Transcript Project Management and Information Technology

Project Management
Siklus Proyek
Proyek manufaktur
Proyek Konstruksi
1. Tahap Konseptual
gagasan
2. Tahap studi
kelayakan
3. Tahap detail desain
4. Tahap pengadaan
5. Tahap
implementasi
1. Tahap Perumusan
gagasan
2. Tahap Detail desain
3. Tahap
pengembangandan
integrasi sistem
4. Membuat prototipe
5. Manufaktur
6. Perakitan dan
instalasi
7. Promosi dan
pemasaran
Proyek
Infrastruktur
1. Tahap konseptual
proyek
2. Tahap promosi
3. Tahap detail desain
dan pengadaan
4. Tahap konstruksi
5. Tahap operasi dan
pemeliharaan
Stakeholder Project
Manajer Proyek
Pelanggang
Organisasi Proyek
Sponsor
Masyarakat
Keahlian Manajer Proyek
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Manajemen Integrasi
Manajemen Cakupan
Manajemen Waktu
Manajemen Pemerolehan
Manajemen Sumber Daya
Manajemen Komunikasi
Manajemen Mutu
Manajemen Biaya
Manajemen Risiko
Organisasi Proyek
Sarana untuk mencapai tujuan dengan mengatur
dan mengorganisasi sumber daya, tenaga
kerja,material,peralatan, dan modal secara efektif
dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen
sesuai kebutuhan proyek
Proses Mengorganisir
1.
2.
3.
4.
5.
Identifikasi dan pembagian kegiatan
Pengelompokkan penanggungjawab kegiatan
Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan
Penentuan wewenang dan tanggung jawab
Menyusun mekanisme pengendalian
Susunan Organisasi Proyek
Organisasi proyek
fungsional
• Dikelompokkan
sesuai fungsi
(didalamnya ada
kordinator)
• Merangkap
tanggungjawab
• Mengganggu
pelaksanaan
organisasi
Organisasi proyek
murni
Organisasi proyek
matriks
• Independen
• Manajer sebagai
penganggungjawab
penuh
• Komitmen dan
tanggungjawab
tinggi
• Gabungan
fungsional dan
murni
• Melibatkan SDM
dari organisasi lain
Organisasi Proyek Fungsional (OPF)
Ciri-Ciri
Kelebihan
• Prinsip komando
tunggal
• Memiliki
tanggungjawab jelas
• Informasi dan
pelaporan vertikal
• Gubungan kerja
horisontal sesuai
kebijakan dan protap
kerja
• Mekanisme
koordinasi antar unit
• Mudah pengawasan
dan penyeliaan
• Potensi produktivitas
diri personil tinggi
• Kerja terfokus pada
tujuan
• Efisiensi sumber daya
• Memudahkan
pengendalian kinerja
personil
Kelemahan
• Cenderung
memprioritaskan
kinerja dan output
• Prosedur
pengambilan
keputusan yang
lama
• Koordinasi dan
integrasi pekerjaan
yang sulit
• Minimnya jalur
komunikasi
horisontal
Bentuk Organisasi Proyek
Fungsional (OPF)
Pimpinan
umum
Bidang
Pemasaran
Bidang
Keuangan
Bidang
Manufaktur
Bidang
Pengadaan
Manajer
Teknik dan
Proyek
Desain
Engineering
Arus Kegiatan Proyek
Arus Kegiatan Fungsional
Inspeksi
Bidang
Umum
Organisasi
OPF
Bidang
Pengadaan
Bentuk Organisasi Proyek
Koordinator (OPK)
Pimpinan
umum
Bidang
Pemasaran
Bidang
Keuangan
Bidang
Manufaktur
Bidang
Pengadaan
Bidang
Umum
Koordinator
Pemeliharaan
Teknik
Studi dan Pengembangan
Organisasi
OPK
Arus Koordinator OPK
Arus Fungsional
Organisasi Proyek Fungsional (OPMi)
Ciri-Ciri
• Pimpro berfungsi manager
• Pimpro mempunyai
wewenang penuh atas
pengelolaan proyek
• Tenaga pelaksana
dipindahkan ke dalam
organisasi proyek
• Perlu dukungan dari unit
fungsional
Kelebihan
• Memiliki subbidang yang
lengkap dan susunan
komando tunggal
• Memiliki tim inti
memungkinkan
pengambilan keputusan
yang tepat
• Kemandirian kerja yang
tinggi
• Jalur informasi dan
komunikasi cepat
• Koordinasi dan integrasi
lebih cepat
• Sasarannya pada
kepentingan proyek
Kelemahan
• Terlalu mahal dan tidak
efisien penggunaan sumber
daya
Bentuk Organisasi Proyek Murni
(OPMi)
Pimpinan
umum
Bidang
Pemasaran
Bidang
Keuangan
Bidang
Manufaktur
Organisasi
OPMi
Pengadaan
Konstruksi
Civil
Arus Kegiatan OPMi
Bidang
Pengadaan
Engineering
Process
Proyek
Kontrol Proyek
Mekanikal
Organisasi Proyek Matriks (OPM)
Ciri-Ciri
• Terikat pada
induk organisasi
• Terikat pada
pimpro
Kelebihan
• Adanya
penanggung
jawab tunggal
• Persoalan cepat
teratasi
• Efisiensi sumber
daya
• Produktivitas diri
personil relatif
tinggi
Kelemahan
• Kualitas dan
kuantitas proyek
di luar jalur
komando
• Ketergantungan
yang tinggi pada
organisasi lain
• Memiliki dua
atasan bagi
anggota tim inti
proyek
Bentuk Organisasi Proyek Matriks
(OPM)
Pimpinan
umum
Bidang
Pemasaran (1)
Bidang
Keuangan (2)
Bidang
Manufaktur (3)
Bidang
Pengadaan (4)
Proyek
A1
A2
A3
A4
Proyek A
B1
B2
B3
B4
Proyek B
C1
C2
C3
C4
Proyek C
Arus Kegiatan OPMi
Faktor Pemilihan Struktur Organisasi
Objektif
Subjektif
• Volume kegiatan
• Kompleksitas proyek
• Jenis kegiatan dan teknologi
• Lokasi
• Konstrain biaya dan jadwal
• Tingkat keperluan integrasi
• Tersedianya sumber daya
• Jenis kontrak yang
digunakan
• Kebijakan dan strategi
perusahaan
• Penyerapan dan pengalihan
teknologi
• Kultur organisasi
Manajemen Proyek
Sumber
Daya
Lingkungan
Sistem
informasi
Risiko
Kinerja
Proyek
Manajemen Sumber Daya
Aspek yang dipertimbangkan:
1. Jumlah sumber daya
2. Kondisi keuangan
3. Produktivitas sumber daya
4. Kemampuan dan kapasitas sumber daya yang akan
digunakan
5. Efektivitas dan efisiensi sumber daya yang akan
digunakan
Manajemen Sumber Daya
Manusia
• Tenaga kerja tetap dan Tenaga kerja tidak tetap
• Medan kerja, Cuaca, Mobilisasi peralatan kerja, Komunikasi dua arah,
Kegunaan peralatan, Kondisi peralatan
Peralatan
Material
•Kualitas material, Spesifikasi teknis material, Lingkup penawaran, Waktu
pengiriman, Pajak penjualan material, Termin pembayaran, Pemasok material,
Gudang , Harga material, da jadwal penggunaan material
•Kas keluar, dan kas masuk
Modal
Manajemen Lingkungan
Mengatur dan mempertimbnagkan
regulasi/kebijakan pemerintah di bidang
lingkungan
Identifikasi Risiko
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Check list : untuk proyek yang sama dan kejadian yang berulangulang
Thinking prompts: data check list di modifikasi secara spesifik
HAZOP (Hazard and Operability); identifikasi bahaya dan masalah
operasi yang timbul
Past data; mengidentifikasi kerugian
Audits: memonitor sistem
FMEA (Failure Mode and Effect Analysis: Mengidentifikasi
bagaimana kerugian bisa terjadi
Critical Incident Analysis: mengidentifikasi dan mencegah masalah
supaya tidak menjadi rumit
Manajemen Sistem Informasi
Input
Data dan
Informasi
Pengolahan data
dengan
komputer
•
•
•
•
Klasifikasi data
Rancang
bangun sistem
•
dan struktur
data
•
Kalkulasi sistem •
Penyimpanan
data dan
informasi aktual
Relational
Database
Management
System
Retrive data dan
informasi
Reproduksi
Penyebaran
komunikasi
Output
•
Management
information
system dan
desicion support
system
Kinerja Proyek
Indikator Kinerja
Proyek
Biaya
K3/Safety
Mutu
Waktu