Transcript Manajemen Perkantoran MOdern

Manajemen Perkantoran Modern
Oleh :
Drs. PETRUS RESI, M.Si
PP
Kamis, 13 September 2012
pada Diklat Prajabatan
Gol III Kabupaten
Karanganyar
Pukul 07.30s.d. 18.00 WIB
BADAN DIKLAT
PROVINSI JAWA TENGAH
TAHUN 2012PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Drs. PETRUS RESI, M.Si
Ende-Flores-NTT, 14 April 1955
Widyaiswara Madya
Penmbina Utama Muda/IV C
Sarjana Administrasi Negara FIA
Unibraw Malang 1983, S2 SP UKSW
Salatiga 2004
Istri 1 anak 2 (laki-laki)
CPNS 1986 s.d. Eselon II di Kota
Salatiga
Pelaksana Tugas Kasubbag
Ortala 1988
Kasubbag Ortala 1989
Kabag Organisasi 1993
Kabag Sungram 1999
Kabag AP-3 2001
Kakan Inkom 2003
Kadin Kop dan UKM 2008
Kadisperindagkop dan UMKM 200
SAW 2011
Widyaiswara Juni 2011
Jl. Sadewa II/2 Perumnas Mapagan Ungaran
08122802631
PRAJAB
MANAJEMEN
EmailIII: [email protected]
PERKANTORAN MODERN
TPU
Setelah pembelajaran
selesai, peserta mampu
menerapkan manajemen
perkantoran modern di
unit kerjanya dengan baik
dan benar
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
TPK : Peserta Diharapkan Mampu
1. Mendeskripsikan pengertian dan
prinsip-prinsip manajemen perkantoran
modern
2. Menguraikan pelaksanaan manajemen
perkantoran modern
3. Menerapkan teknik-teknik
korespondensi dengan baik dan benar
4. Menerapkan teknik mengarsipkan
surat dengan baik dan benar
5. Menyelenggarakan rapat dinas dengan
baik dan benar
6. Mempraktikkan tata cara pembuatan
laporan dengan baik dan benar
7. Menjelaskan teknologi informasi untuk
perkantoran modern
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
MEMAHAMI MAKNA MANAJEMEN PERKANTORAN
5
wekawe
TEORI MANAJEMEN
Dr. Ermaya Suradinata
M`anajemen adalah Suatu Proses Kegiatan Melalui
Kegiatan Orang Lain Sesuai Kemampuan dan
Keterampilan Untuk Mencapai Tujuan Yang Telah
Ditetapkan
GR. Terry
Dalam Bukunya “Principles of Management”
Mengemukakan :
Manajemen adalah Pencapaian Tujuan Yang Telah
Ditetapkan Melalui / Bersama Orang Lain
6
wekawe
1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Penggerakan)
4. Controlling (Pengawasan)
7
wekawe
Yang Digunakan
Dalam Menajemen
Untuk Mencapai
Tujuan :
1. Man
2. Money
3. Material
4. Machines
5. Methode
6. Market
8
wekawe
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Apa yang Anda
ketahui tentang
Kantor ?!
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Pengertian Kantor
Kantor ini tidak
baik, masa proposal
sudah disampaikan
sebulan yang lalu sampai
saat ini belum dijawab
Memang tidak mudah untuk
bertemu dengan dia, kita harus
minta waktu terlebih dahulu
beberapa hari sebelumnya,
PRAJAB III - MANAJEMEN
ia orang kantorPERKANTORAN MODERN
Pengertian Kantor
Lalu, apakah saya bisa
bertemu dengan pemilik
kantor ini….?!
Sebaiknya Bapak datang
lagi sekitar pukul 3 siang,
Sekarang Bapak Kepala sedang
tidak adaPRAJAB
di kantor
III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Alaah…..urusan kantor koq
Pak….tidak untuk tamasya….
Semuanya juga dibiayai kantor….
ck…ck…ck…. Katanya
mau pergi keluar negri
dek….
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Pengertian Kantor
Yaa……… Tapi
rumah ini bukan
milik kita… ini
hanya fasilitas
kantor lho Bu…..!!
Waah………
rumahnya bagus
Pak…..!!
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Namanya juga kantornya
orang-orang penting……
Waahh…..
kantornya bagus
Pak… besar,
bertingkat lagi…
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Bapak dari
kantor Pos ya….
Kereeen….
Ada surat dari
Kantor Pertanian
Semarang Dek…
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda
“kantoor” yang bisa diartikan sebagai :
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis.
2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana
seorang
pengusaha
beserta
stafnya
menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari
suatu administrasi,
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
Sedang pengertian kantor dalam bahasa
Inggris “Office” yang bisa diartikan sebagai :
Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo :
1. Kewajiban, tugas, fugsi (duty, task, function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan
stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya
(quarters, or staff or collective authority of company,
government, department, etc).
4. Jasa pelayanan (service, kind help).
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan – urusan
tertentu (the work which it is some body’s duty to do,
work, and duties).
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat
kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and
clerical work).
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Kantor
Di Indonesia sendiri pengertian kantor
diartikan sebagai tempat, atau ruangan,
dan proses kegiatan penanganan data /
informasi.
Simpulan :
a.
Tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian atau
penyampaian data / informasi.
b.Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian / penyampaian data / informasi.
c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat
Administratif
atau manajerial
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
K
A
N
T
O
R
TEMPAT
RUANGAN
(STATIS)
 PENGUMPULAN
 PENCATATAN
 PENGOLAHAN
 PENYIMPANAN
 PENDISTRIBUSIAN
PROSES
KEGIATAN
(DINAMIS)
SARANA
(FUNGSIO
NAL)
 PENYAMPAIAN
DATA/INFORMASI
PEMUSATAN
KEGIATAN
ADMINISTRATIF/
MANAJERIAL/
FASILITATIF
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
SASARAN UTAMA
KEGIATAN
PERKANTORAN
PENANGANAN
DATA /
INFORMASI
FUNGSI 2
MANAJ.
6M +
1T
MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR
1. Tulis Menulis
a. Surat Menyurat
b. Arsip
c. Pendiktean
d. Pelatinan
e. Pengetikan
f. Pengoreksian
g. Penandatangan
h. Penghitungan
i. Pembuatan Laporan
2. Bukan Tulis Menulis
a. Penggandaan
b. Tata Ruang Kantor
c. Tata Lingkungan Kantor
d. Pelayanan Tamu
e. Pelayanan Telepon
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
DEFINISI MANAGEMENT
PERKANTORAN
1. Menurut Athur Grager
Manajemen perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
dari suatu organisasi
2. Menurut Edwin Robinson
Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan
dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran
3. Menurut The Liang Gie
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),
mengarahkan, mengawasi, mengendalikan,
menyelenggarakan secara tertib suatu kegiatan (office work)
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Neitbits dlm Megatrend 2000
Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap,
rumah bisa jadi kantor jika dilengkapi
perangkat komputer yg terhubung dalam
dunia maya (internet)
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Ciri² Perkantoran Modern
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik
Mengunakan alat dan perlengkapan tepat
Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan
disiplin
Cara berfikir pegawai modern
Menggunakan biaya secara efisien
Tata laksana demokratis dan produktif
Keuntungan Sistem Komputer
1.
2.
3.
4.
5.
Kecepatan
Kecermatan
Handal
Keterkinian komunikasi
Pemrosesan data cepat dan akurat
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN DUA
ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK MENCAPAI
TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN TERIKAT SECARA
FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS”.
1.
2.
3.
4.
5.
KELOMPOK ORANG
KERJASAMA
TUJUAN
KETERIKATAN FORMAL
SUSUNAN HIERARKHI
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Tugas pokok sering juga
disebut dengan tugas
substantif yaitu : tugas –
tugas yang mengenai
tujuan dari organisasi itu
sendiri.
Tugas penunjang adalah :
tugas – tugas yang bersifat
membantu,
melayani,
memudahkan & melancarkan
tugas pokok, serta tugas –
tugas pimpinan.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
1.
2.
3.
4.
5.
PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL
Perencanaan
What job, how, when, where, how faster finished the
job
Jadwal
tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain,
laksanakan walau sulit
Pelaksanaan
scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu,
tanpa keterlambatan yg tak perlu
Ukuran
kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi
masa lalu, prestasi organisasi lain
Imbalan
uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan,
kebahagiaan, pengembangan diri
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
DEFINISI DATA
1. Menurut The Liang Gie
Data adalah hal peristiwa kenyataan yang berisi
pengertian untuk dasar menyusun keterangan
pembuatan kesimpulan dan keputusan
2. Menurut Gorden
Data adalah bahan mentah/bahan baku informasi
yakni sekelompok lambang tidak acak yang
menunjukan jumlah tindakan sesuatu dsb.)
3. Menurut Webster’s
Fakta-fakta - bisa tabel, grafik, statistik dari mana
kesimpulan dapat ditarik)
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN

DEFINISI INFORMASI
Informasi adalah data yang telah diproses dan
mengandung arti untuk pimpinan dalam
pengambilan keputusan
Kegunaan Informasi tergantung pada
a. Tujuan Penerima
b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
c. Waktu
d. Ruang dan Tempat
e. Bentuk dan bidang yg perlu perhatian
f. Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan
(sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran?)
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
FUNGSI KANTOR
Menurut : Mills & Standingford
1.
2.
3.
4.
5.
Menerima informasi, misal : surat, telepon, laporan,
faktur
Merekam Informasi
a. Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan
pimpinan guna perencanaan dan pengendalian
b. Hasil negosiasi, transaksi
Mengatur Informasi
a. Memberi informasi untuk pimpinan
b. Penyiapan laporan
Memberi Informasi
Misal : Instruktur, laporan perkembangan
Melindungi Informasi
Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di
bank
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
EFISIENSI PERKANTORAN MODERN
1. FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan
mempersulit diri
2. TENAGA mencapai cara teringan:otomatisasi
perkantoran
3. WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan
kegiatan dg sebaik-baiknya
4. RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang
penting dekat2 & buang barang tak berguna
5. BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan
beli barang yang cepat rusak
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
TOPIK DISKUSI
I.
MEMBACA KORAN, MAIN GAME DAN
NGOBROL PADA JAM KANTOR
II. LINGKUNGAN KERJA YANG TIDAK
KONDUSIF
III. TIDAK ADANYA KETELADANAN
PIMPINAN
IV. PERILAKU TIDAK JUJUR, KORUPSI DAN
PENYALAHGUNAAN WEWENANG
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
PRESENTASI
PENYAJI
KELOMPOK I
KELOMPOK VII
KELOMPOK III
KELOMPOK V
PEMBAHAS
KELOMPOK VIII
KELOMPOK II
KELOMPOK VI
KELOMPOK IV
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Fungsi Surat Dinas
A. Umum
Alat komunikasi tertulis untuk sampaikan
informasi
B.Khusus
 Wakil penulis berhadapan dengan
penerima surat
 Alat pengingat ( Arsip )
 Pedoman kerja ( SK, Surat Instruksi )
 Bukti Tertulis ( Perjanjian )
 Alat bukti ( Perkembangan instansi )
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
TEKNIK-TEKNIK
KORESPONDENSI
Definisi Surat Menurut Zaenal
Arifin
 Surat adalah sarana
komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan dari
pihak satu (org, instansi)
kepada pihak kedua
 Surat adalah kertas yang
berisi bahan komunikasi
tertulis dari seseorang
kepada orang lain
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
Syarat Surat Dinas Yang Baik
• Format Menarik & sesuai
ketentuan
• Bahasa Jelas, Ringkas, Tegas,
Padat, Lengkap, Tepat, Sopan
• Harus bercirikan formal or
Kedinasan
• Penggunaan Bahasa Indonesia
Baku
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN

SYARAT PENULIS SURAT
Menguasai :
1.
Materi komunikasi
2.
Bahasa
3.
Pemikiran penerima surat
4.
Posisi dalam hubungan kerja penulis dan pembaca
5.
Tehnik korespondensi

LANGKAH PENULISAN SURAT
1.
Penegasan tujuan penulisan surat
Pengumpulan data / informasi
Perkiraan tentang pembaca
Penysunan konsep
Penyelesaian
2.
3.
4.
5.
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
BAGIAN - BAGIAN SURAT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Kepala surat
Tanggal surat
No surat
Sifat surat
Lampiran
Hal
Alamat
8. Kalimat pembuka
9. Isi surat
10.Kalimat penutup
11.Nama jabatan
12.Nama, NIP, tanda
tangan
13.Tembusan
14.Initial
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
Bagian surat
Contoh surat
1
2
3
5
4
7
6
8
9
10
13
14
12
11
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Bagian surat
Kepala surat
Tanggal surat
Nomor surat
Sifat surat
Lampiran
Hal /perihal
Alamat dalam
Kalimat pembuka
Isi surat
Kalimat penutup
Nama Jabatan
Nip /tanda tangan/cap
Tembusan
initial
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
Jenis-Jenis Surat Dinas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Surat Undangan
Surat Pengantar
Surat Pemberitahuan
Surat Permohonan Bantuan
Surat Keterangan
Surat Tugas
Surat Edaran
Surat Pernyataan
Surat Pengumuman
Surat Peringatan
Surat Ucapan Terima Kasih
Surat Permohonan Izin
Surat Pemberian Izin
Surat Perintah Kerja
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
Surat Perjanjian Kerja
Surat Keputusan
Surat Pengusulan
Surat Susulan
Surat Kuasa
Surat Panggilan
Surat Berita Acara
Surat Laporan
Surat Rekomendasi
Surat Penunjukan
Surat Pemberi Bantuan
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
TEKNIK MENGARSIP SURAT (FILING)
 DEFINISI ARSIP
Naskah informasi yang dibuat dan diterima
lembaga negara / swasta dalam bentuk
tunggal / kelompok untuk kegiatan
administrasi
TUJUAN ARSIP
1. Sebagai referensi
2. Memberikan data / informasi
pada pimpinan untuk
pengambilan keputusan
3. Memberi Keterangan Vital,
misal bukti hukum
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
MACAM
ARSIP
MACAM
ARSIP
ARSIP STATIS
Tidak
dipergunakan secara langsung
dlm penyelenggaraan
Administrasi
ARSIP DINAMIS
Langsung dipergunakan
dlm penyelenggaraan
Administrasi
Arsip InAktif
Arsip Aktif
Frekwensi penggunaannya
mulai menurun
Dipergunakan langsung
dan terus menerus
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
NILAI GUNA ARSIP (ALFRED)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Administrative Value
KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES,
Kartu Keluarga
Legal Value
Akte Notaris, A. Kelahiran,
SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB
Fiscal Value
Buku Tabungan Bank, Kartu ATM,
Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan
Research Value
Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat
Educational Value
Ijazah, Sertifikat Training
Documentary Value
PRAJAB IIIFoto
- MANAJEMEN
PERKANTORAN
Foto Perkawinan,
Wisuda,
Foto Kejuaraan, VCD
MODERN

SIKLUS ARSIP
1.
Tahap penciptaan
a.
b.
c.
2.
Tahap pemanfaatan
a.
b.
3.
4.
5.
Sebagai media informasi untuk perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan
Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi
Arsip Internal ( terkendali )
Arsip dinamis aktif
Arsip dnamis inaktif
frekuensi penggunaannya tinggi
frekuansi jarang
Tahap penyimpanan
To file and to find
Tahap pemindahan
Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif
Tahap pemusnahan
a.
b.
Dibuang ke tempat sampah
Menggunakan mesin PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF
a.
b.
c.
d.
Sulit mencari arsip yg diperlukan
Hilangnya arsip penting
Kondisi “Banjir Arsip”
Ruang Kantor Tersita untuk
menyimpan arsip
DEFINISI FILING
Proses klasifikasi, mengatur dan
menyimpan arsip agar mudah ditemukan
jika dibutuhkan
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
5 Sistem Filling
1.
2.
3.
4.
5.
Sistem Alphabetis
a.
Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir, laporan
b.
Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat,
barang
Sistem filing subjek
Masalah² dikelompokan jadi satu subjek.
misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji, lumpsum )
Sistem nomor
Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang /
instansi
Sistem geografis
Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis
Sistem kronologis
a.
Arsip disusun menurut tanggal masukl dan keluar
b.
Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
PERALATAN FILING
1. Filing cabinet ( Almari arsip )
a. Daya tampung 5.000 kertas disusun vertikal
berderet kebelakang
b. Perlu ruangan untuk memindahkan keluar
masuknya arsip surat
2. Guide
Sebagai petunjuk dan pemisah
3. Folder
a. Tempat untuk menempatkan arsip dalam file
b. Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
PENYIMPANAN (FILING) ARSIP
Pemeriksaan arsip
a.
b.
1.
Mengindeks
a.
b.
3.
Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan
Sistem abjad
nama pengirim
Sistem numerik
angka, dsb
Memberi tanda
a.
b.
4.
Diperiksa apakah sudah ada instruksi untukk disimpan ( realse
mark, file, simpan ).
Surat yang masih dalam proses jangan disimpan.
Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada
kata lengkap
Surat mudah disortir
Mensortir Arsip
Mengelompokan surat untuk disimpan
5.
Menyimpan arsip di filing cabinet
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL)
1.
2.
3.
4.
Peminjam Mengisi Formulir:
- nama peminjam
- nomor arsip
- tanggal harus kembali
- pengesahan petugas
Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder)
a. Identifikasi arsip sedang dipinjam
b. Penyimpanan mudah
Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang
simpan + ambil arsip
Tindak lanjut
menagih + mengingatkan pada
peminjam
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Rasio Penemuan
= Jumlah arsip ditemukan
Jumlah arsip
Arsip dicari
Arsip ditemukan
Ratio penemuan
a. > 99,5 %
b. 97 % - 99,5%
c. < 97 %
=
=
=
=
=
=
60
56
97,7 %
arsip disimpan baik
arsip kondisi memuaskan
arsip perlu dibenahi
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
x 100%
PENYUSUTAN ARSIP
1.
Dasar Pemindahan Arsip
Dilakukan setelah arsip inaktif (1 tahun arsip jarang
dipakai). Ada Jadwal Retensi Arsip
2. Cara Pemindahan:
a. Pemindahan Kontinue
Selesai digunakan, arsip dipindahkan jadi arsip
inaktif. Mis : kantor pengacara, arsitek, proyek
b. Pemindahan Periodik
Arsip dipindahkan setelah 1 periode tertentu
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
3.
Pemusnahan Arsip diperhatikan =
a. Arsip tidak penting
Setelah selesai + tidak berguna bagi pimpinan
sebaiknya dimusnahkan
mis : pengumuman, undangan
b. Arsip Yang Membantu
Berguna untuk kelancaran kegiatan organisasi,
misal: bukti pembayaran, disimpan s/d 1 tahun.
c. Arsip Penting
Berguna untuk kelangsungan usaha
misal: data laporan keuangan
d. Arsip Vital
Menentukan exsistensi organisasi, tidak dapat
dimusnahkan
misal : SK ttg struktur organisasi, laporan keuangan, hak
cipta, rekam medik (arsip pasien), berkas, peserta,
mahasiswa, murid
Pemusnahan Arsip
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Contoh Jadwal Retensi Arsip
GOL.
ARSIP
Vital
UMUR ARSIP
JENIS ARSIP
AKTIF
INAKTIF
1. Akte Pendirian Perusahaan
-
-
abadi
2. Daftar Saham
-
-
abadi
3. Akta Tanah
-
-
abadi
4. SK. Pengangkatan
-
-
abadi
5 th
25 th
musnah
5 th
25 th
musnah
3. Surat Perjanjian
Sesuai
keperluan
Sesuai
keperluan
musnah
1. Laporan tahunan
2 th
10 th
musnah
2. Neraca
2 th
10 th
musnah
1 bulan
-
musnah
1 bulan
-
musnah
Penting 1.Pertanggungjawaban Keuangan
2. Cek Bekas
Membantu
KET.
Tidak
1. Pengumuman
Penting 2. Undangan
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
XVI. PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT
Rapat:
 Bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka,
diselenggarakan oleh banyak organisasi.
 Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
 Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
 Komunikasi kelompok secara resmi.
 Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi.
 Pertemuan para anggota organisasi / para pegawai untuk
membahas kepentingan organisasi.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Langkah-Langkah Penyiapan Rapat
Mempersiapkan Ruangan
 Membuat Daftar Acara
 Membuat Undangan
 Mempersiapkan Bahan Rapat
 Mempersiapkan Peralatan Rapat
 Membuat Catatan Rapat
 Mengirimkan Catatan Hasil Rapat
 Melakukan Pekerjaan Tindak Lanjut

PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Mempersiapkan Bahan Rapat
Acara atau Agenda Rapat
 Hasil Rapat yg Lalu
 Kertas Kerja yg akan dibahas
 Bahan Referensi Rapat (peraturan2)
 Bahan2 bagi peserta Rapat

PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Mempersiapkan Peralatan Rapat
Papan Tulis dan Spidol
 Flip Chart
 OHP or LCD Proyektor and Laptop
 Blok Note dan pulpen bagi peserta
 Tape Recorder untuk merekam jalannya
rapat

PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Notulen / risalah rapat
Ditandatangani Ketua rapat
Catatan singkat tentang pembicaraan
•
•
•
Ringkas, jelas & tegas.
Ditulis pokoknya saja.
Dibuat oleh seorang
yang cakap/mampu.
penulis
Susunan notulen rapat :
 Judul Notulen.
 Waktu dan tempat serta jam (mulai & selesai).
 Pemimpin (ketua dan sekretaris).
 Jumlah yang diundang:
Hadir
:
Tidak hadir
:
 Acara rapat (sebut secara berurutan).
 Jalannya rapat.
(Acara I sampai dengan penutup, termasuk keputusan rapat).
 Tempat, tanggal, bulan dan tahun.
 Pembuat notulen (Sekretaris).
 Pengesahan notulenPRAJAB
oleh IIIketua.
- MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
1. Menurut E. Zainal Arifin, laporan adalah “bentuk
penyajian fakta tentang suatu kegiatan”.
2. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah “setiap
tulisan yg berisi hasil pengolahan data-informasi”.
3. Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah “segenap
hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian
ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga
komunikasi adm. (administrative communication)”.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Peranan Laporan dalam Administrative Communication
sangat strategis, sebagai :
1.
2.
3.
4.
5.
Pertanggungjawaban & pengawasan / pengendalian
Penyampaian informasi
Bahan pengambilan keputusan
Alat pembina kerjasama
Alat pengembang cakrawala wawasan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Harus benar dan obyektif
Harus jelas dan cermat
Harus langsung mengenai sasaran
Harus lengkap
Harus tegas dan konsisten
Harus diusahakan secepat-cepatnya
Harus tepat penerimanya
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
SYARAT LAPORAN YG BAIK
BENAR & OBYEKTIF
Didukung data
lengkap, akurat, sahih
tdk kadaluarsa.
Analisis sec. Obyektif.
Mudah dimengerti.
Mengacu pada tuj lap.
JELAS
Kalimat sederhana
Gunakan istilah pop.
Tata bhs & ejaan
benar
Gunakan klmt logis.
Gunakan klmt logis
yg bukan ungkapan
TEGAS & KONSISTEN
Tdk ada kontroversi
Ket. Tdk ber ubah2
Gaya tulisan stabil.
LANGSUNG SASARAN TEPAT WAKTU
Lap singkat, tepat,
Pimp terima lap pada
padat, jelas & langs
waktunya
mengenai sasaran.
Lap dpt mencpai tuj.
Perencanaan tepat
TEPAT PENERIMA
Diterima ol yg berkep
Tdk slh alamat/kirim
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
LENGKAP
Mrp resume singkat
Tdk timbulkan mslh
Sertai data penunjang
(Statistik, gambar,
skema, bagan dll.)
Ada bermacam - macam teknik penyajian data, yaitu
diantaranya adalah sebagai berikut :
Bentuk Bagan
: Bagan Organisasi, Bagan Proses, Bagan Arus, Bagan
Perbandingan, Bagan Gambar, & Bagan Pohon.
Bentuk Grafik
: Grafik Garis, Grafik Lajur, & Grafik Lingkaran.
Bentuk Tabel
: Variabel (untuk memudahkan analisis).
Bentuk Matematik : Statistik (metodenya mean, median, & mode).
Ada beberapa bentuk cara penyajian dari laporan tertulis, yaitu
sebagai berikut :
Bentuk Memo / Nota
Bentuk Surat
Bentuk Memograf
Bentuk Matriks
Bentuk Buku
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menetapkan perihal (subyek), & judul laporan
Mengumpulkan data dan fakta
Evaluasi data
Pengolahan data
Memberi kode / menandai data
Tabulasi
Membuat kerangka laporan
1.
2.
3.
4.
5.
Pendahuluan
Batang tubuh
Kesimpulan, saran & rangkuman
Daftar pustaka
Lampiran
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Pendahuluan
1. Memperkenalkan seluruh isi scr sepintas
2. Latar Belakang Persoalan/masalah
3. Menerangkan motivasi dan tujuan dr
pembuat dlm menyusun laporan.
4. Pendekatan dan Sistematika Laporan scr ringkas
5. Mengemukakan harapan.
6. Prinsipnya mengajak pembaca untuk terus
membaca isinya
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Batang Tubuh
1. Jumlah Bab Tergantung Pada Kebutuhan
2. Menyajikan Dasar Teori Pembuatan
Laporan. Bisa juga Merupakan Hasil-Hasil
Pada Tahun Yang Lalu
3. Menyajikan Materi dan Metode Yang
Dipergunakan Dalam Menyusun Laporan
4. Menyajikan Data dan Fakta Yang
Ditemukan di Lapangan.
5. Lebih Baik Ditambahkan Hasil Analisis
Data beserta Pembahasannya
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Kesimpulan.
• Kesimpulan adalah
proses penyimpulan
yg didasarkan atas
data/fakta yg sdh
di analisis dan
menghasilkan
pembuktian/penilai
an thd masalah yg
diteliti.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Saran-Saran
• Langkah yg akan dijalankan terkait
dgn pemecahan masalah
• Sifatnya Harus Dinamis & Logis
• Dapat berasal dr yg disajikan maupun
diluar hal tsb.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Daftar Pustaka
Disusun menurut abjad latin dg :
1. Sumber sbg acuan, ditulis secara leng
kap, pengarang, judul buku, penerbit, ko
ta, tahun penerbitan.
2. Sumber berupa surt kabar, nama sk, tg
terbit, kolom beritanya.
3. Dokumen/surat Kep lengkap nama, no.
tanggalnya.
4. Contoh:
Munandar. 1992. Administrasi Perkantoran
Modern. Grasindo, Jakarta.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Lampiran Lampiran.
1. Merupakan data pendukung uraian isi
laporan.
2. Berupa : Peraturan per uu an,
surat surat, bagan, diagram,
tabel, gambar, poto, denah,
daftar, peta, dan lain lain.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
PERKANTORAN MODERN
DEFINISI SISTEM INFORMASI
1. Gordon B. Davis
Integrasi manusia & mesin guna menyajikan
informasi yg dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan
2. Mc. Leod Turban & Watherbe
Sekelompok komponen yg mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisa dan
menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu
3. Teknologi Informasi Merupakan Sub Sistem dr
Sistem Informasi
4. TI bagian dr seluruh komponen yg berhubungan
dgn data/informasi via komputer. Mis: LAN,
Homepage, Multimedia dll.
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Pengembangan E-Goverment
Customers
Government
C2C
G2G
G2C
Customers
Government
B2C
G2B
B2B
Business
Business
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
PENTINGNYA INFORMASI BAGI PIMPINAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi
Kerja
Jalur Birokrasi menjadi semakin ringkas
Memperluas akses thd pihak lain
Memudahkan kontrol/pengawasan
langsung pada bawahan
Melakukan evaluasi setiap saat untuk
perencanaan ke depan
Memberikan Keputusan yg lebih pasti
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
JENIS-JENIS APLIKASI TI PADA
PERKANTORAN MODERN
1. Spread Sheets
a. Software untuk pekerjaan kantor dgn penggunaan
baris dan kolom
b. Misal : Lotus, symphony, Excel
2. Word Processing
a. Software untuk pekerjaan kantor ketik mengetik
b. Misal : Word for Windows, Chi Writer, Linux
3. Desktop Publishing
a. Software untuk pekerjaan kantor yg terkait
pembuatan desain dan grafik
b. Misal : Power Point, Photo Shop, Correl Draw
4. Communication
a. Software untuk pekerjaan kantor yg berhubungan
dg komunikasi antar komputer
b. Misal : LAN, Internet, Winpop, E-mail
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
MANFAAT TI BERBASIS INTERNET
1.
2.
3.
4.
Dapat saling tukar informasi
Dapat Mengetahui perkembangan terkini
Dapat download informasi
Dapat mengurangi penggunaan kertas yg
bertumpuk
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
Manfaat TI Terhadap Kantor
Keuntungan:
1. Penangan informasi cepat
2. Pekerjaan rutin beralih ke mesin
3. Perbaikan kesalahan pekerjaan menjadi mudah
4. Penghematan biaya gaji karena pegawai terbatas
5. Penghematan biaya tak usaha karena penyimpanan
data disk lebih praktis
6. Untuk pengambilan keputusan, data cepat diperoleh
7. Produktivitas kerja meningkat
Kerugian :
1. Masalah kesehatan akibat radiasi komputer
2. Kehilangan kontak personal karena serba mesin
3. Perubahan dari manual ke elektronic butuh waktu
4. Pegawai jadi “machine minders”(pemelihara mesin)
PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN
DAMPAK TI KARYAWAN
A.
1.
2.
3.
Keuntungan
Mendorong untk belajar
Menghilangkan kejenuhan
Mempermudah dan mempercepat
Informasi
4. Mempermudah memperbaiki
kesalahan
5. Berkesempatan untuk berinovasi
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
B. Kerugian
1. Cenderung karyawan machine
minded
2. Radiasi komputer
3. Kehilangan kontak pesonal
4. Implikasi terhadap pemberi kerja
5. Perlu waktu
6. Menimbulkan kecemburuan
karyawan
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Trima Kasih atas
perhatiannya….
Mohon Ma’af
Yang Sebesarbesarnya
end
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Materi Diskusi
1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ?
(tatacara mengawal surat masuk)
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat mengawal surat masuk ?
2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ?
(tatacara mengawal surat keluar)
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?
3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat melakukan kegiatan pengarsipan sehingga
menyebabkan arsip susah ditemukan ?
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat melakukan penyusutan arsip sehingga
menyebabkan kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang
masih dibutuhkan ?
5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?
6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali
terjadi dalam memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan
perkantoran di unit kerja Saudara ?
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat menyusun laporan ?
8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah
rapat resmi ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat menyelenggarakan kegiatan rapat ?
9. a. Apa saja manfaat teknologi komunikasi (telephon) dalam
kegiatan perkantoran modern ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali
dilakukan PNS saat memanfaatkan telephon di tempat kerja ?
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
Materi UNTUK Diskusi
1. a. Apa yang harus anda lakukan saat menerima surat masuk ? (tatacara mengawal surat masuk)
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat mengawal surat masuk ?
2. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak mengirimkan surat ? (tatacara mengawal surat keluar)
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat mengawal surat keluar ?
3. a. Apa yang harus anda lakukan agar arsip mudah ditemukan ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat melakukan kegiatan
pengarsipan sehingga menyebabkan arsip susah ditemukan ?
4. a. Apa yang harus anda lakukan saat melakukan penyusutan arsip ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali PNS saat melakukan penyusutan arsip
sehingga kondisi “banjir arsip” atau hilangnya arsip yang masih dibutuhkan ?
5. a. Apa yang harus anda lakukan saat hendak menyusun surat dinas ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun surat dinas ?
6. a. Apa manfaat teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesulitan apa yang seringkali terjadi dalam memanfaatkan teknologi
informasi dalam kegiatan perkantoran di unit kerja Saudara ?
7. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyusun Laporan ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat menyusun laporan ?
8. a. Apa yang harus anda lakukan saat menyelenggarakan sebuah rapat resmi ?
b. Menurut pengamatan Saudara, kesalahan apa yang seringkali dilakukan PNS saat
menyelenggarakan kegiatan rapat ?
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
PESTA PERTANYAAN
1. Tata cara pengiriman surat (Bab IV)
2. Tata cara pengelolaan arsip (Bab V)
3. Tata cara rapat dinas (Bab VI)
4. Tata cara pembuatan laporan (Bab VII)
5. Teknologi informasi dalam pemerintahan
(Bab VIII)
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN
PESTA PERTANYAAN
25. Jelaskan perbedaan antara penanganan
informasi yang dilakukan pada masa lalu
dan teknik penanganan informasi pada masa
sekarang !
PRAJAB III - MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN