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Le processus de
traitement de
l’absence
maladie
Emilie FONTANEL – Anne Sophie MAISONNEUVE –
Soraya BELARBI – Guillaume TESTE
Incidence de l’absence maladie
problèmes d’organisation
Coût pour l’entreprise
Part des arrêts maladie
Absentéisme
Répartition motif absence
7%
42%
30%
Maladie ordinaire
Maladie professionnelle
Maladie longue durée
Accident de travail
3%
18%
Accident de trajet
Quelques chiffres et notions clés
Statistiques :
Augmentation des dépenses d’indemnisation de près de 50 % en 10 ans
2012: 1 salarié/3 s’est arrêté de travailler au moins une fois
Les maladies de courtes durées sont les plus fréquentes
Effets de la maladie :
Suspension du contrat de travail
Maintien de certaines obligations vis-à-vis de l’employeur
Définition du cadre
Entreprise secteur privée 250 salariés
Convention collective prévoit la subrogation pour les entreprises de + 200 salariés
Une couverture prévoyance collective qui remplace les obligations légales de complément
de revenus avec un maintien de salaire
Salarié non cadre avec plus d’un an d’ancienneté
Pas d’externalisation de la paye, l’entreprise fonctionne avec un SIRH
Dans un premier temps nous traitons un arrêt maladie ordinaire de courte durée (1
semaine )
Focus sur le prolongement de l’arrêt maladie (1mois): flugramme
Environnement
-
Cartographie processus du traitement de l’absence
maladie
Veille juridique (lois, jurisprudence)
GTA/SIRH paramétrer pour gérer les infos individuelles
Nature du poste du salarié / politique de remplacement de l’E
Livrable
Activités du processus
Elément d’entrée
-
-
-
Règlementaire, légal,
conventionnel, interne
Traçabilité de l’absence
Justificatif maladie (cerf
10170*04, bulletin
d’hospitalisation, certificat
médical)
Attestation de salaire
Décompte IJSS
Avis d’aptitude
1-Recueil de l’information de l’absence et contrôle de la conformité des documents
2-Saisie de l’absence dans le SIRH
3-Déclaration auprès de la S.S., envoi du cerfa 11135*03 ou dématérialisation
4-Suivi de l’absence du salarié( prolongation de l’arrêt donc prolongation du
remplacement, au delà de 6mois réévaluation des droits SS)
5-Virement de la paye avec maintien de salaire (subrogation) et complément
prévoyance
6-Remplacement du salarié absent (déterminer si besoin ou non)
7-Organiser le retour du salarié (transmission, visite de reprise)
- Responsable RH : Responsable du processus
- Le salarié: informe son N+1 et envoie les justificatifs
- N+1: rentre les infos de l’absence sur le SIRH (dates), évalue la nécessité de remplacement et
organise son service
- Responsable RH: reçoit les justificatifs d’absence, réalise l’attestation de salaire et procède au
recrutement si besoin, convoque aux visites médicales si besoin
- Service Paye: met en place la subrogation, fait des corrections avec le retour des IJSS et
déclenche le complément de salaire prévoyance.
- La Sécurité sociale: traite la conformité des informations de salaire, le calcul et le versement
des IJSS
- L’organisme de prévoyance: effectue les versements complémentaires.
- Les collègues: remplacement interne partiel, redistribution des taches ou forme le remplaçant
- La comptabilité: virement du salaire + suivi des IJSS, et complément de salaire
- Le médecin du travail: Valide la reprise de travail si arrêt de + 30 jours
Acteurs
- Bulletin de salaire avec subrogation
et prévoyance
- Attestation de salaire envoyée à la
sécurité sociale
- Procédure de remplacement du
salarié absent
- Les états de gestion (Tableaux de
bords), fichier d’interface comptable
réalisés
Client
-
Le salarié
Le manager de proximité (N+1)
Les collègues/équipe du salarié
La comptabilité
La sécurité sociale
L’organisme de prévoyance
Le médecin du travail
Le contrôle des taches et la check-list

3-Déclaration auprès de la sécu, envoi du Cerfa 11135*03 ou dématérialisation


Éditer attestation 11135*2 ou déclarer via net entreprise en indiquant les dates de début et fin de
subrogation avec 3 derniers salaires perçus
Elément bloquant si non conforme aux attentes de la Sécurité Sociale, non versement des IJSS
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Vérifier la validité des documents fournis : (Arrêt maladie cerfa N° 10170*05, Bulletin d’hospitalisation, Certificat
médical)
Au préalable avoir un compte Net-entreprises
Mettre à jour la liste des habilitations de déclaration
Choisir le mode de transmission « saisie formulaire écran »
Indiquer le motif de l’arrêt de travail (maladie, maternité,)
Saisir les informations sur le salarié (Non, prénom, N° Sécurité social
Valider les droits Sécurité social
Indiquer la Date du dernier jour de travail : notez le dernier jour de présence du salarié dans l’entreprise, même si
la journée de travail n'a pas été achevée.
Indiquer la Date de reprise du travail :Si le salarié n'a pas encore repris son travail cochez la case « non repris à ce
jour ».
Saisir les salaires à prendre en référence soit les montants des 3 derniers mois
Valider la subrogation en précisant la période maximale pendant laquelle le salaire est maintenu
Apposer la signature électronique
Editer le document et mettre une version papier dans le dossier du salarié
Suivre l’état des versements des IJSS sur le site net-entreprise
Focus : la prolongation
Timing
Le salarié
N+1
Début :
prolongation
Arrêt
Service Paye
Responsable RH
Vérifie si
conforme
(Doc)
Vérification
données pour
traitement salaire
GTA//logiciel de
paye/Légale
Demande
de correction
Saisit l'absence
GTA/SIRH
J : Période
de
prolongation
Demande de correction
Demande de
remplacement
(ou
prolongation)
SIRH
Redistribution des tâches
Médecin
Focus : la prolongation
Timing
Le salarié
N+1
Reprise du travail
Demande visite de reprise au service RH
SIRH
Service Paye
Responsable RH
Médecin
Demande visite de reprise à la
meédecine du tavail
Convocation
dans les délais
Courrier
Retour du
salarié
Transmet date convocation
Focus : la prolongation
Timing
Le salarié
N+1
Service Paye
Responsable RH
Médecin
Prise acte employeur
Courrier
Visite médical
Certificat
d'aptitude
J+7 : Retour
du salarié
reprise non validée
Arrêt maladie
Fin du
processus
Conclusion
L’absence maladie une cause d’absentéisme
L’absentéisme, un indicateur d’engagement et de motivation des salariés
Quelques chiffres d’absentéisme