Gestion Documen toridades-042014-ver2

download report

Transcript Gestion Documen toridades-042014-ver2

E l c o n o c i m i e n t o y l a i n f o r m a c i ó n e s t á e n l a s p e r s o n a s y l a f o r m a d e t r a s m i t i r e s e c o n o c i m i e n t o e s a t r a v é s d e c o n v e r s a c i o n e s y d o c u m e n t o s . http://papelesdeinteligencia.com/reflexiones-personales-a-cerca-de-la-gestion-del-conocimiento-y-la-frustracion-de-innovar/

Gestión documental o Gestión del Conocimiento Explicito

“ L a g e s t i ó n d o c u m e n t a l ( G D ) a s e g u r a d e m a n e r a s i s t e m a t i z a d a l a c r e a c i ó n , o r g a n i z a c i ó n , a d m i n i s t r a c i ó n , c o n s e r v a c i ó n y e l i m i n a c i ó n d e d o c u m e n t o s . E l o b j e t i v o d e l a “ G D ” e s p r o t e g e r l o s i n t e r e s e s o p e r a c i o n a l e s l e g a l e s , f i n a n c i e r o s

y a d m i n i s t r a r e l c o n o c i m i e n t o y l a m e m o r i a i n s t i t u c i o n a l

” .

(UNESCO (2008). Manual de Gestión Documental)

¿Donde está el Conocimiento explicito en CIREN? ¿Y Qué parte del CE se encuentra en Cedoc?

En Cedoc Público acceso Público Web, Visualizadores de mapas , SIT Programas de otras Gerencias

Publicaciones , Estudios e Informes Ciren y no CIREN, Atlas, Memorias, Folletos, (Impreso ,digital) Colecciones digitales (7)

¿Donde está el Conocimiento explicito en CIREN, de

acceso solo interno?

En Cedoc y Archivo En otras Gerencias

   

Mapoteca/Fototeca Originales Archivo técnico Documentación de proyectos Literatura gris: IA-IF-BD-Respaldos SIG ,Ideas de proyectos, Minutas reuniones técnicas, convenios, manuales, productos información, Memorias, Actas

Patrimonio Vector y Raster Con Catálogo metadata Parte catálogo metadata público en IDE

Características de los Recursos de información Disponibles en CEDOC

Multitemática :

Recursos naturales, Medio ambiente, Sector silvoagropecuario, Cartografía y sensores remotos, geología, geomorfología, Gestión administrativa.

Formatos:

Impresos diferentes tamaños, formatos y calidad, necesario transformar a digital

Formatos electrónicos

Nuestro Objetivo es …..

Crear servicios documentales para :

Mejorar accesibilidad al conocimiento TICs

   

Difundir y transferir patrimonio intelectual y conocimiento explicito – Democratización de la información Servicio documental web 24/7 Superar las barreras espacio-temporales de acceso a la información.

Conservar en medios digitales información relevante para el estudio de los recursos naturales del país (Patrimonio intelectual)

COMO LLEGAMOS A NUESTROS USUARIOS?

Porque medio pueden acceder a nuestros servicios

Gestión de la Información Y Conocimiento explicito En Centro de Documentación Plataforma WEB BIBLIOTECA DIGITAL DE RECURSOS NATURALES CIREN (Greenstone)

CIREN- IREN

REC.HIDRICOS – DGA

CIREN DIFUSIÓN

FOTOMOSAICOS

RIEGO Y DRENAJE CNR

BOSQUE ESCLERÓFILO

HUMEDALES ALTOANDINOS

• • •

CATÁLOGO PÚBLICO EN LÍNEA CEDOC (WinIsis) BD referenciales reserva de documentos Chat , Twitter, RSS, encuestas

Acceso Interno

Difusión y

comunicación

de la Información USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

Acceso a la información Con valor agregado Creación de Conocimiento, innovación

ACCESIBILIDAD Internet, Directo en Cedoc, utilizando diferentes dispositivos portátiles

Bi-Digital on line público

Repositorio solo Intranet

Proceso de la Información en CEDOC

Recepción de objetos de información

Revisión , selección e inventario del material según colección donde se archivará.Asignación de ID único Fuentes : donaciones a través de dirección, Gerencias, profesionales; directo desde

otras bibliotecas, de CNR según convenio, Compra (eventual) Conversión a digital

Asignar responsable de digitalización y edición.Especificar características de digitalización según requerimientos de usuario Archivo de material digitalizado y editado en servidor de respaldo del Cedoc

(biblioteca en "192.10.10.3)

Asignación de Metadata Indización

Rescate de material para procesamiento (estantería o servidor)Bibliotecarios aplican metadata según normas y utilizando herramientas de control

terminológico (descripción, resumen, palabras claves, descriptores geográficos)

Archivo en Interfaz del bibliotecario de la aplicación que se esta utilizando

Control Calidad , Publicación, Difusión

Revisión (control de calidad)Publicación en catálogo en línea, o Biblioteca Digital o Repositorio según sea el casoDifusión

1 • •

Recepción material de CNR Preparación física

Desempaste , limpieza

Desempaste

7

Empaste/ Ingreso colección física

2

Captura imágenes Textos –mapas gráficos. B/N, gris, Color

5 TIFF /JPEG •

Nombre ID único

Carpetas/ Estudio

subcarpetas/ Volumen

miniatura portadas / jpg de 60x84 pixeles

6 Repositorio Respaldo Archivos •

TIFF alta resolución

Carpetas PDF para cargar a Interfaz de trabajo

4 •

Edición imágenes PDF- OCR

Edición archivos digitales – PDF-OCR

Control calidad 2 Archivos TIFF finales

3 •

Revisión compaginación

Limpieza archivos imágenes.

Insertar imágenes de tamaños mayores

Nombre archivos según inventario.

Control calidad 1

Correcciones, re escaneo Proceso de Conversión a Digital en CEDOC

Repositorio del Conocimiento

Objetivo General

Implementar un servicio de información integrado para capturar, almacenar, indexar, preservar y redistribuir - en formato digital la producción intelectual de CIREN

Objetivos específicos

Mejorar accesibilidad al conocimiento disponible en CIREN .

Utilizar una herramienta que permita, conservar, difundir y transferir el patrimonio y conocimiento

Crear un sistema escalable permita en el tiempo, que publicar en forma colaborativa , con un sistema de administración para gestionar los permisos de accesos de personas y a documentos.

¿Como se definió el Repositorio?

“Metodología centrada en el usuario”

Características Sistema Dspace o Repositorio

    

Agregar valor intelectual y estratégico a los contenidos:

Resúmenes/ Lenguaje controlado/ Indización / palabras claves.

Construcción bajo estándares (metadata)

Definir métodos para buscar, encontrar y relacionar información:

Texto libre, Navegadores, Indices, Accesos directos , Metáforas de búsqueda,

aplicar filtros.

Permite múltiples formatos Gestionar permisos de acceso

Proyectos

Ideas Proyectos.

Proyectos ejecutados

Minutas, Convenios Actas Productos y servicios de información Manuales Actas Consejo Minutas Técnicas Convenios ICTF 2013 Cartas temáticas, Atlas Ortofotos Fotomosaicos Indices, listados Imágenes satelitales Productos de Imágenes satelitales Carpetas pozos Fichas, Publicaciones, Informes Técnicos Sistemas de Información Diccionarios de datos Glosarios Manuales BD Manuales Procedimientos

¿¿??

Propuesta

PPT, Multimedia, Videos, Audio Publicaciones e Informes No CIREN Catálogo metadata ¿2014?

REPOSITORIO DEL CONOCIMIENTO EN CIREN Situación a Marzo 2014

http://repositorio.ciren.cl

Disponible solo en CIREN

Extensión Repositorio año 2014

Definir nuevas comunidades y sub-colecciones a incorporar

 Propuesta de nuevas colecciones:   Presentaciones, Multimedia y prensa: para incluir presentaciones de proyectos, Fotografías, archivos de Videos Audio Prensa.

Publicaciones No Ciren de interés institucional.

 Propuesta de nuevas sub-colecciones   Informes de comisiones de servicios internacionales y asistencias a seminarios y cursos : Colección Minutas y convenios Informes técnicos y estudios contratados (Informes de contratos ), información intermedia adquirida y utilizada en proyectos : Colección Productos y servicios de información

Capacitación autoarchivo, administración permisos acceso

(Programado II Semestre 2014)

Servicios del CEDOC

        

Biblioteca Digital 24/7 multitemática Repositorio del Conocimiento Intranet Catálogo referencial (OPAC) en línea Servicio de reserva de documento en línea Servicio de consulta

“Pregunte al bibliotecario”,

en línea.

Archivo técnico o central de originales (Base de datos con inventario de cartografía disponible, y pozos) - Intranet Colecciones especiales:

   

Cartografía regular IGM, SHOA, Aeronáuticas, Fotos aéreas, e imágenes satelitales Historial de los proyectos y estudios realizados por CIREN, Actas de entrega Colección de riego y drenaje de la CNR Investigación bibliográfica – estado del arte(CIREN- bibliotecas externas – web) Sala de lectura y reuniones con PC, Wi-Fi, data show

      

Asistencia de bibliotecario a consultas presenciales en sala y fono Préstamos: Domicilio, Interbibliotecarios y Servicio de Fotocopias Digitalización y Conversión de archivos digitalizados a diferentes formatos Difusión: Alertas informativas vía mail y en pagina web, banner en otros sitios web Búsqueda y cotización de nuevos textos y/o cartografía Gestión de la propiedad intelectual a nuevos textos y bases de datos, ISBN.

Registro y asignación de N° de publicación CIREN, en proceso de edición y publicación.

Extra CIREN : Club de Lectores

Propuesta de Catálogo Metadata patrimonio Vector y Raster

 Mediante links a Catálogo IDE  Coordinar entregas a Cedoc , para publicar en colección productos y servicios, metadata de lo nuevo subido a servidores raster y vector      Ejemplos: Ortofoto CIREN Región de Atacama, escala 1:0.000, http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/466 Actualización Cartográfica de Suelos en la VII región a escala de salida 1:10.000. (2011-2012). En repositorio http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/115 / IDE

http://tinyurl.com/qeq64as

Localización de pozos CORFO sobre imágenes de Google Earth asociado a base de datos pozos CIREN, http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/448 Ortoimágenes QuickBird, escala 1:10.000, Región de O´Higgins. Año imagen 2004-2008, http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/467

PROPIEDAD INTELECTUAL EN CIREN

Situación al año 2014

Como registrar base de datos, SIG?

Resumen registros Prop.Intelectual

Tipos de registros:

Publicaciones Impresas Publicaciones Digitales Atlas digitales

Bases de Datos y SIG???

   Publicaciones y Atlas impresos y digitales : 177 publicaciones Registradas Bases de datos, programas, sitios web, fichas técnicas: 37 Registros – Revisión asesor legal Respaldo de los registros - Digitalizados   Requieren actualización Ejemplo Región del Maule, 1997) (Publicación y Base de datos de suelos , Posibles nuevos registros, se propone :    Nuevas publicaciones y Bases de Datos de suelos modificadas por la actualización cartográfica.

Analizar convenios con SII para registrar BD propiedades Analizar resultados de algunos proyectos factibles de registrar (Caso Suelos Isla Pascua, Atlas heladas, Estudiar mejor forma de proteger la información de las BD 

Temas a resolver en corto plazo

        Propiedad intelectual: nuevas versiones pub. y registro de BD Respaldo de los formatos electrónicos grabados en CD y DVD, Repositorio: nuevas colecciones, capacitación DSpace Seguridad información Repositorio : definir niveles de acceso a los documentos y colecciones del repositorio Instaurar una cultura de acceso a la información en puntos oficiales, para trabajar con última versión Incorporar en los respaldos periódicos institucionales, la información de los sistemas del Cedoc Mantención correctiva y preventiva a sistema Greenstone y Migrar a plataforma Dspace el año 2015 Apoyar el proceso de entrega de información al Cedoc – Actas de Entrega (Instructivos y procedimientos)

Bibliotecarios: Equipo de atención en Cedoc Apoyo a Atención usuarios , digitalización, secretaria Verónica Poblete

[email protected]

Anexo 8977

Joan Peña

[email protected]

Anexo 8978

Carolina Gonzalez

[email protected]

Anexo 8978

Carlos Barrau

[email protected]

Anexo 8977