Transcript Kungälvs kommun.pdf - Software Innovation

Kungälvs kommun
Snabbare & enklare hantering av dokument och ärenden med public 360°
Kungälvs kommun har sedan införandet av Public 360° fått en snabbare och enklare hantering
Public 360°
Kommun
Produkt:
Bransch:
av sina dokument och ärenden, men även ökat
kontrollen över informationen påtagligt. Nu jobbar
kommunen vidare med ett nytt tankesätt och nya
rutiner med fokus på ett alltmer papperslöst kommunhus med flexibla arbetsplatser.
Att svenska kommuner bygger upp portaler för det egna arbetet och utökad service till medborgarna är inget ovanligt,
men att hitta den rätta lösningen som matchar på alla plan,
eller enkelt kan anpassas, är inte det lättaste.
För Kungälvs kommun i Västra Götalandsregionen gick detta
föredömligt snabbt och friktionsfritt samt resulterade i långt
fler möjligheter än de faktiskt väntat sig.
Ett system för kommunens samtliga dokument- och
ärenden
Kungälvs kommun efterfrågade ett modernt och effektivt
dokument- och ärendehanteringssystem till kommunens
samtliga förvaltningar och verksamheter, även de utanför
centralorten och det administrativa nätet. Målet var att hitta
ett system som kunde stödja samtliga ärenden och dokument som hanteras inom kommunen.
Våren 2009 genomförde Kungälvs kommun en upphandling
av ett nytt enhetligt dokument- och ärendehanteringssystem.
“Det var ett verksamhetsprojekt snarare än ett it-projekt. I
projektgruppen deltog en från upphandlingsenheten, en itstrateg, en webbredaktör, och representanter från olika delar
av kommunen”, säger Marie Flodin, enhetschef på Kungälvs
kommun.
Valet föll på Software Innovations system Public 360°. Det är
en användarvänlig och modern plattform”, säger Marie Flodin. “Alla delar hänger ihop. På det digitala skrivbordet kan
användarna enkelt lägga upp allt från egna ärenden till bevakning av ärenden. Systemet är byggt på Microsoft SharePoint och är tätt knutet till Office och Outlook.”
Att valet av IT-partner ganska snabbt föll på Software Innovation berodde dels på hur väl Public 360° motsvarade
kommunens krav, men även på det heltäckande stöd som
systemet erbjuder genom hela arbetsprocessen.
Marie Flodin,
enhetschef på Kungälvs kommun
Kungälvs kommun är en kommun i Västra
Götalandsregionen i landskapet Bohuslän. Invånarantalet uppgår till ca 40 000 och antalet
kommunanställda är ca 3 200.
Kungälvs kommun har valt Public 360° för:
• Diarieföring
• Dokumenthantering inkl e-post och
skanning
• Ärendehantering
• Papperslös nämndadministration
Kungälvs kommun
Snabbare & enklare hantering av dokument och ärenden med public 360°
“Dialogen oss emellan var bra från början och deras erbjudande är väl paketerat. Software Innovations erbjudande
har inte bara varit enkelt att anpassa till oss, utan har även
lagt en grund för många framtida förbättringar”, berättar Marie Flodin, enhetschef på Kungälvs kommun.
stora mängder information det faktiskt blir. Dessutom sparar
vi mycket papper och får minskade administrativa kostnader”, avslutar Marie Flodin.
Marie med kollegor uppskattar enkelheten med Public 360°
och den välbekanta miljön. Att man som användare har möjlighet att arbeta med Public 360° i Outlook-gränssnittet är
extra uppskattat.
Under 2013 har Kungälvs kommun fattat beslut om att införa
s.k. aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket innebär att man kommer att gå ifrån personliga arbetsplatser till förmån för flexibla
arbetsplatser. För att kunna uppnå det krävs alltmer papperslösa arbetsprocesser och därmed större lyft av kommunens
it-miljöer. Man kommer under året bl.a. att uppgradera till
Sharepoint 2013 och Windows 7.
Snabbare hantering och ökad kontroll
Med den nya lösningen har Kungälvs kommun både fått
en enklare och snabbare dokument- och ärendehantering.
Bland annat har man kunnat minska antalet moment för att
exempelvis publicera nämndhandlingar, vilket avsevärt förenklar många av de anställdas dagliga jobb. Dessutom har
Public 360° ökat informationskontrollen.
“Risken att information förloras eller hamnar mellan stolarna
har minskat radikalt, inte minst genom att vi nu tydligt och
direkt kan se vilken version av ett dokument som är det senaste eller kräver en åtgärd. Vi har en mycket bättre överblick
nu, och kan bland annat diarieföra direkt från Outlook”, säger
Marie Flodin.
Nästa steg - Ett alltmer papperslöst kommunhus med
flexibla arbetsplatser
Fredrik Stjernfelt, it-strateg i Kungälvs kommun, säger att
det i samband med detta passar utmärkt att nyttja den funktionalitet i Public 360° som stödjer papperslösa processer,
t.ex. inom områdena publicering, medborgarservice och
papperslöst nämndarbete. Han nämner även att man med
intresse följer utvecklingen av Public 360°-applikationer för
olika enheter som mobiler och läsplattor, i synnerhet på
Windows 8.
Målsättningen att korta handläggningstiderna har nåtts. Med
hjälp av Public 360° publiceras förtroendemannaregistret och
nästa steg är att även publicera diariet och sammanträdesprotokoll, allt för att ge snabbare och bättre service till kommunens medborgare.
Förenklad och papperslös nämndadministration
Ett bra exempel på tidsbesparande åtgärder är kommunens
planerade lösning för att underlätta sin nämndadministration.
Software Innovations lösning genererar kallelser och andra
möteshandlingar direkt från Public 360° till läsplatta - komplett med alla tillhörande filer och bilagor. Politikerna behöver
inte bära med sig massa pappersdokument, utan får enkelt
tillgång till dokumenten elektroniskt. Både före, under och
efter sammanträdena.
“Vi ser stora fördelar med lösningen. Våra politiker kan anteckna i kallelsen, addera information och enkelt söka bland de
Software Innovation är ett skandinaviskt företag och en av de internationellt ledande leverantörerna av IT-system för hantering av information,
dokument och ärenden. Med 25 års erfarenhet fokuserar vi på att leverera framtidssäkra, flexibla och användarvänliga lösningar. Vi skapar
god kunskapsdelning, effektivt samarbete, bättre verksamhetskontroll och snabbare service inom privata och offentliga verksamheter. Våra
standardiserade branschlösningar är byggda på Microsoft SharePoint och Office – marknadens ledande plattform för samarbete.
Software Innovation Sweden AB | S:t Eriksgatan 115, Box 6791, 113 85 Stockholm | www.software-innovation.se