt söker bidrag från kommunen. Reglerna definierar även vad det kommunala bidraget har för syfte och bidrag till samhällsbilden inom kommunen. Reglerna definierar inte ytterligare vad föreningarna ska uppfylla för bakomliggande behov hos ungdomar.
Kommunen har ingen kontakt med ungdomarna som deltar i föreningarna och det genomförs ingen vidare analys kring vilka intressen och behov hos ungdomar som de olika föreningarna uppfyller. Merparten av föreningarna löper på under flera år och i dessa fall gör inte kommunen någon ny bedömning kring ändamålsenlighet hos föreningen. Ifall det kommer en ny förening som söker bidrag så görs en mer utförlig analys kring att kraven för bidrag uppfylls. Ingen vidare analys genomförs av huruvida den nya föreningen möter ungdomars behov. Det saknas riktlinjer kring hur bidrag ska fördelas mellan föreningar. Inom sektionen genomförs uppföljning på fördelade bidrag till olika föreningar och en årlig rapportering sker till den politiska organisationen. Föreningsbidragen styrs enligt kommunen av den politiska viljegången och under senare år har det varit ett tydligare fokus på det lokala aktivitetsstödet. Den politiska viljegången och kommunicerade fokusområden är inte formaliserat eller dokumenterat. Det är därmed i relativt stor utsträckning upp till sektionen vilka föreningar som ska få bidrag, vilket genomförs utan tydlig kommunikation kring ungdomars intressen av föreningar.
KPMGs rekommendation
KPMG rekommenderar kommunstyrelsen att utvärdera befintligt system för fördelning av föreningsbidrag i syfte att utreda ifall detta är ändamålsenlig och att det på bästa sätt stödjer ungdomsverksamhetens mål. Vi rekommenderar att ansvariga i kommunen riktar ett tydligare fokus på vilka intressen ungdomar har kring föreningar. Detta i syfte att möta fler av ungdomars behov och därmed skapa möjlighet för ytterligare aktivering av oorganiserade ungdomar. 9
© 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and ‘cutting through complexity’ are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative (KPMG International).
29
Dok. nr.
2012-528 2012-512 2012-505 2012-467
Inkomna skrivelser Beskrivning
Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark, RC44 Styrelseprotokoll vid sammanträde den 12 juni 2012.
Styrelsebeslut nr 05, sammanträdesplan för SKL för år 2013 Protokoll fört vid styrelsemöte 2012-05-25
DokumentdatuVår ref:
2012-07-02 Lena Hedlund 2012-06-26 Lars Davidsson 2012-06-25 Renate Danielsson 2012-06-14 Renate Danielsson
30
Beredningsskrivelse
2012-03-23
Internationell policy för Kungälvs kommun (Dnr KS 2012/514)
Sammanfattning
Den internationella policyn skall ses över vid varje mandatperiod. Demokratiberedningen har gått igenom den senast reviderade från 2009 och föreslår några smärre justeringar. Inriktningen för revideringsarbetet har varit att förstärka och förtydliga värdet av det internationella arbetet, hur vi kan använda tillfällena till att profilera Kungälvs kommun och ta till vara våra styrkor samt lära av andra. Förslag till reviderad policy föreslås, antas av kommunfullmäktige.
Bakgrund och bedömning
Demokratiberedningen har haft dialog i revideringsarbetet av den internationella strategin. Några smärre förtydligande föreslås lyftas fram: Strategier för det internationella samarbetet: Prioriterade områden för arbetet är ”utveckling av kommunens egen verksamhet, skall bidra till samhällsutveckling och socioekonomiska kunskapsinvesteringar, verka för tillväxt och näringslivsutveckling samt omvärldsbevakning”. Näringsliv och hållbar tillväxt: Vårt varumärke, uttryckt i våra kärnvärden ”trygghet, närhet, nytänkande”, skall användas och utvecklas i samband med vårt internationella samarbete. Vänorter och partnerskap: Samarbetet med kommunens vänorter Hiddenhausen i Tyskland och Perano i Italien, skall fördjupas och utvecklas. Utvecklingsansvaret har kommunfullmäktige genom demokratiberedningen. Kommunens föreningar och företagare skall bjudas in till utvecklingsarbetet. Rapportering av de internationella samarbetena skall ske till demokratiberedningen och kommunstyrelsen.
Ekonomisk och teknisk bedömning
Politiker- och tjänstemannaorganisationen är aktiv i det internationella arbetet och driver kommunens intressen i organisationer och nätverk utifrån de politiskt prioriterade målen.
DEMOKRATIBEREDNINGEN
KOMMUNFULLMÄKTIGE
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 vx 0303-132 17 [email protected]
www.kungalv.se
Förslag till kommunfullmäktige
Förslag till reviderad policy, daterad den 1 mars 2012, antas. Elisabeth Mattsson (FP) Kommunordförande och beredningsledare Malin Norling (M) Thomas Alpner (M) Mikael Hennler (M) Fredrik Daun (KD) Rose-Marie Stenman (C) Expedieras till: Ingela Rossi (S) Vice kommunordförande Morgan Hedman (S) Shaniaz Hama Ali (S) Kenneth Gustafson (V) Ancy Wahlgren (UP) Erik Martinsson (MP) Sven Niklasson (SD) 2(2)
REVIDERING 2012-03-01
Internationell policy för Kungälvs Kommun. Kungälv – en del av världen. Vision för det internationella arbetet.
Det ska vara gott att leva för alla
, oavsett bakgrund, kulturtillhörighet eller religion. Internationell kompetens skapar en ökad tolerans och förståelse människor emellan. Det internationella arbetet skall medverka till att skapa ett hållbart samhälle, genom att stärka ekologisk-, social- och ekonomisk utveckling.
(hållbarhets dimensionerna, KP – stöder EU:s sammanhållningspolitik)
Mål
Kungälv ska aktivt delta i såväl internationellt, nationellt som regionalt samarbete. Internationellt samarbete ska betraktas som ett instrument för verksamhetsutveckling och bedömas efter samma kriterier som gäller för övriga utvecklingsfrågor och utvecklingsprojekt. Ambitionen är att det internationella samarbetet ska skapa ett mervärde för Kungälvs kommuns invånare och näringsliv, och därmed bidra till visionen om ett hållbart samhälle, utifrån dimensionerna ekologisk-, social- och ekonomisk utveckling.
Strategier för det internationella samarbetet.
samhällsutveckling och socioekonomiska
Prioriterade områden för arbetet är ”utveckling av kommunens egen verksamhet, skall bidra till
kunskapsinvesteringar , verka för
tillväxt och näringslivsutveckling samt omvärldsbevakning”. Politiker och tjänstemän ska aktivt söka kunskap i omvärlden för kunskapsutbyte och utveckling, som stärker Kungälvs kommun.
Utveckling av kommunens egen verksamhet.
Internationellt arbete ska utveckla och stärka den kommunala verksamheten och dess personal till förmån för medborgarna. Möjligheterna till samarbeten och finansiering av utvecklingsprojekt som erbjuds genom EU:s fonder och program skall särskilt tillvaratas. Kommunens samtliga verksamheter och bolag har i uppdrag att bevaka möjligheterna till en positiv utveckling av den egna verksamheten genom ett aktivt samarbete i EU-utvecklingsprojekt. Internationellt samarbete ska betraktas som ett instrument för verksamhetsutveckling
och bidra till samhälls utveckling
.
Insatserna
ska bedömas efter samma kriterier som gäller för övriga utvecklingsfrågor och utvecklingsprojekt.
Näringsliv och hållbar tillväxt
Kommunen ska aktivt samarbeta med näringsliv, universitet/högskola och övrig offentlig sektor för att skapa hållbar tillväxt.
Det internationella samarbetet syftar i detta sammanhang till att skapa kontakter, attrahera investeringar, öka kunskapsspridningen samt öppna dörrar för näringslivet. Syftet är att skapa
förutsättningar för nya etableringar av företag. Marknadsföringen av kommunen som destination för internationell turism är av väsentlig betydelse och skapar underlag för utveckling av besöksnäringen och genererar arbetstillfällen. Vårt varumärke,
uttryckt i våra kärnvärden,
”trygghet - närhet – nytänkande”,
samt vårt honnörsord ”Med hjärtat i historien och blicken mot framtiden”,
skall prägla vårt internationella arbete.
Ansvarsfördelning.
Kommunfullmäktige, genom demokratiberedningen, ansvarar för fortsatt utveckling av det internationella samarbetet. Kommunstyrelsen har i uppdrag att genomföra samordningen av det internationella samarbetet för Kungälvs kommun externt och internt. Varje sektor ansvarar för återrapporteringen av det internationella samarbetet enligt kommunstyrelsens beslut den 17 december 2008 § 510.
I samband med bokslut och tertialrapportering redovisas resultatet av det internationella utvecklingsarbetet. Förvaltningen ansvarar för att det internationella perspektivet är en del av kvalitets- och utvecklingsarbetet. Politiker- och tjänstemannaorganisationen är aktiv och driver kommunens intressen i organisationer och nätverk utifrån de politiskt prioriterade målen. Rapportering av de internationella samarbetena skall ske till demokratiberedningen
och kommunstyrelsen.
Vänort och partnerskap
Inriktningen för kunskapsutbyte med kommuner, eller motsvarande, i andra länder skall i första hand ske utifrån gemensamma utvecklingsprojekt. Samarbetet med kommunens vänorter Hiddenhausen i Tyskland
och Perano i Italien
Kommunens föreningar och företagare skall bjudas in till utvecklingsarbetet. , skall fördjupas och utvecklas. Utvecklingsansvaret har kommunfullmäktige genom demokratiberedningen.
Uppföljning
För att få en översikt över internationella kontakter skall projekten inventeras löpande. Informationen skall sammanställas och presenteras vid tertial- och bokslutsrapportering samt göras tillgänglig på hemsidan. Revidering/översyn av policyn ska ske vid varje mandatperiod.
Tjänsteskrivelse
Handläggarens namn Gunbritt Ornée 31 2012-08-15
Förvärv av skogsfastighet, Rostock 2:3, 2:15, 2:16 och Trankärr 2:15 i Kungälv (Dnr KS2012/952)
Sammanfattning
Kommunen har lämnat anbud på fastigheterna Rostock 2:3, 2:15, 2:16 o Trankärr 2:15 och vunnit budgivningen med ett pris av 11 450 000 kronor. 1(2) Förvaltningen bedömer att området är ett viktigt tillskott till kommunens markreserv. Dels för framtida bebyggelse, dels att använda som eventuellt bytesobjekt. Området fungerar också som ett rekreationsområde för Kungälvs borna. Köpeskillingen bedöms ligga på en rimlig nivå i och med att det för närvarande inte finns några exploateringsförväntningar.
Bakgrund
I april 2012 bjöds skogsfastigheterna Rostock 2:3, 2:15, 2:16 och Trankärr 2:15 ut till försäljning. Utgångspriset var 12 miljoner kronor. Kommunen har lämnat anbud och vunnit budgivningen med ett pris av 11 450 000 kronor.
Bedömning
Att utöka kommunens markreserv är viktig ur flera perspektiv. Området är inte med i gällande ÖP 2010 för bostäder, men är långsiktigt strategiskt med tanke på bostadsbyggandet i framtiden. Delar av området kan också vara ett viktigt bytesobjekt när kommunen är i behov av mark på andra ställen. Skogsområdet har ett utvecklat stigsystem, inklusive Bohus/Nordsjöleden, och fungerar idag som ett rekreationsområde för Kungälvs borna. Fastigheterna gränsar i söder till kommunens markinnehav. Enligt beskrivningen består skogsfastigheterna totalt av 120 ha. Ca 109 ha är produktiv skogsmark med ett virkesförråd om ca 23 300 m3sk. Kommunen är i och med budgivningen aktör på fastighetsmarknaden där det är brukligt att erlägga en handpenning när kontraktet tecknas. För att säljaren ska känna sig trygg i avvaktan på att kommunens politiska beslut fattas och köpekontraktet kan undertecknas, föreslås ett depositionsavtal tecknas. Om kommunstyrelsen fattar ett positivt beslut, kan samhällsbyggnadschefen, inom ramen för delegationsordning, underteckna depositionsavtalet och handpenning utbetalas. Handpenningen deponeras på ett mäklarkonto och återbetalas i sin helhet om inte köpekontraktet godkänns av kommunfullmäktige eller köpekontraktets villkor inte uppfylls.
SAMHÄLLSBYGGNAD
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(2)
Ekonomisk bedömning
Köpeskillingen är rimlig i och med att det ännu inte finns några exploateringsförväntningar. Fastigheterna är belastade med servitut och nyttjanderätter för bl a radiomaster och vattenledningar som ger en årlig intäkt på ca 25 000 kronor. Ca 10 000 m3sk av virkesförrådet är enligt skogsbruksplanen föreslaget att avverkas och ger möjlighet till inkomster. Köpet av fastigheterna medför en årlig ränta på 4 % vilken kommer att belasta kommunens driftbudget.
Förslag till beslut
Samhällsbyggnadschefen får i uppdrag att underteckna depositionsavtalet.
Förslag till kommunfullmäktige
1.
Upprättat köpekontrakt och depositionsavtal godkänns. 2.
Kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande får i uppdrag att underteckna köpekontraktet. Expedieras till: 3.
Mark- och exploateringschefen får i uppdrag att söka förvärvstillstånd hos Jordbruksverket. Leif Johansson Samhällsbyggnadschef Henrik Haglund Mark- och exploateringschef Sektor samhällsbyggnad/Henrik Haglund, Gunbritt Ornée
LRF Konsult
Norra Gubberogatan 32 416 63 Göteborg Tel 031-778 32 50, 031-778 32 60 Fax 031-20 24 17
Säljare Köpare Ansvarig fastighetsmäklare Överlåtelseobjekt Kontraktsdag Tillträdesdag Uppdrag
M015
DEPOSITIONSAVTAL - HANDPENNING
Kerstin Sofia Johansson Teatergatan 24 Lgh 1202, 434 50 Kungsbacka Sonja Gurli Stener Eklandagatan 1 Lgh 1102, 412 55 Göteborg Inga-Lena Stener Tjädervägen 8, 237 37 Bjärred Eva-Maria Wesslau Klockstigen 12, 429 32 Kullavik 190216-1403 220513-5441 570327-5106 570327-5080 Ann-Charlotte Williamson Hallan Skeppargården 2, 542 95 Mariestad Kungälvs kommun Stadshuset, 442 81 Kungälv 541004-5040 212000-1371 Mikael Axelsson, LRF Konsult, Norra Gubberogatan 32, 416 63 Göteborg Fastigheten Kungälv Rostock 2:3, 2:15, 2:16 och Trankärr 2:15 1/3-del 1/3-del 1/9-del 1/9-del 1/9-del 1/1-del Enligt överenskommelse 2012-11-15 Säljare och köpare uppdrar härmed åt undertecknad fastighetsmäklare att för deras räkning omhänderta och förvalta ett belopp utgörande i köpet överenskommen handpenning på kr 1 145 000: Utbetalning av handpenning kan ske först efter att beslut om förvärv tagits av kommunstyreslen i Kungälvs kommun. Syftet med depositionen är att skapa trygghet i affären i avvaktan på beslut i kommunfullmäktige vilket är planerat att ske i slutet av september. I det fall kommunfullmäktige inte godkänner affären skall återbetalning av handpenning ske inom två veckor efter beslutet vunnit laga kraft.
Depositionen sker även med anledning av att köpets fullbordan eller bestånd kommer att göras beroende av ett s.k. svävarvillkor i köpekontraktet avseende förvärvstilstånd. Ett svävarvillkor innebär att avtalet ännu inte är definitivt bindande utan kan återgå under vissa förhållanden.
Det deponerade beloppet skall sättas in på fastighetsmäklarens klientmedelskonto och hållas åtskilt från fastighetsmäklarens egna medel.
Redovisning av det deponerade beloppet jämte upplupen ränta skall ske så snart det klarlagts vem av köparen eller säljaren som har rätt till beloppet. Om köpets fullbordan eller bestånd i köpekontraktet har gjorts beroende av om köpeskillingen erläggs (s.k.
köpebrevsvillkor), får dock redovisning ske trots att köpebrevsvillkoret ännu inte har 11820-41193-000189 Sida 1 (2)
FORTS DEPOSITIONSAVTAL - HANDPENNING
Redovisning av ränta
uppfyllts.
Skulle tvist mellan köpare och säljare avseende redovisningen uppstå, får redovisning ske först sedan tvisten lösts genom förlikning eller dom som vunnit laga kraft.
Redovisning kan dock alltid ske på och i enlighet med köpares och säljares gemensamma skriftliga begäran.
Skall medlen redovisas och utbetalas till fastighetsmäklarens uppdragsgivare får fastighetsmäklaren - efter överenskommelse med uppdragsgivaren - tillgodogöra sig avtalad provision ur de redovisade medlen.
Parterna förbinder sig, om det skulle framkomma felaktigheter i in- eller utbetalningar, att genast vidta åtgärder för reglering av dessa felaktigheter.
Parterna överenskommer att handläggande fastighetsmäklare i samband med utbetalning av deponerade medel ej behöver redovisa ränta understigande 100 kronor.
Säljarens underskrift
(Ort och datum) Kerstin Sofia Johansson
Säljarens underskrift Säljarens underskrift
Sonja Gurli Stener Inga-Lena Stener
Säljarens underskrift
Eva-Maria Wesslau
Säljarens underskrift
Ann-Charlotte Williamson
Köparens underskrift Fastighetsmäklarens underskrift
(Ort och datum) För Kungälvs kommun Leif Johansson, Samhällsbyggnadschef Härmed åtar jag mig detta uppdrag och kvitterar mottagande av ovanstående belopp: Göteborg / 2012 Mikael Axelsson M015 11820-41193-000189 Sida 2 (2)
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum Sida § 92/2012 32
2012-06-28
1 (1)
Kommunens byggnation i Guntorp 1:4, Guntorp 1:102 och Solberga Hede 1:3 (Dnr KS2010/1683)
Utbyggnad av Turmalinvägen (lokalgata), cirkulationsplats på Hedsvägen/väg 621 (genomfart), del av Granatvägen, gång-cykelväg, busshållplats, gatubelysning och VA- anläggningar för Sverigehuset 29 enbostadshus och för Stiftelsen Kungälvsbostäder 12 hyresbostäder har utförts enligt en 2008-05-08 antagen detaljplan för Guntorp. Finansiering av investeringar i de allmänna anläggningarna sker med försäljningsmedel från exploateringen och anläggningsavgifter för VA.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse Kommunens byggnation i Guntorp 1:4, Guntorp 1:102 och Solberga Hede 1:3 daterad 2012-05-30
Förslag till kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige antecknar att slutredovisning av exploateringsprojektet Guntorp skett och väntas resultera i ett överskott inom mark- och exploateringsenheten på cirka en miljon kronor. __________ Expedieras till För kännedom till Ekonomi/Ingrid Karlsson
SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTET
Justeras sign
Tjänsteskrivelse
Handläggarens namn Carl-Olof Stenfelt 2012-05-30 1(2)
Kommunens byggnation i Guntorp 1:4, Guntorp 1:102 och Solberga Hede 1:3 (Dnr KS2010/1683)
Sammanfattning
Utbyggnad av Turmalinvägen (lokalgata), cirlulationsplats på Hedsvägen/väg 621 (genomfart), del av Granatvägen, gång-cykelväg, busshållplats, gatubelysning och VA-anläggningar för Sverigehuset 29 enbostadshus och för Stiftelsen Kugälvsbostäder 12 hyresbostäder har utförts enligt en 2008-05-08 antagen detaljplan för Guntorp. Finansiering av investeringar i de allmänna anläggningarna sker med försäljningsmedel från exploateringen och anläggningsavgifter för VA.
Bakgrund
I markanvisningsavtal med Stiftelsen Kungälvsbostäder och Sverigehuset har kommunen förbundit sig att ansvara för utbyggnad av de gator, gc-vägar och anläggningar som i detaljplanen redovisas som allmän plats jämte VA-anläggningar inom allmänplats. Nämnda anläggningar har projekterats och genomförts under år 2009 med undantag för asfaltering år 2011. Godkänd slutbesiktning ägde rum 2009-08-27. Upphandlingen av entreprenadarbetena har skett i skilda huvuddelar för kommunens gatuanläggningar på allmän plats och kommunens VA-anläggningar. Kostnader för VA-verkets anläggningar inom detaljplaneområdet har under genomförandetiden förskotterats och bokförts på konto för exploateringen. Genom bokföringsorder har VA-verket därefter påförts sina kostnader, 1.940.399 kr. En gångväg genom naturområdet som förbinder kvartersgatorna är upphandlad och kommer att genomföras i augusti 2012.
Bedömning
Anläggningskostnaderna för kommunens gatu-vägutbyggnader på allmän plats inom detaljplaneområdet uppgår till cirka 5,5 mkr och täcks av försäljningsmedel. VA-verkets intäkter från anläggningsavgifter täcker inte kostnaderna för detta detaljplaneområde. Ett underskott på 0,75 mkr uppkommer. Genom exploateringen har en sammanlagd yta på 20.527 kvadratmeter från fastigheterna Guntorp 1:4, Guntorp 1:102 och Solberga-Hede 1:3, värderad till 722.900 kr avräknats från kommunens fastighetsinnehav. Efter detaljplanens genomförande har kommunen blivit driftansvarig för gator, vägar och naturområden som medför en årlig kostnad på cirka 50.000 kr. Exploateringen väntas resultera i ett ekonomiskt överskott på cirka 1 mkr.
SAMHÄLLSBYGGNAD
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(2)
Förslag till kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige antecknar att slutredovisning av exploateringsprojektet Guntorp skett och väntas resultera i ett överskott inom mark- och exploateringsenheten på cirka 1 mkr. Henrik Haglund Enhetschef MEX TGP Expedieras till: Leif Johansson Samhällsbyggnadschef För kännedom till: Ekonomi/Ingrid Karlsson
33
Beredningsskrivelse
Handläggarens namn Lena Claesson 2012-05-16
Rutiner och avgifter för borgerlig vigsel. (Dnr KS2012/770)
1(3)
Sammanfattning
Kommunala vigselförrättare är föreslagna av kommunstyrelsen i Kungälv men förordnas av Länsstyrelsen i Västra Götaland. Vigselförrättare utses för en mandatperiod i taget. Det finns även vigselförrättare som inte är föreslagna av kommunstyrelsen, som sökt förordnande själva. Dessa agerar helt utanför kommunens insyn och administration. Det finns ett behov av att formalisera vigslarna genom att schemalägga vigselförrättare på helger då det annars är svårt att hitta vigselförrättare till alla som önskar viga sig borgerligt i Kungälv. Då kommunen administrerar och upplåter lokaler för vigslarna bör man ta ut en avgift för detta. Den nuvarande vigseltexten är gammaldags och bör bytas ut mot en modernare.
Bakgrund
Kungälvs kommun har i nuläget 14 vigselförrättare bestående av både politiker (10) och tjänstemän (4). De tre senaste åren har vigselförrättarna i Kungälv förrättat sammanlagt 438 vigslar (2009 142 st, 2010 152 st och 2011 144 st). Detta blir i genomsnitt drygt 10 vigslar per förrättare och år. Den verkliga fördelningen av antalet vigslar mellan förrättarna ser mycket olika ut. Det varierar från 2 till 32 vigslar per år mellan den förrättare som har minst respektive flest vigslar. Det finns vigselförrättare som har förbehåll i sitt utövande som till exempel viger bara på speciell ort, har bara en vigsel per dag, viger inte på helger. Medborgarservice, som är den verksamhet som administrerar vigslarna, har stora svårigheter att få vigselförrättare till alla vigslar. Speciellt svårt är det under sommarmånaderna juni, juli och augusti. Medborgarservice har också svårt att få svar från vigselförrättarna vilket gör att administrationen blir tung och långsam. Administrationen ska ses som en service till paren men också till vigselförrättarna. De borgerliga vigslarna i Kungälv har hittills varit avgiftsfria. Vigslarna ökar vilket ställer krav på administration, planering och logistik och kommunen ställer lokaler till förfogande som ska hållas städade. Detta gör att kommunen kommer att ta ut en administrativ avgift för vigsel.
Bedömning
En viss ordning behövs när det gäller vigselförrättarnas uppdrag. Vigslarna bör fördelas jämnare mellan förrättarna och förbehållen bör diskuteras med varje förrättare. Är man vigselförrättare i Kungälvs kommun bör man åta sig ett angivet minimum av vigslar över året. Under månaderna januari-mars samt september-december är det förhållandevis få vigslar varje månad. Dessa månader är vigslarna också ganska jämnt fördelade över veckans dagar. Under
KULTUR OCH SAMHÄLLSSERVICE
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(3) övriga månader april-augusti är det mellan 15-20 vigslar per månad. Dessa månader vill man också i något högre grad viga sig på lördagar. Det är rimligt att ha en fördelning av vigslarna som motsvarar efterfrågan. Vardagar, förutom under semestermånaderna finns för närvarande inga större problem med att hitta vigselförrättare. Lördagar bör schemaläggas mellan vigselförrättarna så att det alla lördagar finns en vigselförrättare tillgänglig. Vissa helger är undantag då Kungälvs kommun inte erbjuder några vigslar alls, så som påsk, jul och nyår. Midsommarafton erbjuder kommunen vigslar klockan 12.00 -14.00, ej midsommardagen. Det kan även finnas vissa dagar varje år som är speciellt attraktiva vigseldagar, till exempel 121212. För sådana dagar bör kommunens vigselförrättare ha en viss beredskap. Den ändrade ordningen kan innebära att en vigselförrättare har flera vigslar på en och samma dag, och kanske måste förflytta sig mellan olika platser, därför bör reseersättning betalas ut. De lokaler som erbjuds för vigslar i Kungälv är Bryggan i Nämndhuset, Gamla Rådhuset samt Rådhuset i Marstrand. Par som önskar viga sig på annan tid och plats än de som kommunen tillhandahåller får ta direkt kontakt med vigselförrättare och komma överens om tid och plats. Även dessa vigslar administreras av Medborgarservice. Den vigseltext som Kungälvs vigselförrättare använder sig av idag känns omodern med flera svåra ord. En ny och modernare vigseltext av författaren Per-Anders Fogelström finns och är fri för var och en att använda. Kungälv bör också ha en kort vigseltext för de som så önskar. Texterna bifogas till skrivelsen.
Ekonomisk bedömning
Kungälv inför en avgift på 500 kr per vigsel. Avgiften tas ut av alla par oavsett folkbokföringsort. Avgiften tas ut för administration och upplåtelse av lokal.
Förslag till kommunfullmäktige
1.
Kungälvs kommun tillhandahåller vigslar enligt följande: Under månaderna januari-mars och oktober-december: kontorstid alla vardagar och 12.00–14.00 varannan lördag Under månaderna april-augusti: kontorstid alla vardagar och 12.00–14.00 alla helgfria lördagar 2.
3.
4.
För vigslarna tas en administrativ avgift på 500 kr per par. Vigselförrättare har rätt att få reseersättning för resor i samband med vigslar. Nya vigseltexter införs, en skriven av Per-Anders Fogelström och en kort version. Texterna finns även på engelska. 5.
Beslutet föreslås gälla från och med 2012 10 01
Elisabeth Mattsson beredningsledare Malin Norling (M) Thomas Alpner (M) Michael Hennler (M) Ann-Christine Engwall (KD) Rose-Marie Stenman (C) Sven Niklasson (SD) Expedieras till: Ingela Rossi vice beredningsledare Morgan Hedman (S) Shaniaz Hama Ali (S) Carl Adiels (MP) Kenneth Gustavsson (V) Ancy Wahlgren (UP) Sektor kultur- och samhällservice/ Robert Hallman För kännedom till: Anders Holmensköld (M), Elisabeth Mattsson (FP), Jan Abrahamsson (M), Kenth Johansson Linda Andersson, Magnus Gyllestad, Maria Pehrsson (M), Miguel Odhner (S), Mona-Britt Gillerstedt (S) Pia Gillerstedt (S), Rose-Marie Stenman (C) Ulla Arnholm (FP) Ulrika Brogren (S) 3(3)
Längre version
Ni vill ingå äktenskap med varandra. Äktenskapet bygger på kärlek och tillit. Genom att ingå äktenskap lovar ni att respektera och stötta varandra. Som makar är ni två självständiga individer som kan hämta styrka ur er gemenskap. Eftersom ni har förklarat att ni vill ingå äktenskap med varandra, frågar jag: Vill du N.N. ta denna/denne N.N. till din hustru/man att älska henne/honom i nöd och lust? (Svar: Ja.) Vill du N.N. ta denna/denne N.N. till din hustru/man att älska henne/honom i nöd och lust? (Svar: Ja.) (Paret kan växla ringar.) Jag förklarar er nu för äkta makar. När ni nu går ut i livet och åter till vardagen så minns den vilja till gemenskap, den kärlek till varandra och den aktning för varandra som ni känt i denna stund och som lett er hit. Låt mig önska er lycka och välgång i ert äktenskap. (Texten är författad av Per Anders Fogelström)
Förkortad version
Ni har förklarat att ni vill ingå äktenskap med varandra. Vill du N.N. ta denna/denne N.N. till din hustru/man? (Svar: Ja.) Vill du N.N. ta denna/denne N.N. till din hustru/man? (Svar: Ja.) Jag förklarar er nu för äkta makar.
In English
Longer version
You have expressed a will to enter into marriage with each other. The foundation of marriage is built on love and trust. By entering into marriage you promise to respect and support each other. As husband and wife/husbands/wives you are still two independent individuals who gain strength from each other in your relationship. Since you have declared a will to enter into marriage I now ask: Will you N.N. take N.N. to be your lawfully wedded wife/husband and to love her/him in sickness and in health? (Response: I DO) Will you N.N. take N.N. to be your lawfully wedded wife/husband and to love her/him in sickness and in health? (Response: I DO) (Paret kan växla ringar.) I now pronounce you husband and wife/to be husbands/to be wives. When you now move on in life and back to the struggles of every day life, remember the will to live together, the love and respect you have felt for each in this moment and which led you to this day. I would like to wish you joy and wellness in your marriage.
Short version
You have expressed a will to enter into marriage with each other. Will you N.N. take N.N. to be your lawfully wedded wife/husband. (Response: I DO) Will you N.N. take N.N. to be your lawfully wedded wife/husband. (Response: I DO) I now pronounce you husband and wife/to be husbands/to be wives.
Beredningsskrivelse
Handläggarens namn Martin Rahl/Marie Flodin 34 2012-05-24
Arbetsordning för kommunfullmäktige (Dnr KS2012/950)
Sammanfattning
Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har, med anledning av lagändringar, tagit fram ett nytt förslag till normalarbetsordning för kommunfullmäktige. Förvaltningen (enheten för kommunkansli och juridik) har granskat förslaget och föreslår med utgångspunkt från detta vissa justeringar i kommunfullmäktiges nuvarande arbetsordning. 1(3)
Bakgrund
Den nuvarande kommunallagen (SFS 1991:900; KL) trädde i kraft den 1 januari 1992. I samband ikraftträdandet reviderade SKL sitt dåvarande förslag till normalarbetsordning för fullmäktige. Därefter har ytterligare lagändringar skett vilka gett SKL anledning att återigen revidera underlaget till normalarbetsordningen. Förvaltningen (enheten för kommunkansli och juridik), anser att kommunfullmäktiges nuvarande arbetsordning kan förtydligas i vissa avseenden och lämnar därför, med utgångspunkt från SKL:s förslag till normalarbetsordning, förslag till justeringar i arbetsordningen. I bilagt förslag har utgående text markerats med genomstrykning och nytillkommen text kursiverats. SKL har i anslutning till sitt förslag till reviderad normalarbetsordning angett att normalarbetsordningen ska ses som ett underlag för lokala bedömningar. Förslaget har haft följande utgångspunkter; • innehållet i kommunallagen • • • utvecklingen av kommunal praxis den kommunaldemokratiska utvecklingen hänsyn till skiftande lokala förutsättningar i kommunerna och landstingen.
Bedömning
Arbetsordningens regler avser att komplettera lagens bestämmelser och fullmäktige har relativt stor frihet att själv bestämma arbetsordningens utformning och innehåll. Bestämmelserna får givetvis inte strida mot kommunallagen eller annan lag. Det rättsliga värdet på bestämmelserna i en arbetsordning kan variera. Vissa är av mer konstitutiv karaktär, medan andra närmast har karaktären av rena ordningsföreskrifter. Detta har betydelse för frågan om fullmäktige själv kan ge dispens från en bestämmelse i arbetsordningen vid ett visst tillfälle, eller om ett beslut om detta kräver enighet eller inte. Vidare har bestämmelsernas olika karaktär betydelse för frågan om en överträdelse av bestämmelserna kan leda till att besluten upphävs om de överklagas. I 10 kap. 9 § KL anges att ett beslut inte behöver upphävas om ett fel inte haft betydelse för ärendets utgång. Ett sådant fel skulle t.ex. kunna vara överträdelser av renodlade ordningsföreskrifter i arbetsordningen. Presumtionen bör dock vara att de bestämmelser som
DEMOKRATIBEREDNINGEN
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(3) tas in i arbetsordningen blir tvingande för fullmäktige. Detta måste därför beaktas vid infö rande av ytterligare bestämmelser i arbetsordningen. Vissa frågor har ansetts vara av sådan vikt att de inte får lämnas oreglerade. I 5 kap. 64 § KL uppställs därför krav på att arbetsordningen ska innehålla bestämmelser om 1.
antalet ledamöter i fullmäktige, 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
när sammanträden ska hållas, anmälan av hinder att delta i sammanträden, inkallande av ersättare och deras tjänstgöring, vem som ska föra ordet, tills ordförande utsetts, rätten att delta i fullmäktiges överläggningar, förfarandet vid omröstningar, handläggningen av motioner, interpellationer och frågor, formerna för justeringen av protokollen.
Förslag till kommunfullmäktige
Förslaget till justerad arbetsordning för kommunfullmäktige fastställs att träda ikraft vid det datum kommunfullmäktiges protokoll justeras. Elisabeth Mattsson (FP) Beredningsledare Ingela Rossi (S) vice beredningsledare Malin Norling (M) Thomas Alpner (M) Michael Hennler (M) Anne-Christin Engwall (KD) Rose-Marie Stenman (C) Sven Niklasson (SD) Morgan Hedman (S) Shaniaz Hama Ali (S) Carl Adiels (MP) Kenneth Gustavsson (V) Ancy Wahlgren (UP)
Expedieras till: För kännedom till: 3(3)
Kommunal Författningssamling
Arbetsordning
2008 Nr 8
_________________________________________________________
K
UNGÄLVS
K
OMMUN
Arbetsordning för kommunfullmäktige och kommunfullmäktiges beredningar
Antagen av kommunfullmäktige den 9 oktober 2008 § 228 Gäller fr.o.m. den 1 november 2008 Reviderad: 2009-05-14 § 116; 2010-12-09 § 338; Ers KFS 2006 nr 15 1
Innehållsförteckning
3.2.1 Beredningsorgan för kommunrevisionens budget
................................................................................. 4
3.3 Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare
( 5 kap 12-15 §§ KL) ....................... 4
4. 1 Tid och plats för sammanträdena
( 5 kap 7 § KL) .................................................................................. 5
4.2 Kungörelse och annons till sammanträdena
. ( 5 kap 8-10 jfr11, 32 ,40 §§ KL) ................................... 5
4. 3 Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde
...................................................................... 6
5.1 Turordning för handläggning av ärendena
.............................................................................................. 7
7.2 Protokolljusterare, tid och plats
7. 4 Talarordning och ordning vid sammanträden
...................................................................................... 11
7.6 Deltagande i beslut och jäv
7.10 Bordläggning och återremiss
9.1 Protokollsjustering och protokollsutformning
( 5 kap 57-62 §§ KL) ................................................... 14
9.2 Tillkännagivande av justering
2
1. Inledning 2. Allmänna bestämmelser
1 § För kommunfullmäktiges sammanträden och ärendenas handläggning gäller, utöver vad som är stadgat i kommunallagen (1991:900), föreskrifterna i denna arbetsordning. Denna arbetsordning träder i kraft den 1 november 2008 och ersätter därvid tidigare arbetsordning. 2 § Ett exemplar av kommunallagen i senast gällande lydelse och arbetsordning skall tillställas varje ledamot och ersättare så snart senaste val av ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige blivit fastställt samt hållas tillgänglig vid varje sammanträde med kommunfullmäktige.
3. Ledamöter, tjänstgöring m.m. 3.1 Antalet ledamöter (5 kap 1 § KL)
3 § Fullmäktige har 59 ledamöter. I vallagen finns det bestämmelser om antalet ersättare.
3.2 Presidium ( 5 kap 6 § KL)
4 § Fullmäktige väljer för varje mandatperiod en ordförande samt en vice ordförande. Presidieval skall förrättas på sammanträde före utgången av december. Kommunfullmäktiges ordförande tituleras kommunordförande Tills presidieval har förrättats, tjänstgör som ordförande den som har varit ledamot i fullmäktige längst tid (ålderspresident). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot skall den äldste av dem vara ålderspresident. 5 § Avgår ordföranden eller vice ordföranden under tjänstgöringstiden, väljs annan för återstående tid. 6 § Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan närvara vid fullmäktigesammanträde, ankommer det på den som varit ledamot i fullmäktige längst tid, eller, om två eller flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid, den äldre av dem (ålderspresidenten) att utöva ordförandeskapet. 3
3.2.1 Beredningsorgan för kommunrevisionens budget Enligt beslut av kommunfullmäktige den 6 december 2007 (§273) skall kommunfullmäktiges presidium svara för budgetberedning av revisionsanslaget.
3.3 Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare ( 5 kap 12-15 §§ KL)
7 § Ledamot som är förhindrad att delta i sammanträde eller del därav kallar själv in ersättare som står i tur att tjänstgöra. Ledamot, som i förväg anmält förhinder att delta i sammanträde eller del av sammanträdet men ändå inställer sig vid detta, träder i tjänstgöring även om ersättare kallats eller trätt i tjänstgöring. Ledamot, som har avbrutit tjänstgöringen vid sammanträde p.g.a. annat hinder än jäv, får därefter inte under samma dag tjänstgöra vid sammanträdet. 8 § Om ledamot uteblir från sammanträde utan att i förväg ha anmält förhinder, inträder i ledamots ställe ersättare som är närvarande vid sammanträdet och står i tur att tjänstgöra. 9 § Ledamot och ersättare bör undvika att inträda i tjänstgöring under pågående handläggning av ett beslutsärende.
Ordföranden bestämmer, när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänst-göra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det bör dock inträde ske under pågående handläggning av ett ärende. Ledamot är skyldig att anmäla till sekreteraren om ledamoten avbryter sin tjänstgöring
.
3.4 Placeringsordning
10 § Vid kommunfullmäktiges sammanträden intar presidiets ledamöter och fullmäktiges sekreterare särskilda platser vid presidiebordet. Största majoritetspartiet respektive största minoritetspartiet sitter främst. Därefter placeras partierna i storleksordning. Gruppledaren sitter närmast mittgången. Inom varje parti gäller följande placeringsordning: Gruppledaren främst. Därefter placeras ledamöterna efter tjänstgöringstid i kommunfullmäktige. Vid lika tjänstgöringstid placeras den ledamot som är äldst före den yngre. Dock placeras ordinarie ledamöter före ersättare. Ledamot, som utsetts vid särskild röstsammanräkning, intar för återstoden av mandatperioden den förutvarande ledamotens plats. 4
4. Kungörelse, tid, plats och förlängning av sammanträde 4. 1 Tid och plats för sammanträdena (5 kap 7 § KL)
11 § Vid sammanträde i oktober månad bestämmer kommunfullmäktige dagar, klockslag och plats för sammanträden nästkommande år. De år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet, sammanträder nyvalda kommunfullmäktige första gången i november.
Ålderspresidenten bestämmer dagen och tiden för det första sammanträdet efter samråd med styrelsens presidium
. 12 § Om det föreligger skäl för det, får ordföranden efter samråd med vice ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden eller platsen för sammanträdet. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde skall ställas in eller att dagen eller tiden eller platsen för ett sammanträde skall ändras, låter ordföranden snarast underrätta varje ledamot och ersättare om beslutet. Uppgift om beslutet skall snarast och minst en vecka före den bestämda sammanträdesdagen anslås på kommunens anslagstavla och inom samma tid lämnas till varje ledamot och ersättare i fullmäktige
. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden eller platsen för ett sammanträde ska ändras, låter ordföranden snarast underrätta varje ledamot och ersättare om beslutet. Uppgift om beslutet ska snarast tillkännages på lämpligt sätt.
13 § Sammanträde skall också hållas, när kommunstyrelsen eller minst en tredjedel av fullmäktiges ledamöter begär det eller ordföranden anser att det behövs. Sådan begäran om extra sammanträde skall göras skriftligen hos ordföranden med uppgift om det eller de ärenden, för vars handläggning sammanträdet begärs.
4.2 Kungörelse och annons till sammanträdena. ( 5 kap 8-10 jfr11, 32 ,40 §§ KL)
14 § Kungörelse om sammanträde med kommunfullmäktige - med uppgift om tid och plats för sammanträdet och om de ärenden, som skall behandlas - utfärdas av ordföranden eller, vid förhinder för denne, av vice ordföranden. Kungörelsen skall anslås på kommunens anslagstavla minst en vecka före sammanträdes dagen. Kungörelsen skall inom samma tid på ett lämpligt sätt också lämnas till varje ledamot och ersättare. Uppgift om tid och plats samt de viktigaste ärendena för sammanträdet skall minst en vecka före sammanträdesdagen införas i den eller de ortstidningar som fullmäktige beslutar.
Fullmäktige beslutar särskilt om i vilken eller vilka ortstidningar som annonsering om sammanträde ska ske. Annonsering ska även ske på kommunens/landstingets webbplats. Fullmäktige bestämmer i vilken utsträckning uppgift om de ärenden som ska be-handlas ska införas i ortstidningen/ortstidningarna. Om särskilda skäl föreligger får dock ordföranden inför
5
ett visst sammanträde begränsa annonseringen i ortstidningen/ortstidningarna samt på webbplatsen.
Om ärende fordrar så skyndsam handläggning att kungörande i den ordning, som föreskrivs ovan inte hinns med, skall kungörelsen med uppgift om ärendet anslås senast vardagen närmast före sammanträdesdagen och på ett lämpligt sätt lämnas till varje ledamot och ersättare i fullmäktige så tidigt, att den kan tänkas nå dem inom samma tid.
4. 3 Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde
15 § Fullmäktiges sammanträden bör om möjligt avslutas före kl. 22.00. Fullmäktige skall senast en halvtimme före detta klockslag tillfrågas om sammanträdet skall fortsätta omedelbart eller annan dag eller om återstående ärenden skall handläggas vid nästa sammanträde. 16 § Om fullmäktige inte hinner slutföra ett sammanträde på den utsatta sammanträdesdagen, kan fullmäktige besluta att förlänga tiden för sammanträdet. Fullmäktige kan också besluta att avbryta sammanträdet och att hålla fortsatt sammanträde en senare dag för att behandla de ärenden som återstår. I ett sådant fall beslutar fullmäktige genast, när och var sammanträdet skall fortsätta. Om fullmäktige beslutar att hålla fortsatt sammanträde, utfärdar ordföranden en kungörelse om det fortsatta sammanträdet på vanligt sätt. Om sammanträdet skall fortsätta inom en vecka, behöver någon kungörelse inte utfärdas. I ett sådant fall låter ordföranden dock underrätta de ledamöter och ersättare som inte är närvarande när sammanträdet avbryts om tiden och platsen för det fortsatta sammanträdet. Beslut om förlängt eller fortsatt sammanträde skall protokollföras i eller i anslutning till den paragraf då beslutet fattades.
4.4 Ärenden och handlingar till sammanträdena
17 § Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena när fullmäktige ska behandla ett ärende, om inte annat följer av lag. 18 § Styrelsens, övriga nämnders och beredningars förslag till beslut eller yttranden i de ärenden som tagits in i kungörelsen bör tillställas varje ledamot och ersättare före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken omfattning övriga handlingar ska tillställas ledamöter och ersättare före sammanträdet. Handlingarna i varje ärende bör finnas tillgängliga för allmänheten i sammanträdeslokalen under sammanträdet. Interpellationer och frågor bör tillställas samtliga ledamöter och ersättare före det sammanträde vid vilket de avses bli ställda.
6
5. Ärendenas beredning och turordning 5.1 Turordning för handläggning av ärendena
19 § Vid sammanträdet handläggs ärendena i den ordning de tagits upp i kungörelsen om inte fullmäktige beslutar annat. Ärenden av större allmänt intresse bör upptas i början på föredragningslistan. Interpellationer besvaras direkt efter det att ärenden av större allmänt intresse har behandlats, såvida inte interpellationen i sig kan anses vara av sådan art.
Fullmäktige kan dock besluta om ändrad turordning för ett eller flera ärenden
.
5.2 Beredning av ärendena
20 § Om kommunfullmäktige inte beslutar något annat, avgör kommunstyrelsen hur de ärenden som kommunfullmäktige skall behandla skall remitteras. Kommunstyrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remissinstans av sådana ärenden. Ärende som inkommit och som senare kan bli föremål för fullmäktiges behandling överlämnas till respektive nämnd och/eller förvaltning för handläggning. Fullmäktiges ordförande skall hållas underrättad om ärenden av vilka det klart framgår att de måste behandlas av fullmäktige och som är av större vikt. 5.2.1 Beredningsplikten ( 5 kap 26-34 §§ KL) 21 § Alla ärenden som fullmäktige avgör måste först beredas, antingen av en fullmäktigeberedning eller av en nämnd vars verksamhetsområde berörs av ärendet. Om ärendet endast har beretts av en fullmäktigeberedning måste den eller de nämnder vars verksamhetsområde berörs av ärendet alltid ges tillfälle att yttra sig. Kommunstyrelsen skall alltid ges tillfälle att yttra sig. Kommunstyrelsen skall lägga fram förslag till beslut om inte en annan nämnd eller en fullmäktigeberedning gjort detta. Ett ärende som är brådskande får avgöras utan beredning om samtliga närvarande ledamöter är ense om beslutet. Beredningstvånget ovan gäller inte för val eller avsägelse från ett uppdrag som förtroende vald. 7
6. Motioner, interpellationer och frågor 6. 1 Motioner ( 5 kap 33 § KL)
22 § En motion skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad eller på annan sätt bestyrkt av en eller flera ledamöter i fullmäktige. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. Motionen skall avlämnas till fullmäktiges ordförande eller till enheten för kommunkansli och juridik senast sista vardagen före den sammanträdesdag motionen skall väckas. Fullmäktige beslutar om remiss för beredning av motion. Ersättare får väcka motion endast vid sammanträde då ersättaren tjänstgör som ledamot. En motion bör beredas så, att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen väcktes. Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen från vidare handläggning Kommunstyrelsen skall kvartalsvis redovisa till fullmäktige de motioner vilkas beredning ännu inte slutförts
. 6. 2 Interpellationer ( 5 kap 49-53 §§ KL)
23 § En interpellation skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad eller på annan sätt bestyrkt av en ledamot. Interpellation skall inges till enheten för kommunkansli och juridik senast tredje vardagen före det sammanträde vid vilket den är avsedd att framställas. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma interpellation. Interpellation bör besvaras senast under det sammanträde som följer närmast efter det då interpellationen ställdes. Interpellationen överlämnas till den person till vilken den är riktad samt till kommun fullmäktiges sekreterare. Anteckning om att interpellationssvar kommer att lämnas vid visst sammanträde bör intas i kungörelsen om sammanträdet.
Den ledamot som har ställt interpellationen bör få del av svaret dagen före den sammanträdesdag, då svaret ska lämnas
. Interpellation som ställts till kommunstyrelsens
eller annan nämnds
ordförande får ordföranden överlämna att besvaras av annan i kommunstyrelsen
eller i annan nämnd
som p.g.a. sitt uppdrag har särskilda förutsättningar att besvara interpellationen eller av sådan ledamot i styrelse för aktiebolag, ekonomisk förening eller stiftelse, som utsetts av fullmäktige. 8
Om en interpellation avser förhållandena i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 eller 18 §§ KL, får den ordförande till vilken interpellationen har ställts överlämna till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen.
En ersättare får lämna in en interpellation under ett sammanträde, om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En ersättare som ställt en interpellation har rätt att delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas. Ersättaren har därvid beslutanderätt endast om ersättaren tjänstgör
6.3 Frågor ( 5 kap 54-56 §§ KL)
24 § En fråga skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad eller på annan sätt bestyrkt av en ledamot. Den skall ges in till enheten för kommunkansli och juridik senast tredje vardagen före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den. Vad som sägs 20§ gäller i tillämpliga delar också på fråga Om den tillfrågade förklarat sig beredd att besvara frågan, beslutar fullmäktige utan föregående överläggning om frågan får framställas. Lämnas sådant medgivande, bör frågan besvaras vid sammanträdet. När fråga besvaras får endast den ledamot, som framställt frågan och den som lämnar svaret delta i överläggningen. Fullmäktige kan besluta att en fråga får behandlas som interpellation om frågeställaren själv begär detta. Sådant beslut skall fattas utan föregående överläggning.
7. Återredovisning från nämnderna (3 kap. 15 § KL)
25 § Fullmäktige beslutar om omfattningen och formerna för nämndernas återredovis-ning av uppdrag som fullmäktige lämnat. Närmare bestämmelser härom anges i respektive nämnds reglemente.
8. Prövning av ansvarsfrihet och anmärkning (5 kap. 25 a och 31 § KL)
26 § Ordföranden bereder i samråd med vice ordförandena frågor och ärenden om ansvarsfrihet och anmärkning.
9. Sammanträdet 9.1 Upprop
27 § Vid sammanträdes början förrättas upprop. Avbryts pågående sammanträde skall nytt upprop ske då sammanträdet fortsätter. Upprop avslutas med klubbslag. Om ledamot infinner sig vid sammanträde efter det att uppropet är avslutat, skall ledamoten anmäla sig hos ordföranden, som efter tillkännagivanden om närvaron låter ledamoten inträda i tjänstgöring. 9
Ledamot och ersättare, som tjänstgör i ledamots ställe, får inte annat än tillfälligtvis lämna sammanträde utan att anmäla detta till ordföranden.
9.2 Protokolljusterare, tid och plats (5 kap 61 §)
28 § Ordföranden bestämmer tid och plats för justeringen av protokollet från sammanträdet. Sedan uppropet har förrättats enligt 22 §, väljer fullmäktige två ledamöter att tillsammans med ordföranden justera protokollet från sammanträdet och att i förekommande fall biträda ordföranden vid röstsammanräkningar.
9.3
Yttrande- och replikrätt
Rätt att delta i överläggningar
(5 kap 21, 22 §§ KL)
29 § Även icke tjänstgörande ersättare har yttranderätt (ej beslutanderätt) vid fullmäktiges överläggningar. Ordföranden, samt vid dennes förfall vice ordföranden, i en nämnd vars verksamhetsområde ett ärende berör får delta i överläggningarna i ärendet. Ordföranden i en nämnd eller någon annan som besvarar en interpellation eller en fråga, får delta i den överläggning som hålls med anledning av svaret.
Ordföranden och vice ordförandena i en fullmäktigeberedning har rätt att delta i överläggningen när fullmäktige behandlar ett ärende som beredningen har handlagt
.
Styrelsens ordförande i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 §§ KL, har rätt att delta i överläggningen när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i före taget.
30 § Den tjänsteman som har den ledande ställningen bland kommunens tjänstemän äger rätt att delta i kommunfullmäktiges överläggningar.
Fullmäktiges sekreterare får yttra sig om lagligheten av det som förekommer vid sammanträdena.
31 § Kommunens revisorer får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisions berättelsen och årsredovisningen. Revisorerna får också delta i överläggningen, när fullmäktige behandlar ett ärende som berör revisorernas egen förvaltning. 32 § Ordföranden låter efter samråd med vice ordföranden i den utsträckning som det behövs kalla ordförandena och vice ordförandena i nämnderna och fullmäktigeberedningarna, revisorerna samt anställda hos kommunen för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Detsamma gäller utomstående sakkunniga. 10
Om fullmäktige inte beslutar något annat, bestämmer ordföranden efter samråd med vice ordförandena i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar på ett sammanträde får yttra sig under överläggningarna. 33 § Fullmäktige får bestämma att ledamöterna i en fullmäktigeberedning skall ha rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten när fullmäktige behandlar ett ärende som beredningen handlagt.
9. 4 Talarordning och ordning vid sammanträden
34 § Ledamot och annan som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar får ordet i den ordning de anmält sig och blivit uppropade. Den som under överläggningen i en fråga anser sig eller sitt parti angripet, kan få ordet för kort replik. Som rekommendation gäller att den som lämnar replik har högst två minuter till sitt förfogande för repliken. Ordet skall då begäras omedelbart efter föregående anförande. Replik medges endast två gånger under samma huvudanförande. När ledamot uppropas för att få ordet, bör ordföranden omnämna dennes partitillhörighet. För talare, som yttrar sig upprepade gånger under ett sammanträde, avstår ordföranden lämpligen från att omnämna partitillhörigheten. Detsamma gäller för replikerna. Om någon i sitt yttrande avlägsnar sig från ämnet eller blandar in något, som inte hör dit, får ordföranden med klubbslag fästa talarens uppmärksamhet därpå. Om talaren inte rättar sig, kan ordföranden frånta honom ordet. I övrigt får ingen avbryta en talare under hans anföranden. Ordföranden kan utvisa den som uppträder störande och ej rättar sig efter tillsägelse. Uppstår oordning som ordföranden inte kan avstyra, får ordföranden upplösa
eller ajournera
sammanträdet.
9. 5 Yrkanden m.m. ( 5 kap 45 § KL)
35 § Ett förslag eller yrkande, som ledamot framställer under överläggningen i ett ärende och som skall föranleda proposition, skall avfattas skriftligen. Ordföranden får vägra proposition, om ordföranden anser att ett framställt förslag eller yrkande strider mot gällande lag eller allmän författning eller denna arbetsordning. Om kommunfullmäktige bifaller yrkande att proposition skall ställas, får ordföranden dock inte vidare vägra proposition. Ordföranden skall vägra proposition, om ordföranden anser att ett framställt förslag eller yrkande innebär ett nytt ärende. I sådant fall blir ordförandens beslut gällande. Vad nu sagts är inte tillämpligt i ärende som inte behöver beredas. 11
När kommunfullmäktige har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats rätt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller återtas, om inte kommunfullmäktige beslutar medge det enhälligt.
7.6 Deltagande i beslut och jäv ( 4 kap 20 §, 5 kap 20, 20a §§ KL)
36 § En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut, skall anmäla detta till ordföranden, innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om kommunfullmäktige fattar det med acklamation. En ledamot som inte deltar i handläggningen av ett ärende på grund av jäv bör lämna sin plats under handläggningen av ärendet.
9. 7 Omröstning ( 4 kap 20 §, 5 kap 42-44, 46 §§ KL)
37 § När omröstningar genomförs, biträds ordföranden av de två ledamöterna som har utsetts att justera protokollet. Omröstningarna genomförs så, att ledamöterna avger sina röster efter upprop. Uppropet sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist. Sedan omröstningen har avslutats, befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge sin röst. Inte heller får någon ledamot ändra eller återta en avgiven röst efter klubbslaget. Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning skall en ny omröstning genomföras omedelbart.
9. 8 Valsedlar
38 § En valsedel som avlämnats vid en sluten omröstning skall uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig: 1 om den upptar namnet på någon som inte är valbar 2 om den upptar flera eller färre namn än det antal personer som skall väljas. 3 om den upptar ett namn som inte klart utvisar vem som avses. Det som sagts nu gäller inte vid val som sker med tillämpning proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. 12
9.9 Reservation ( 4 kap 22 § KL)
39 § Den som vid sammanträde med kommunfullmäktige deltagit i avgörande av ärende, får anföra reservation mot fattat beslut. Reservation skall anmälas innan sammanträdet avslutas. Om reservationen utvecklas närmare skall den avfattas skriftligen och lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.
Om fullmäktige beslutar att omedelbart justera den paragraf i protokollet som reservationen avser, ska motiveringen dock lämnas så snart det kan ske och senast under den sammanträdesdag beslutet fattades.
9.10 Bordläggning och återremiss (5 kap 36, 37 § KL)
40 § Ett ärende skall bordläggas eller återremitteras, om det begärs av minst en tredjedel av de närvarande ledamöterna. Enkel majoritet krävs dock om ärendet tidigare bordlagts eller återremitterats på begäran av en minoritet . För bordläggning eller återremiss i fråga om val krävs enkel majoritet. Motiveringen till ett beslut om återremiss skall bestämmas av de ledamöter som begärt återremittering. Ett bordlagt ärende skall behandlas på fullmäktiges nästa sammanträde, om fullmäktige inte beslutar något annat.
10. Valfrågor 10.1 Valberedning
41 § Vid första sammanträdet efter det val av kommunfullmäktige ägt rum, väljer fullmäktige för löpande mandatperiod en valberedning, bestående av 5 ledamöter och lika många ersättare Fullmäktige väljer samtidigt och för samma tid bland valberedningens ledamöter en ordförande och en vice ordförande i beredningen. Valberedningen skall lägga fram förslag i alla valärenden som kommun- fullmäktige skall behandla med undantag av valen av kommunfullmäktiges presidium, val- beredning eller fyllnadsval som inte är ordförandeval. Kommunfullmäktige kan dock besluta att förrätta även ett annat val utan föregående beredning. Vad som gäller för nämnder i kommunallagen skall i tillämpliga delar även gälla för valberedningen i fråga om sammanträden, beslutsförfarande, beslutsförhet, protokoll justering av protokoll samt reservation. 13
11. Protokoll m.m 11.1 Protokollsjustering och protokollsutformning ( 5 kap 57-62 §§ KL)
42 § Protokollet justeras av ordföranden och två ledamöter. Om två eller flera ledamöter har fungerat som ordförande under ett sammanträde, justerar varje ordförande de paragrafer i protokollet som redovisar de delar av förhandlingarna som ordföranden lett. Protokollet skall enligt kommunallagen justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet. Inriktningen i Kungälvs kommun är dock att fullmäktiges protokoll skall justeras senast en vecka efter sammanträdet. Fullmäktige får besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen skall redovisas skriftligt, innan fullmäktige justerar den. Av protokollet skall framgå vem som lagt de förslag som underställts fullmäktige för avgörande. För beslutssatserna gäller följande: - Bör vara åtgärdsinriktade och helst inte innefatta flera åtgärder i samma beslutsmening. - Bör vara så självständiga som möjligt, dvs kunna förstås lösryckta ur sitt sammanhang utan hänvisning till bilagor. - Bör uttryckas i huvudsatser, dvs inte i form av s k "att-satser".
11.2 Tillkännagivande av justering (5 kap 62 § KL)
43 § Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats, skall justeringen tillkännages på kommunens anslagstavla. Protokollsjusteringen bör även framgå av kommunens webbsida. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före den tid som gäller för överklagande enligt 10 kap 6 § kommunallagen.
11. 3 Expediering och publicering
44 § Så snart kommunfullmäktiges protokoll blivit justerat skall kopia av protokollet överlämnas till kommunstyrelsen samt kommunens revisorer och tillställas de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet.
Ordföranden undertecknar och sekreteraren kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och de andra handlingar som upprättas i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutar annat
.
45 § Protokollet ska utöver de i 5 kap. 62 § KL uppställda kraven på tillkännagivande även inom samma tid publiceras på kommunens webbplats
. 14
___________________________ 15
10. FULLMÄKTIGEBEREDNINGAR
40 § Fullmäktige har fem fasta beredningar som arbetar övergripande företrädesvis inom nedan angivna områden nämligen: • • • Demokratiberedning Lärandeberedning Välfärdsberedning (demokrati, medborgare, integration, jämställdhet och mångfald) (skola/utbildning/lärande, kultur och fritid) (välfärdspolitik inom kommunala ansvarsområden samt folkhälsa (ekonomi) • • Ekonomiberedningen Framtid/utvecklingsberedning (hållbar utveckling, fysisk planering, bostadsförsörjning, näringslivsfrågor, IT frågor och besöksnäring) 41 § Fullmäktige kan tillsätta en eller flera tillfälliga beredningar för beredning av vissa ärenden eller av viss fråga. I den tillfälliga beredningen kan fem till nio ledamöter ingå. Beredningen har tillgång till en beredningssekreterare och kan vid behov kalla in sakkunniga tjänstemän. Beredningen har också möjlighet att adjungera även andra än redan förtroendevalda. Av beslut om tillsättande av tillfällig beredning skall framgå direktiv, syfte, frågeställningar, avgränsningar, bemanning och tidplan för uppdraget. 42 § De fasta beredningarnas mandatperiod sammanfaller med fullmäktiges mandatperiod De år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet, väljer fullmäktige för den löpande mandatperioden ledamöter till de fasta fullmäktigeberedningarna. De fasta beredningarna bemannas enligt följande: Demokratiberedningen 13 ledamöter Lärandeberedningen 13 ledamöter 13 ledamöter 13 ledamöter 13 ledamöter Välfärdsberedningen Ekonomiberedningen Framtid- och utvecklingsberedningen Bland ledamöterna väljer fullmäktige en beredningsledare och en oppositionsledare. Beredningsledaren tituleras ordförande och oppositionsledaren tituleras vice ordförande. I ordförandens ansvar ingår att säkerställa närvaron i beredningen. Demokratiberedningen skall bestå av kommunfullmäktiges presidium och minst en ledamot från övriga partier representerade i fullmäktige. 43 § Fullmäktige bestämmer för varje tillfälle antalet ledamöter och ersättare i en tillfällig beredning samt mandattiden för denna. 44 § Fullmäktiges presidium har närvarorätt i beredningarna 16
45 § En beredning bereder de ärenden inom sitt uppgiftsområde som fullmäktige skall avgöra. En fullmäktigeberedning får väcka ärenden i fullmäktige inom sitt uppgiftsområde. En fullmäktigeberedning bör lägga förslag till beslut i beredningsskrivelsen. 46 § En fullmäktigeberedning skall följa den verksamhet inom kommunen som hör till fullmäktigeberedningens uppgiftsområde och hos fullmäktige göra de framställningar som fullmäktigeberedningen finner påkallade. En berednings uppgift är att • • • • utarbeta förslag till övergripande och långsiktiga politiska mål- och inriktningsdokument för verksamheterna löpande utvärdera och till fullmäktige föreslå ändringar av fastställda mål- och inriktningsdokument följa verksamheten inom respektive område ta initiativ inom sitt område • skaffa och bibehålla omvärldskunskap m.m. inom sitt område 47 § En fullmäktigeberedning får från kommunens nämnder och anställda begära in de upplysningar och de yttranden som behövs för att fullmäktigeberedningen skall kunna fullgöra sina uppgifter. 48 § Beredningarna äger att som biträde adjungera sakkunnig för viss tid eller för beredningens mandattid. 49 § En beredning har rätt att få sekreterarstöd och övrig grundläggande administrativ service. 50 §. En beredning får handlägga ärenden bara när fler än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har beredningsledaren utslagsröst. 51 §. Vid beredningsledarens förfall skall beredningen utse tillfällig ersättare. Fram till dess ersättare utsetts tjänstgör den till åldern äldste ledamoten som beredningsledare. 52 §. Beredningsledaren ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på ett lämpligt sätt lämnas till varje ledamot samt annan förtroendevald, som får närvara vid sammanträdet, senast fem kalenderdagar före sammanträdesdagen om inte ledamöterna enas om annat. Kallelsen bör åtföljas av en dagordning. Beredningsledaren bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på dagordningen skall bifogas kallelsen. När beredningsledaren inte kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta om inte ersättare för beredningsledaren utsetts. 18
I beredningsledarens uppgift ingår även att samverka i ärende som berör mer än en fullmäktigeberedning. 53 § För fullmäktigeberedningar skall i tillämpliga delar gälla vad som i kommunallagen är föreskrivet om nämnder i fråga om tidpunkt för sammanträden, beslutförhet och protokoll. 19
Tjänsteskrivelse
Handläggarens namn Noel Cornér 35 2012-08-14
Svar på Motion om hjärtstartare i kommunala byggnader (Dnr KS2011/1570)
Sammanfattning
I en motion från Ingemar Thorsson (V) och Harriet Blomqvist (V) föreslås att hjärtstartare skall finnas i alla kommunala byggnader, samt att personalen i närheten utbildas. I motionen förslås också att en dialog med näringslivet inleds. 1(2)
Bakgrund
Varje år drabbas ungefär 10 000 människor i Sverige av plötsligt hjärtstopp utanför sjukhus. Många av dessa är gamla med dåliga fysiska förutsättningar att överleva. Men ett antal är yngre människor i yrkesverksam ålder som skulle kunna överleva om räddningsförsök påbörjades snabbt. Plötsligt hjärtstopp innebär helt enkelt att hjärtat slutar slå. En människa som drabbas av ett plötsligt hjärtstopp kollapsar och förlorar snabbt medvetandet, blir utan puls och slutar att andas. Inom några minuter avlider personen om den inte får hjälp. Idag överlever bara cirka 500 personer av de 10 000 som drabbas. Med en hjärtstartare nära till hands ökar möjligheten att överleva. Den hjälp man som medmänniska enkelt kan ge någon som drabbats av plötsligt hjärtstopp är hjärt- och lungräddning. Korrekt utförd hjärt- och lungräddning är livsviktigt och av yttersta vikt för den drabbades överlevnad men sällan ensamt tillräckligt för att rädda någon till livet. Det stillastående hjärtat behöver startas och för detta behövs en hjärtstartare.
Bedömning
Motionärens intentioner har tillvaratagits under processen med att svara. Möjligheten att överleva påverkas framförallt av hur snabbt de olika åtgärderna kan sättas igång om någon del fördröjs så minskar chansen för överlevnad. Idag finns ett utbildningsprogram för hjärt-lungräddning inom Kungälvs kommun och det är enhetscheferna som skall se till att detta ges till personalen. Dock är kunskapen en färskvara och HLR-rådet rekommenderar uppföljning vartannat år för allmänheten för att kunna agera effektivt vid livräddning. Enbart Hjärt- och lungräddning startar inte ett stillastående hjärta. För detta behövs en hjärtstartare som levererar en strömstöt som återstartar hjärtat. Tiden till första defibrillering är direkt avgörande för överlevnadschansen vid hjärtstillestånd, enligt Svenska rådet för hjärt lungräddning (HLR-rådet) minskar överlevnadschansen med tio procent för varje oanvänd minut. Helst ska defibrillering ske inom tre minuter. Idag finns det, av kommunen installerade, hjärtstartare i nämndhuset, på brandstation i Marstrand och på Koön samt på räddningstjänstens släckbil i Kode och i Kungälv.
KOMMUNLEDNINGSSEKTOR
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
2(2) Kungälvs sjukhus har en akutmottagning med två ambulanser i centrala Kungälv, en i Ale samt en i Stenungssund för kommunens norra delar. Man beräknar att en utryckning till centrala Kungälv tar cirka 3-4 minuter. Till Kode i norra delen av kommunen tar det cirka tio minuter. Förvaltningen föreslår avslag på motionens yrkande på hjärtstartare i varje byggnad på grund av det stora antalet enheter och den begränsade nyttan som de flesta av dessa skulle ge. Dock bör kommunen komplettera med fler hjärtstartare och därför bör en fördjupad utredning göras av i vilka lokaler en hjärtstartare skulle ge störst nytta. Både kommunens och privata aktörers hjärtstartare bör registreras på hjärtstartsregistret (hjartstartsregistret.se) som drivs av civilförsvarsförbundet.
Ekonomisk bedömning
Priset per enhet bedöms uppgå till cirka 15 000 kr och kommunen har idag över 100 fastigheter där alla typer av kommunal verksamhet bedrivs. Förutom inköpskostanden behövs underhåll av hjärtstartaren. Normalt behöver elektroderna bytas ut vart annat år (cirka 700 kr) samt batteriet bytas vart fjärde år (cirka 1700 kr). Kostnaden per enhet blir då ca 2200 kr per år exkl. utbildning, under enhetens beräknade livslängd på tio år. Till detta tillkommer träning i hjärt- lungräddning med hjärtstartare (D-HLR) för personal jobbandes i närheten av enheten samt ett utbyggt underhållsprogram för att byta elektroderna och batteriet.
Förslag till kommunfullmäktige
1. Avslag på förslaget om hjärtstartare i alla kommunens byggnader. 2. Bifall till att inleda dialog med privata näringslivet för att andra publika anläggningar också installerar hjärtstartare och utbildar sin personal i hur dessa används. 3. Uppdrag till förvaltningen att genomföra en fördjupad studie av i vilka lokaler en komplettering av hjärtstartare skulle ge störst nytta. Patrik Skog Enhetschef Expedieras till: Patrik Skog Ing-Britt Runger Sektorchef För kännedom till:
36
Utvecklingspartiet Morgan Persson 2011-02-15
Anteckning till Protokollet avseende punkt 18. Svar på motion om Undomsborgen!
1(1) Ett mycket märkligt agerande från Centerpartiet föranleder denna anteckning till protokollet. Centerpartiet lägger en motion om införandet av en ungdomsborgen men startar ärendet genom att begära en återremiss av sin egen motion. Varför?, tror man inte på att sina egna idéer är bra? Som skäl för återremissen anger man att mer information i ärendet krävs trots att det dagen innan fullmäktige, bland gruppledarna, cirkulerat ett mail från kommunjuristen som anger att det är fullt möjligt att införa en kommunal ungdomsborgen. Till skillnad från Centern anser vi i Utvecklingspartiet att motionen inte behövde ytterligare utredning utan vi yrkade att motionen skulle bifallas. I den påföljande debatten kan man också konstatera att det är Centerpartiets ersättare i form av Ros-Mari Stenman och Patrik Renström som står upp för att ge Kungälvs ungdomar en möjlighet bland flera att göra sitt inträde på bostadsmarknaden. Tyvärr är det på det viset att ersättare har enbart yttranderätt i kommunfullmäktige vilket gjorde att ingen av dessa nämnda kunde yrka bifall och någon hjälp från övriga ordinarie ledamöter fick man inte. I den efterföljande debatten kan man också konstatera att socialdemokraterna sa blankt nej till en ungdomsborgen. Man fortsatte med sitt mantra om fler hyreslägenheter men glömmer då att det inte är fler hyresrätter som är ingången för ungdomar utan det är fler billiga lägenheter som måste till och då måste vi politiker dra ner på kraven för våra exploatörer annars går det inte att bygga lägenheter för unga. Som exempel kan en hyreslägenhet på Kongahälla uppgå till 9000 – 10000 kronor i månaden. Vilken ungdom har råd med en sådan hyresnivå? Utvecklingspartiet har lagt en motion där vi vill att vindsvåningar skall kunna inredas till ungdomslägenheter vilket innebär att man i ett trevåningshus måste frångå eller ge dispens från kravet på hiss. Just kraven på hiss är nämligen ett sådant fördyrande ingrepp att det inte är lönsamt för en fastighetsägare att inreda sina vindsvåningar. Det finns massor av andra saker man politiskt kan göra. Åter till debatten, det är också intressant att varken Moderater som Folkpartister överhuvudtaget väljer att debattera frågan om ungdomsborgen, varför? För alla som är intresserade av våra ungdomar och hur politikerna arbetar så rekommenderar jag varmt att ni tittar på webbinspelningen av punkt 18 på kommunfullmäktige den 10 februari för det sägs mycket intressanta saker. Kortvarianten är dock att det finns två partier i Kungälv som vill verka för fler möjligheter för våra unga att få lägenhet, det är Centern och Utvecklingspartiet. Centern tror dock inte på sin egen motion men som tur är så gör vi det i Utvecklingspartiet. Morgan Persson Utvecklingspartiet
Beredningsskrivelse
Handläggarens namn Lars Davidsson 2012-05-16
Motion om Ungdomsborgen (Dnr KS2010/824)
Sammanfattning
Motionen om ungdomsborgen syftar till underlätta för ungdomar att bo kvar i kommunen genom att ställa säkerhet vid förstagångsanskaffning av bostad i de fall ungdomen har anställningsform som inte uppfyller kreditgivares krav vid långivning. Ekonomiberedningen yrkar avslag på motion om ungdomsborgen. 1(2)
Bakgrund
Motionen om ungdomsborgen syftar till underlätta för ungdomar att bo kvar i kommunen genom att ställa säkerhet vid förstagångsanskaffning av bostad i de fall ungdomen har anställningsform som inte uppfyller kreditgivares krav vid långivning.
-1 Bedömning
Ekonomiberedningen har behandlat motionen parallellt med sin översyn av kommunens borgenspolicy och har förutom diskussioner inom beredningen och i partigrupperna ställt frågor till de banker som verkar i kommunen. Bankerna uppger att de gör individuella bedömningar och är intresserade av låntagarens hela ekonomiska situation. På förfrågan uppger man att man inte avslår några ansökningar utan noggrann analys av både nuvarande och tidigare inkomst och anställning. Att arbeta inom bemanningsföretag är inte hinder för kreditgivning. Ekonomiberedningen konstaterar att man inte för närvarande ser det behov motionären pekar på och yrkar därför avslag på motionen.
Förslag till beslut i kommunfullmäktige
Motion om ungdomsborgen avslås. Bengt Gustafsson (m) beredningsledare Thomas Alpner (m) Håkan Helsner (fp) Jonas Andersson (s) vice beredningsledare Lennart Stansvik (m) Brita Ullman (kd) ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
Bo Åslund (c) Ulla Johansson (s) Jeanette Rigné (v) Kent Aulin (mp) Expedieras till: För kännedom till: Leif Hasselgren (up) Björn Brogren (s) Sven Niklasson (sd) 2(2)
37
Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum Sida § 182/2012
2012-05-23
1 (1)
Information för beslut kring översyn av arbetsresor för färdtjänstresenärer (Dnr KS2011/2562)
Kommunfullmäktige beslutade 2012-02-16 om att upphöra med subventionerade färdtjänstresor till och från arbetsplatsen för de som har färdtjänst, så kallade ”arbetsresor” Från och med den 1 april 2012 är kostnaden för färdtjänstens resor densamma för alla resenärer oavsett ändamålet med resan. Taxan för resorna är baserade på Västtrafiks baspris + ett procentuellt påslag beroende på vart resenären reser.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse Information för beslut kring översyn av arbetsresor för färdtjänstresenärer daterad 2012-04-17 Bilaga Protokollsutdrag daterad 2012-04-17 Bilaga Protokollsutdrag daterad 2012-04-17
Tilläggsyrkande
Ulrica Brogren (S): Samhällsbyggnadsutskottet får i uppdrag att utföra en ny utredning i syftet att främja arbetslinjen med hänsyn taget till rimliga konsekvenser för våra brukare.
Proposition
Ordförande ställer proposition på tilläggsyrkandet och finner att kommunstyrelsens ledamöter beslutar att anta Ulrica Brogrens (S) tilläggsyrkande. Omröstning begärs inte.
Beslut
1.
Informationen antecknas till protokollet 2.
Samhällsbyggnadsutskottet får i uppdrag att utföra en ny utredning i syftet att främja arbetslinjen med hänsyn taget till rimliga konsekvenser för våra brukare. __________ Anteckning till protokollet anmäls av Ulrica Brogren (S). Expedieras till Ove Wiktorsson (C), Mats Frisell (S) För kännedom till Justeras sign
KOMMUNSTYRELSEN
Är sifferunderlaget korrekt gällande arbetsresor för färdtjänstresenärer?
Efter att ha läst handlingarna till ärende 26, Översyn av arbetsresor för färdtjänstresenärer (Dnr KS2011/2562), så upptäckte jag en rad motstridiga siffror och gör följande reflektion: Enligt tjänsteskrivelsen har man räkneexemplet 3 mil enkel resa. Om man räknar från centralorten Kungälv finns det inte många ställen som det är 3 mil till. Närmast är Marstrand (2,6 mil), om man lägger ihop avstånden från de större orterna så blir ett genomsnittligt avstånd 1,3 mil enkel resa för Kungälvs kommun räknat. Då skulle kostnaden för egen bil bli ca 2160: -/månad. Det kan jämföras med tjänsteskrivelsens siffror 4800: -/månad. MEN detta förutsätter att kostnaden för milersättningen är riktig. Om man söker på konsumentverket ( http://www.konsumentverket.se/bilar/Bilkalkylen/ ) finns en rad olika siffror beroende på vilken bil man har. Tittar man sedan på kostnaderna när det gäller uträkning av färdtjänsten så har man räknat på västtrafiks bas pris vilket innebär att det är enkelbiljett pris. På deras hemsida ( http://www.vasttrafik.se/#!/biljetter-priser/ ) beskriver de olika typer av prisalternativ. Enkelbiljett inom Kungälv kostar 33: -/resa (=1320: -/månad) där står det ”för dej som åker sällan” sedan finns det kort med kontoladdning då kostar resan 26.30:-/resa (=1052: -/månad) enligt västtrafiks beskrivning är detta ”för dej som åker då och då”. För en som åker varje dag så köper man period kort ”när du reser nästan varje dag” (citat från västtrafiks informations sida). När det gäller arbestresor för färdtjänstresenärer borde man utgått från period kort 610: - + 15 % (= 915: -/månad). Resa inom
Kungälv
Med buss egen bil färdtjänst
610 kr/mån 2160 kr/mån (40: -/mil) 2000 kr/mån 4800 kr/mån (kommunens uträkning) Resa
Kungälv – Göteborg
1085 kr/mån 4320 kr/mån (40: -/mil) 3920 kr/mån 6400 kr/mån (kommunens uträkning) Genomsnittlig resa Kungälv – Göteborg 2,7 mil enkel väg. Tittar man sedan på resor som sker mellan Kungälv & Göteborg finns det liknande motsägelser. Kan också tycka att detta ärende som rör funktionshindrade borde gått genom, eller delvis hanterats av, sociala utskottet, eftersom det är där kunskapen kring brukarna finns. På grund av dessa motsägelser frågasätter jag kalkylerna som gjorts i handläggningen av detta ärende och som då också rör beslutet som helhet. Samhällsbyggnadsutskottet bör få i uppdrag göra en ny utredning i syfte att främja arbetslinjen, med hänsyn taget till rimliga konsekvenser för våra brukare.
Ulrica Brogren (s)
Beredningsskrivelse
Handläggarens namn Sara Baghchehsaraee 2012-06-28 1(2)
Ny översyn av arbetsresor för färdtjänstresenärer (Dnr KS2012/1451)
Kungälvs kommun har gjort en översyn avseende arbetsresor som effektuerades i ett beslut i kommunfullmäktige den 16 februari 2012. Nu fyra månader senare har vi börjat se effekterna av detta beslut som bland annat utmynnat i att människor av ekonomiska skäl inte längre klarar av att behålla sitt deltidsarbete utan får en bättre ekonomisk utkomst genom att sluta arbeta och i stället gå på bidrag. I kommunstyrelsen fick vi dock muntligt klart för oss att det inte skulle vara något annat än en marginell förändring. Så här i efterhand borde vi kontrollerat tjänstemännens uppgifter mer noggrant. Man kan också jämföra detta ärende med den ändring av beslut som skett avseende uteserveringsavgifterna kring allmän platsmark där man hade modet att kunna ändra sig när effekterna visade sig vara för stora. Samhällsbyggnadsutskottet kommer att ta ett politiskt initiativ genom att föreslå kommunfullmäktige att upphäva beslut fattat 2012-02-16, (Dnr KS 2011/2562) och att de tidigare gällande avgifter fortsatt används. Samhällsbyggnadsutskottet beslutar dessutom att ge förvaltningen ett uppdrag att se över färdtjänsttaxorna och återkomma med ett förslag som harmoniserar med jämförbara kommuner men där effekterna för den enskilde inte medför att det är bättre att gå på bidrag än att arbeta.
Förslag till kommunfullmäktige
1.
Beslutet från den 16 februari 2012 kommunfullmäktige § 27/2012 upphävs och fastslår att de tidigare gällande avgifterna används. 2.
Kommunstyrelsen får i uppdrag att se över färdtjänstresorna och återkomma med ett förslag som harmoniserar med jämförbara kommuner. För samhällsbyggnadsutskottet den 28 juni 2012 Morgan Persson, Utvecklingspartiet Expedieras till:
KOMMUNLEDNINGSSEKTOR
ADRESS TELEFON FAX E-POST HEMSIDA Nämndhuset · 442 81 Kungälv 0303-23 80 00 0303-190 35 [email protected] www.kungalv.se
För kännedom till: 2(2)
38
Kallelse
Sammanträdesdatum 2012-08-29
Redovisning av delegeringsärenden till kommunstyrelsen
2
Delegeringsbeslut
KS2012/1359-1 Hyreskontrakt m krysslista. För tiden 2011-10 01 - 2016-09-30. 7 8 3 4 5 6 9 10 11 12 13 14 15 KS2012/1359-2 Tillägg till hyreskontrakt. KS2011/1667-5 Tillägg ang annuitetsbetalning KS2012/1399-1 Hyreskontrakt, krysslista mm. för tiden 2011 09-01 - 2014-08-31. KS2010/2724-21 Överenskommelse om uppskov med avflyttning, nr 6. KS2012/1352-1 Hyreskontrakt KS2012/1354-1 Hyreskontrakt för tiden 2012-06-18 - 2012-06 24. KS2012/1375-1 Hyreskontrakt för tiden 2012-07-01 - 2012-12 31. KS2012/1461-1 Tillägg till hyresavtal med Kungsparkens Bostads AB. KS2012/676-2 Protokoll från förhandling mellan Hyresgästföreningen och Kungälvs kommun. KS2012/1470-1 Hyreskontrakt för tiden 2012-01-01 - 2015-07 30. KS2012/1472-1 Tillägg ang debiterings rutiner. KS2012/1473-1 Tillägg till hyresavtal 4104 80002. Ombyggnad. KS2012/1501-1 Överenskommelse om förtida upphörande av hyresavtal.
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
ADRESS Nämndhuset · 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132 17 E-POST [email protected] HEMSIDA www.kungalv.se
Kallelse
Sammanträdesdatum 16 2012-08-29 KS2012/1474-1 Hyreskontrakt för bostad. Eva och Kent Öberg. 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 KS2012/576-25 Tillsättningsbeslut A269203 förskollärare, vik, till Fyrklöverns förskoleenhet KS2012/576-26 Tillsättningsbeslut A262074 lärare åk 1-6 till Diserödsskolan KS2012/576-27 Tillsättningsbeslut A262081 fritidspedagog till Diserödsskolan KS2012/576-28 Tillsättningsbeslut A262073 lärare åk 1-6 till Diserödsskolan KS2012/576-29 Tillsättningsbeslut A269203 förskollärare till Fyrklöverns förskoleenhet KS2012/576-30 Tillsättningsbeslut A264996 förskollärare till Naturförskolan, Solängens enhet KS2012/576-31 Tillsättningsbeslut A259771 bygglärare till Mimers Hus gymnasium, Rollsboskolan KS2012/576-32 Tillsättningsbeslut A269626 lärare, tidigare år, till Kullens och Olseröds skola KS2012/576-16 Tillsättningsbeslut A253237 sjuksköterska till Hemsjukvården, semestervik. Vård- o Äldreomsorgen KS2012/576-17 Tillsättningsbeslut A252548 fritidspedagog till Kastellegårdsskolan KS2012/576-18 Tillsättningsbeslut A250856 förskollärare till Hålta skola KS2012/319-2 Uppsägning av nyttjanderättsavtal för vattenledning inom Vena 1:3 KS2012/576-19 Tillsättningsbeslut A252532 systemförvaltare/löneadministratör till Lön- o Personaladministration FM-service
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
38 39 40 41 42 43 44 45 46 47
Kallelse
Sammanträdesdatum 30 2012-08-29 KS2012/576-20 Tillsättningsbeslut A232867 skolsköterska till Diserödsskolan 31 32 33 34 35 36 37 KS2012/576-21 Tillsättningsbeslut A249417 förskollärare till Sagoslottet, SKOLA KS2012/576-22 Tillsättningsbeslut A251305 enhetschef till Trygghetslarmet, Vård- o Äldreomsorgen KS2012/576-23 Tillsättningsbeslut Ahabiliteringspersonal till Funktionshinderverksamheten AoS KS2012/1318-1 Uppsägning av arrendekontrakt för Marstrands kyrkogård inom del av Marstrand 6:7 KS2012/576-24 Tillsättningsbeslut A263429 enhetschef till Hemtjänste, VoÄ KS2012/1295-2 Delegeringsbeslut-upplåtelse allmänplatsmark beviljas KS2012/1153-3 Ansökan om inskrivning av ändringsavtal till tomträttsavtal för Humlan 3, samt värdeintyg KS2011/2692-2 Yttrande KS2012/82-1 Skrotbilsprotokoll - tillstyrkt KS2012/633-2 KS2012/551-2 KS2012/695-2 KS2012/727-2 Delegeringsbeslut Delegeringsbeslut remissvar Yttrande Yttrande KS2012/729-2 2012-259 Yttrande Tillstyrkt KS2012/648-2 Tillstyrkt - Delegeringsbeslut KS2012/1087-1 Skrotningsprotokoll JBZ 507 Holmgången,
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 48 2012-08-29 Kungälv KS2012/1090-2 Bilplatsavtal BLE-077 49 50 51 52 53 KS2012/1116-1 Bilplatsavtal BLE-079 KS2012/1119-1 Skrotningsprotokoll PDW 172, Illergatan, Kungälv KS2011/2320-4 Avtal om anläggningsarrende avseende del av Tveten 1:1 för gatukök, undertecknad handling KS2012/1101-3 Delegeringsbeslut-upplåtelse allmänplatsmark beviljas KS2012/1263-3 Delegeringsbeslut-upplåtelse allmänplatsmark beviljas 54 55 KS2012/1231-2 Delegeringsbeslut-upplåtelse allmänplatsmark beviljas KS2012/1344-1 Kungälvs kommun står för kostnaden till Introduktionsprogram, Yrkesintroduktion i Göteborgs stad - Undantagen enligt sekretess Utbildningsverksamhet för barn och ungd, 23 kap2§ 56 57 KS2012/1345-1 Kungälvs kommun står för kostnaden till Introduktionsprogram, Yrkesintroduktion, Naturbruksprogrammet ,Individbaserad i Svenljunga kommun - Undantagen enligt sekretess Utbildningsverksamhet för barn och ungd, 23 kap2§ KS2012/1364-1 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Introduktionsprogram, Yrkesintroduktion i Ale kommun 58 59 KS2012/1364-2 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Introduktionsprogram, Yrkesintroduktion i Stenungsunds kommun KS2012/1363-1 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Introduktionsprogram, Yrkesintroduktion i
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 60 2012-08-29 Stenungsunds kommun KS2012/1368-1 Kungälvs kommun står för kostnaden till Naturbruksprogrammet, Djur i Örkelljunga kommun - Undantagen enligt sekretess Utbildningsverksamhet för barn och ungd, 23 kap2§ 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 KS2012/1365-1 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Restaurang och livsmedelsprogrammet i Sandvikens kommun KS2012/1367-1 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Barn och Fritidsprogrammet i Sandvikens kommun KS2012/1366-1 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Vård och omsorgsprogrammet i Sandvikens kommun KS2012/1360-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1351-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1349-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1348-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1324-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1467-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1460-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1459-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 72 2012-08-29 KS2012/1462-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 KS2012/1121-1 Skrotningsprotokoll SWB 888 - Pendelparkeringen, Ytterby KS2012/1380-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1383-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1389-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1340-2 Delegeringsbeslut-upplåtelse allmänplatsmark beviljas KS2012/1345-2 Kungälvs kommun står för kostnaden till Introduktionsprogram, PRO Naturbruksprogrammet i Svenljunga kommun - Undantagen enligt sekretess Utbildningsverksamhet för barn och ungd, 23 kap2§ KS2012/1384-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1387-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1385-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1388-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1395-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1396-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 85 2012-08-29 KS2012/1397-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 KS2012/1391-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1386-2 Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark, bergsvärmeborrning, Återvändsgatan 9, Marstrand KS2012/1392-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1393-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1378-2 Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark, byggnadsställning, Västerg 11, M-d KS2012/1446-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1432-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1406-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1403-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1398-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1407-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan KS2012/1353-2 Delegationsbeslut-upplåtelse allmän platsmark beviljas KS2012/1496-2 Delegationsbeslut-upplåtelse allmänplatsmark beviljas
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 99 2012-08-29 KS2012/576-33 Tillsättningsbeslut A273935 specialpedagog till Munkegärdeskolan 100 KS2012/576-34 Tillsättningsbeslut A269207 förskollärare vik till Fyrklöverns förskoleenhet 101 KS2012/576-35 Tillsättningsbeslut A256391 aktivitetsledare till Arbetslivscentrum AoS 102 KS2012/576-36 Tillsättningsbeslut A252794 VA-ingenjör till VA-verket Samhällsbyggnad 103 KS2012/576-37 Tillsättningsbeslut A273728 förskollärare till Trekungagymnasiet 104 KS2012/576-38 Tillsättningsbeslut A265119 habiliteringspersonal Västr Portens gruppboende, Funktionshinderverksamheten 105 KS2012/576-39 Tillsättningsbeslut A267120 sjuksköterska/sjuksköterskestudent till Hemsjukvården 106 KS2012/576-40 Tillsättningsbeslut A266646 undersköterska natt semvik till Bemanningsenheten FM-service 107 KS2012/576-41 Tillsättningsbeslut A263646 familjehemssekreterare till Barn- och ungdomsenheten AoS 108 KS2012/576-42 Tillsättningsbeslut A267309 undersköterska till Ytterbyhemmet 109 KS2012/1285-2 Delegationsbeslut-upplåtelse allmän platsmark beviljas 110 KS2012/1520-2 Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark, byggnadsställning Östergatan 8, M-d 111 KS2012/1529-2 Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark, varuvisning Drottninggatan 9, M-d 112 KS2012/576-43 Tillsättningsbeslut A263815 boendestödjare/Habiliteringspersonal till
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 2012-08-29 Socialpsykiatrin AoS 113 KS2012/576-44 Tillsättningsbeslut A272293 modersmålslärare i Thai till Flerspråksenheten 114 KS2012/576-45 Tillsättningsbeslut A278233 lärare i industritekniska programmet till Mimers Hus gymnasium 115 KS2012/576-47 Tillsättningsbeslut A269629 fritidspedagog till Kullens enhet 116 KS2012/576-48 Tillsättningsbeslut A263462 samordnare/verksamhetsutvecklare till Skarpe Nord, Fritid Kungälv 117 KS2012/576-49 Tillsättningsbeslut A277872 SO-lärare till Munkegärdeskolan 118 KS2012/576-50 Tillsättningsbeslut A275103 skolsköterska till Munkegärdeskolan 119 KS2012/576-51 Tillsättningsbeslut A280934 idrottslärare och annat ämne till Munkegärdeskolan 120 KS2012/576-52 Tillsättningsbeslut A266069 administratör till Vård- och Äldreomsorgen 121 KS2012/576-53 Tillsättningsbeslut A263591 undersköterska till Solhaga äldreboende 122 KS2012/576-54 Tillsättningsbeslut A280963 elevassistent till Munkegärdeskolan 123 KS2012/576-55 Tillsättningsbeslut A280061 speciallärare till Munkegärdeskolan 124 KS2012/576-56 Tillsättningsbeslut A252688 arbetsledare till Entreprenadavdelningen 125 KS2012/576-57 Tillsättningsbeslut A267136 psykolog till Stödenheten
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 2012-08-29 126 KS2012/576-58 Tillsättningsbeslut A273334 dagbarnvårdare till Kode och Romelanda 127 KS2012/576-59 Tillsättningsbeslut A275227 Lärare i textilslöjd i kombination med annat ämne till Sandbackaskolan 128 KS2012/576-60 Tillsättningsbeslut A279030 Speciallärare/specialpedagog till Kullenskolan 129 KS2012/576-61 Tillsättningsbeslut A279027 fritidspedagog till Klverbackens skola 130 KS2012/576-62 Tillsättningsbeslut A279055 barnskötare vik till Fridhemsenheten 131 KS2012/576-63 Tillsättningsbeslut A270902 Idrottsvaktmästare till Skarpe Nord 132 KS2012/576-64 Tillsättningsbeslut A267036 produktionsledare till Thorildskolan, Måltidsservice 133 KS2012/576-65 Tillsättningsbeslut A266002 Personal- och verksamhetsledare till Arbetslivscentrum, Daglig verksamhet, AoS 134 KS2012/576-66 Tillsättningsbeslut A279685 lärare MA/NO åk 7-9 till Thorildskolan 135 KS2012/576-67 Tillsättningsbeslut A270005 badvärd till Oasen sim- och ishall 136 KS2012/576-68 Tillsättningsbeslut A266775 trafikingenjör för genomförande till Samhällsbyggnad 137 KS2012/576-69 Tillsättningsbeslut A266783 trafikingenjör till Samhällsbyggnad 138 KS2012/576-70 Tillsättningsbeslut A263435 två enhetschefer till Hemtjänsten VoÄ 139 KS2012/576-71 Tillsättningsbeslut A250243 redovisningsekonom till Ekonomi- och
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 2012-08-29 Upphandlingssektionen 140 KS2012/576-72 Tillsättningsbeslut A274245 undersköterska till Bemanningsenheten FM-service 141 KS2012/576-73 Tillsättningsbeslut A270411 undersköterska till Trygghetslarmet VoÄ 142 KS2012/576-74 Tillsättningsbeslut A271710 musiklärare 1-6 Kullens skolenhet 143 KS2012/576-75 Tillsättningsbeslut A278851 lärare åk 4-6 Kullens skolenhet 144 KS2012/576-76 Tillsättningsbeslut A271761 rektor till Hålta och Marstrands skolor 145 KS2012/576-77 Tillsättningsbeslut A265464 elevassistent, vik, till Munkegärdeskolan 146 KS2012/576-78 Tillsättningsbeslut A265751 byggnadsinspektör till Samhäöösbyggnad 147 KS2012/576-79 Tillsättningsbeslut A281398 undersköterska till Kom-Hem-teamet VoÄ 148 KS2012/576-80 Tillsättningsbeslut A277240 biståndshandläggare till VoÄ Biståndsenheten 149 KS2012/576-81 Tillsättningsbeslut A275385 utvecklingsledare, vik, till Kommunledningssektorn, Enheten för utveckling, planering och uppföljning 150 KS2012/576-82 Tillsättningsbeslut A272263 parkingenjör/Parkansvarig till Samhällsbyggnad 151 KS2012/576-83 Tillsättningsbeslut A258475 undersköterska till Ytterby hemtjänst 152 KS2012/576-84 Tillsättningsbeslut A263592 undersköterskor till Ekhaga äldreboende 153 KS2012/576-85 Tillsättningsbeslut A258477 undersköterska
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 2012-08-29 Ytterby hemtjänst 154 KS2012/1294-3 Påskrivet rotköp Kastellegården 1:49 155 KS2012/1294-4 Påskrivet rotköp Kastellegården 1:30 156 KS2012/1294-5 Påskrivet rotköp Munkegärde 1:1 157 KS2012/1131-3 Påskrivet rotköp Rollsbo 1:37 158 KS2012/1568-1 Kungälvs kommun står för kostnaden till Introduktionsprogram, individuellt alternativ i Stenungsunds kommun 159 KS2012/1565-1 Påskriven överenskommelse om fastighetsreglering 160 KS2012/1570-1 Kungälvs kommun står för kostnaden till Naturbruksprogrammet, Djur i Örkelljunga kommun. Elev tas emot i första hand. - Undantagen enligt sekretess Utbildningsverksamhet för barn och ungd, 23 kap2§ 161 KS2012/1569-1 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Introduktionsprogram, Yrkesintroduktion i Stenungsunds kommun 162 KS2012/1569-2 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Introduktionsprogram, Yrkesintroduktion i Ale kommun 163 KS2012/1568-3 Elev tas ej emot på Introduktionsprogram, Individuellt alternativ IND i Göteborgs stad 164 KS2012/1580-2 Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark på kajen i M-d för visning av bil 165 KS2012/1579-2 Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark, tält på Kajen, M-d 8-9 sep 2012 166 KS2012/1592-2 Tillstyrkt uppställning av container på Drottninggatan 11, M-d
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 2012-08-29 167 KS2012/1587-2 Tillstyrkt Knallemarknad på Hedvigsholmen, Koön 168 KS2012/1419-1 Skrotningsprotokoll JHY 055 - Bultgatan, Kungälv 169 KS2012/1526-4 Tillfällig markupplåtelse för reklamplats inom Komarken 1:1, undertecknat avtal 170 KS2012/1635-1 Kungälvs kommun står ej för kostnaden till Introduktionsprogram, Individuellt alternativ i Stenungsunds kommun. Elevens intresseanmälan tas ej emot. 171 KS2012/1634-1 Kungälvs kommun står för kostnaden till Naturvetenskapsprogrammet i Jönköpings kommun. Den sökande anför personliga skäl för att tas emot i sökt kommun. 172 KS2012/1421-2 Dispens från trafikföreskrift Vita Fläcken - Beviljas 173 KS2012/1420-2 Dispens från trafikföreskrift, Vita Fläcken - Beviljas 174 2012-528 Tillstyrkt upplåtelse allmän platsmark, RC44 175 KS2012/1469-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan 176 KS2012/1415-1 Skrotningsprotokoll Flakmoped med skrotlast, Hedvigsholmen, Marstrand 177 KS2012/1262-3 Delegeringsbeslut-upplåtelse allmän platsmark beviljas 178 KS2012/1471-2 Beslut hemvärnet - Undantagen enligt sekretess Försvarssekretess, 15 kap 2 § 179 KS2012/1489-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan 180 KS2012/1490-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift,
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN
Kallelse
Sammanträdesdatum 2012-08-29 Marstrandsfärjan 181 KS2012/1485-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan 182 KS2012/1494-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan 183 KS2012/1492-2 Tillstyrkt dispens från trafikföreskrift, Marstrandsfärjan 184 KS2012/1481-2 Beslut hemvärnet - Undantagen enligt sekretess Försvarssekretess, 15 kap 2 § 185 KS2012/1379-2 Delegationsbeslut - upplåtelse allmän platsmark - beviljas 186 KS2012/1637-2 Delegationsbeslut upplåtelse allmänplatsmark beviljas 187 KS2012/1466-2 Delegeringsbeslut upplåtelse allmänplatsmark beviljas 188 KS2012/1653-2 Delegationsbeslut-upplåtelse allmänplatsmark beviljas
DELEGERINGSBESLUT KOMMUNSTYRELSEN