Transcript Validatie en kwalificatie van een temperatuur gecontroleerde supply

Validatie en kwalificatie van een temperatuur
gecontroleerde Supply Chain
Gert-Jan van Diest
IGZ Congres - De Nieuwe GDP Guideline
Nieuwegein, 2 september 2013
From: xxxxx
Sent: 19 July 2013 15:22
To: xxxx
Subject: Current High Temperatures
Dear Sir, Madam
Current High temperatures
We would be grateful if you could help with information on your range of products in order to help us
make arrangements within our warehouse for appropriate storage locations during this period of
elevated ambient temperatures.
Are there acceptable time periods where your products may be stored above the stated storage
temperatures and if so for how long? Can you supply a list?
Where products state ‘No Special Storage Conditions’ do you have a recommended maximum
storage temperature?
We thank you for your help in this matter.
Yours faithfully,
2
AGENDA
1. Temperature Control Management (TCM)
2. Validatie vs. Kwalificatie; wat is het verschil?
3. Validatie van Isotherme Verpakkingssystemen
4. Kwalificatie van Transport Routes en – Modaliteiten
5. Temperatuurbeheersing van Magazijnen
6. Q&A
3
Het Abbott-model voor TCM
In Scope:
Ambient Temperatuur Profielen
Validatie Passieve / Actieve systemen
Temp. Mapping Opslagruimtes
Transport Route Kwalificatie
Transport Modaliteit Kwalificatie
Periodieke Temperatuur Monitoring
Out of Scope:
Computer Systemen
Magazijn Inrichting en Hulpmiddelen
Validatie Master Plan
RISK
M A NValidatie
A G E MSystemen
ENT
4
EU GDP
Guidelines for
Human
Medicines
(2013/C 68/01)
GDP Update – Temperatuur Controle
De GDP heeft betrekking op alle temperatuur gecontroleerde *
medicijnen om de product kwaliteit te waarborgen, inclusief:
– ‘freezer’ condities ( <-18°C);
– ‘refrigerated’ condities (+2 - 8ºC);
– ‘controlled room temperature’ condities (+15 - 25°C).
* NB: de term ‘ambient’ is niet meer van toepassing voor opslagcondities.
GDP moet waarborgen dat medicijnen volgens de vereiste condities worden
opgeslagen gedurende de volledige houdbaarheidsperiode zoals vermeld op het
label.
Afwijkende condities tijdens transport mogen gehanteerd worden mits:
– Er voldoende product stability data beschikbaar is;
– Een wetenschappelijke of technische justificatie beschikbaar is om aan te tonen
dat er geen impact is op de product kwaliteit;
– Men voldoet aan nationale en internationale eisen/regelgeving.
5
Validatie vs. Kwalificatie;
wat is het verschil?
6
6
Validatie vs. Kwalificatie;
wat is het verschil?
Validatie - Handeling om te bewijzen dat een procedure, proces, uitrusting, materiaal, activiteit of
systeem daadwerkelijk tot de verwachte resultaten leidt (zie ook Kwalificatie).
(Gedefinieerd in EudraLex, deel 4, Glossary to the GMP Guidelines)
Validatie is het controleren van een waarde of een methode. In feite wordt d.m.v. verificatie of
kwalificatie aan de hand van een aantal vooraf opgestelde eisen (NB: Acceptance Criteria) aangetoond
dat het apparaat, systeem of instrument met een grote mate van zekerheid in staat is de bedoelde
resultaten op te leveren. (Bron: Wikipedia)
Kwalicatie - Handeling om te bewijzen dat uitrusting correct functioneert en daadwerkelijk tot de
verwachte resultaten leidt. De betekenis van het woord validatie wordt soms uitgebreid zodat tevens
het concept van kwalificatie is opgenomen.
(Gedefinieerd in EudraLex, deel 4, Glossary to the GMP Guidelines)
 In de Supply Chain:
Transport processen kunnen gekwalificeerd worden,
NIET gevalideerd.
Het is in een ‘real live’ Supply Chain niet mogelijk om alle
parameters te controleren die mogelijk effect hebben
op het transport proces.
Validatie vs. Kwalificatie;
wat is het verschil?
Binnen een validatieproject is er meestal sprake een drietal deelgebieden:
1. De IQ (of DQ) - ofwel Installation Qualification of Design Qualification;
Hierbij wordt door de leverancier gecontroleerd of de beschreven handeling ook het bijbehorende
resultaat oplevert; wordt er voldaan aan de functionele (ontwerp) eisen?
2. De OQ - ofwel Operational Qualification;
Hierbij wordt door de leverancier gecontroleerd of het systeem bij de juiste instellingen ook het juiste
resultaat (parameter) oplevert maar waarbij bijv. ook wordt getoetst of de benodigde alarmeringen
ook daadwerkelijk optreden indien van toepassing.
Bijvoorbeeld dmv. klimaatkamer test tegen een vooraf vastgesteld ‘ambient’ profiel (t.b.v. simulatie
transport omstandigheden);
3. De PQ - ofwel Performance Qualification;
Hierbij wordt door de eindgebruiker bepaald of het systeem ook daadwerkelijk het gewenste
eindresultaat oplevert d.m.v. een serie ‘live’ test zendingen (field tests).
User Requirement Specifications (URS)
Aangezien het erom gaat vooraf gedefinieerde verwachtingen en/of eisen te controleren, is
het van belang vooraf deze eisen vast te leggen als richtlijn voor de validatie in een URS.
Validatie vs. Kwalificatie;
wat is het verschil?
Conclusie:
-
Een leverancier van verpakkingssystemen kan een hele uitgebreide DQ/OQ
uitvoeren. De afnemer/gebruiker moet het systeem zelf valideren en het gehele
transport proces kwalificeren middels een PQ (en soms tevens een OQ).
-
Validatie/kwalificatie trajecten vragen om een goede planning en voldoende
budget en resources; Dit is een management verantwoordelijkheid!
-
Iedere kwalificatie/validatie activiteit moet volledig worden gedocumenteerd.
Quick Test:
Validatie van Isotherme Verpakkingssystemen
10
Validatie van Isotherme Verpakkingssystemen
1. Bepaal kritische parameters voor product/
verpakking/transport  User Requirement
Specifications (URS);
2. Definieer verdere (gebruikers) specificaties als onderdeel van de URS.
3. DQ – bewijst dat aan de functionele (ontwerp) eisen wordt voldaan;
4. OQ – bewijst dat aan meer uitgebreide en/of specifieke (klant)eisen wordt voldaan
(incl. stress test);
5. PQ – serie van ‘live’ testen om te bewijzen dat het proces effectief, betrouwbaar
en reproduceerbaar is;
6. Periodiek monitoren - parameters/omstandigheden kunnen naar verloop van tijd
wijzigen;
11
Validatie van Isotherme Verpakkingssystemen
Stap 1 – bepaal kritische parameters (URS)
Product eisen:
2-8°C of 15-25°C
Product massa:
0.2ml syringes of 500ml flessen?
Product inhoud:
min. & max. aantal
Transport:
transit tijd, transport mode, route
Ambient Temperature Profile: welk profiel?; winter, zomer?
Stap 2 – definieer verdere eisen (URS)
Materiaal omschrijving
Afmetingen
Opslagcondities
Gewicht
Gebruikersvriendelijk
Breekbaar?
Vereiste isolatiemateriaal en soort gelpacks?
12
Validatie van Isotherme Verpakkingssystemen
Stap 3 - Design Qualification (DQ)
Gecontroleerde Klimaatkamer Test
– Ambient temperatuur profiel;
– Verwachte transport tijd;
– Gelpacks: aantal, conditionering, plaatsing;
– Locatie temperatuur loggers;
– Minimum & Maximum Product Inhoud;
Stap 4 - Operational Qualification (OQ)
Acceptance Criteria;
Goedgekeurd protocol;
Goedgekeurde componenten;
Minimum & Maximum Product Inhoud;
Minimaal 3 test runs.
13
13
Validatie van Isotherme Verpakkingssystemen
Stap 5 - Performance Qualification (PQ)
Testen onder echte omgevings (‘ambient’) temperaturen;
Klimaat, seizoensinvloeden;
Representatief transport proces, bij voorkeur ‘worst case’ supply chain;
Gebruik normale belading configuratie
 gelijk aan OQ
Bepaalde verpakkingsconfiguratie
 gelijk aan OQ
Plaatsing temperatuur monitors
 gelijk aan OQ
Minimaal 3 opeenvolgende testen
Uitvoering PQ dient 2 doelen:
1. Voldoet het systeem onder ‘live’ omstandigheden (bewijs);
2. Is er een robuust proces geimplementeerd dat werkt (vertrouwen).
14
14
Validatie van Isotherme Verpakkingssystemen
Stap 6 - Periodieke monitoring
Gekwalificeerde systemen en/of omstandigheden/processen kunnen in de tijd
veranderen
Periodiek monitoren helpt bij:
- Ondervangen wijzigingen met mogelijke invloed op de product kwaliteit; interne
+ externe temperaturen monitoren!
- Verkrijgen inzicht in de supply chain; input voor risk assessment en supplier
management (performance).
Mogelijke veranderingen:
Transport:
 route, modaliteit, transit tijd
Proces:
 extra stops, dienstverlener
Temperatuur:  klimaat veranderingen
Monitoren is belangrijk voor:
• Vaststellen van de Root Cause;
• Definiëren van Corrective & Preventative Actions (CAPA).
15
15
Kwalificatie van Transport Routes en Modaliteiten
Transport = Opslag
De vereiste opslagcondities voor
medicijnen gelden ook tijdens het
transport proces.
Risk assessments voor transportroutes en
-modaliteiten helpen bij bepalen waar
temperatuur controle vereist is.
16
16
Kwalificatie Transport Routes
Shipping Lane Qualification
Trend: Groeiend aantal verzoeken voor ‘validatie’ van bepaalde routes.
 van Amsterdam naar Rotterdam
- Lokaal, binnenland
 van Amsterdam naar Barcelona, Spanje
- Regionaal, Europa
 van Amsterdam naar Sao Paulo, Brazilië
- Internationaal, import/export
Per Transport Modaliteit . . .
 ROAD
 OCEAN
 AIR
17
Lokaal / Regionaal ?
Regionaal / Wereldwijd ?
Regionaal / Wereldwijd ?
17
Kwalificatie Transport Modaliteiten;
welke strategie? . . . over de weg
 ROAD
Lokaal / Regionaal ?
Belangrijke elementen:
- Overzicht afleveradressen;
- Inzicht in routes (supply chain maps);
- Transit-tijden;
- Crossdocking / directe zendingen;
- Klimaat, seizoensinvloeden;
- Supplier Management;
- Rijdend materieel / equipment;
- Procedures laden/lossen;
- PQ’s ‘worst case’ shipping lanes
- Periodieke temperatuur monitoring (random);
- Jaarlijks evaluatie rapport (inclusief klachten en CAPA’s).
 Input voor Risk Assessment!
18
18
Kwalificatie Transport Modaliteiten;
welke strategie? . . . op zee
 OCEAN
Regionaal / Wereldwijd ?
Belangrijke elementen:
- Overzicht afleveradressen;
- Inzicht in routes (supply chain maps);
- Transit-tijden;
- Klimaat, seizoensinvloeden;
- Supplier Management;
- Procedures laden/lossen;
- PQ’s ‘worst case’ shipping lanes
- Periodieke temperatuur monitoring (random);
- Jaarlijks evaluatie rapport (inclusief klachten en
CAPA’s).
 Input voor Risk Assessment!
19
19
Kwalificatie Transport Modaliteiten;
welke strategie? . . . in de lucht
 AIR
Regionaal / Wereldwijd ?
Belangrijke elementen:
- Supply Chain Maps;
- Transit-tijden;
- Klimaat, seizoensinvloeden;
- Supplier Management (niet beperkt tot forwarder);
- Aanbod airline services;
- Isotherme verpakkingssystemen (active / passive);
- Procedures + training;
- PQ’s ‘worst case’ shipping lanes;
- Periodieke temperatuur monitoring (random);
- Jaarlijks evaluatie rapport (inclusief klachten
en CAPA’s).
 Input voor Risk Assessment!
20
20
Kwalificatie Transport Modaliteiten;
welke strategie?
SAMENVATTING
21
•
Per individuele route of gecombineerd per regio (p/modaliteit);
•
Grootste uitdaging is luchtvracht;
•
Resultaten van periodieke temperatuur monitoring als input voor
jaarlijks evaluatie rapport (inclusief klachten en CAPA’s);
•
Risk assessment: onderbouwen en documenteren.
21
Temperatuurbeheersing van Magazijnen
De temperatuur huishouding van opslagruimtes moet in
kaart worden gebracht:
o Goedgekeurd project plan / protocol;
o Seizoensinvloeden (zomer/winter);
o Initiële mapping voor ingebruikname nieuwe ruimte;
o Herhaling op basis van uitkomst risk assessment, bij
wijzigingen in de faciliteit en/of de meetapparatuur.
GxP vereist het waarborgen van de temperatuur en
luchtvochtigheid* in navolging van de aanbevolen
opslagcondities zoals vermeld op product- en/of
verzenddoos labels.
Meetapparatuur moet worden geplaatst, zodat
gewaarborgd is dat de controleapparatuur zich op die
plaatsen bevindt waar zich de grootste schommelingen
voordoen (hot spot / cold spot).
22
22
Temperatuurbeheersing van Magazijnen
• Alle uitrusting voor opslag van medicijnen moet
op een goede manier worden onderhouden.
- preventief;
- vastleggen in logbook;
• Apparatuur (bijv. meettemperatuur,
alarmsystemen) moet regelmatig worden
gekalibreert; minimaal 1x per jaar;
• Records van onderhoud en kalibratie moeten
worden bewaard.
• Het wordt aanbevolen om zowel een onderhoud
als kalibratie programma/procedure op te stellen.
• Dit geldt ook voor schoonmaak en ongedierte
bestrijding (pest control).
23
23
Temperatuurbeheersing van Magazijnen
Omgevingsfactoren waarmee rekening moet worden gehouden in opslagruimtes:
• Temperatuur (°C)
• Licht
• Luchtvochtigheid (%RH)
• Reinheid
Een automatisch alarm system moet
aanwezig zijn:
o Periodiek testen;
o Jaarlijkse kalibratie;
o Alarminstellingen.
Opslagcondities / instellingen:
o Koelcel
2-8°C
o Algemeen
15-25°C
o Vriezer
< -18°C
24
set point: + 5°C
set point: + 20°C
set point: - 20°C
24
Temperatuurbeheersing van Magazijnen
- negen stappen 1. Maak een validatie plan;
2. Identificeer risicofactoren;
3. Verzamel de nodige informatie voor het protocol;
4. Bepaal de juiste locaties van de meetsensoren;
5. Selecteer geschikte technologische hulpmiddelen;
6. Installeer de meetsensoren;
7. Test uitvoeren en data bekijken;
8. Maak wijzigingen indien nodig;
9. Documenteer en plan de volgende mapping;
25
25
Conclusie(s)
1. Validatie voor statische systemen; Kwalificatie voor dynamische
processen;
2. Isotherme verpakkingssystemen moeten gevalideerd worden; kwalificatie
is een belangrijk onderdeel van het validatie proces.
3. Validatie/kwalificatie projecten vragen om voldoende budget en resources;
• Dit is een management verantwoordelijkheid.
4. Kwalificatie Transport is een belangrijke tool en input voor supply chain
risk assessments.
5. In kaart brengen van temperatuur van opslagruimtes is een GDP eis.
6. Uitdaging (I): (EU) certificering voor temperatuur gecontroleerde trailers
voor wegvervoer van geneesmiddelen.
7. Uitdaging (II): Grotere bewustwording bij patienten om de ‘last mile’ te
controleren?
26
26
Q&A