Transcript Project_Asignment_final1 - e

ACTION PLAN
(PROJECT ASSIGNMENT)
Leadership Academy
Review Analytical Thinking
DIAGNOSTIC
DESIGN
DELIVER
Leadership Academy
DIAGNOSTIC
NO
1.
KEGIATAN
Survey
DISKRIPSI
▪ Survei digunakan untuk
▪
▪
2.
mengetahui opini atau mindsets
para pelanggan atau karyawan.
Khusus karyawan untuk staf
frontline dan supervisor.
Memungkinkan unit untuk
menetapkan baseline dalam
mengukur dampak di masa depan
Workshop
▪ Workshop 2-3 jam dengan
--- FOCUS GROUP
DISCUSSION (FGD)
---
▪
▪
sekelompok kecil karyawan (1215), menggali pandangan mereka
mengenai isu, permasalahan, dan
opini tentang perusahaan
Pandangan digali menggunakan
deskripsi dan quote atau media
grafis, seperti kolase.
Dilakukan kepada staf frontline
dan supervisor.
KEY INSIGHT
▪ Memahami isu/permasalahan
▪
terkait kebutuhan, opini,
tingkah laku dari sudut
pandang konsumen dan
pegawai.
Memahami pendorong utama
untuk pencapaian kinerja
ekselen unit.
▪ Tema utama yang
▪
merepresentasikan
pandangan frontline dan
manajemen yang lebih
rendah terkait kondisi
organisasi.
Temuan/wawasan yang
berfokus pada pembelajaran
spesifik mengenai isu dan
permasalah unit.
Leadership Academy
NO
3.
KEGIATAN
Wawancara
DISKRIPSI
▪ Wawancara berbasis opini (rahasia)
-- DEEP STRUCTURE
INTERVIEW (DSI) --- ▪
▪
4.
Observasi+Analisis
dengan karyawan senior untuk
memahami lebih jauh tentang isu-isu
organisasional
Akan dilaksanakan dengan crosssection dari Manajer Area, Asman
Membutuhkan Coach eksternal untuk
wawancara
OBSERVASI :
• Metode pengumpulan data melalui
pengamatan langsung atau peninjauan
secara cermat dan langsung di
lapangan atau lokasi penelitian.
• Cara : Dilakukan dengan melihat,
memperhatikan, mengamati, bertanya,
merekam video/gambar/suara,
mencatat.
ANALISIS :
Tahap pengumpulan data, mengolah data
menjadi informasi sehingga dengan
mudah dipahami dan bermanfaat, yang
ditempuh sebelum merancang dan
merencanakan program.
KEY INSIGHT
▪ Memahami isu/permasalahan
utama yang dihadapi organisasi
dari sudut pandang Manajer
Area & Asman
Hasil observasi memberikan
gambaran yang jelas tentang
masalahnya dan mungkin petunjukpetunjuk tentang cara
pemecahannya
Bertujuan untuk mengumpulkan
informasi mencakup jenis dan
bentuk kegiatan, pihak atau publik
yang terlibat, tindakan dan strategi
yang akan diambil, serta anggaran
biaya yang diperlukan dalam
melaksanakan program.
Leadership Academy
CONTOH DIAGNOSTIC
Survey
EMI Survey
Workshop
FGD
Wawancara
DSI
Observasi+Analisis
Inspeksi Lapangan
Leadership Academy
STAGE 1
DESIGN
Masukkan ‘IDE’
AKTIVITAS
•Definisikan masalah/gap
(finalisasi diagnostic)
•Kembangkan Ide/solusi ( dari
data hasil diagnostik, workshop
RCPS)
•Definisikan unit utama yang
mengalami dampak
•Evaluasi dan pilih ide
berdasarkan kriteria yang
jelas/prioritasisasi
•Lakukan penilaian resiko bisnis
dengan deskripsi dan rating
yang. Tetapkan faktor-faktor
mitigasi resiko (lingkungan, K2,
kerusakan alat)*
STAGE 2
GATE 1
Membuat rencana
implementasi
•Keputusan terhadap
ide
(Go, No-Go, KIV)
•Pengembangan rencana
implementasi yang kuat
(plan summary)
•Menyetujui rencana
implementasi untuk
setiap ide
•Persetujuan
anggaran dan
sumberdaya untuk
ide-ide Go
•Penyeimbangan dan
penjadwalan sumber daya
dapat dicapai menggunakan
Implementation Planning
Tool
•Memastikan
koordinasi yang
memadai di antara
ide-ide
• Persetujuan
prioritas ide-ide Go
GATE 2
TOOLS
3. IDEA GENERATION
1.VISUAL RCPS
OVERVIEW
5. WORK PLAN
2.MATRIX PRIORITASISASI
4. INISIATIF CHARTER
*) diperlukan skoring resiko alat/aset lebih lanjut
6
SUMBER: Modul OPI
Leadership Academy
RCPS
Karakteristik causal tree 5-why yang
baik
• Dimulai dengan masalah spesifik yang
dapat dikuantifikasi dalam hal waktu,
frekuensi, produksi atau uang
• Menembus hingga akar permasalahan
dengan berulangkali menanyakan
“mengapa” masalah tersebut ada
(mis., tiap cabang/ranting menjawab
mengapa pada isu di level sebelumnya)
• Mutually , Exclusive, Collectively
Exhaustive (MECE)
Berkaitan, Spesifik, Terkelompokkan,
Lengkap
Leadership Academy
IDEA GENERATION
▪ Buat daftar ide, misalnya berasal dari data hasil diagnostik dilanjutkan dengan proses RCPS kemudian
dilakukan workshop penciptaan ide
– Ide menggambarkan masalah atau peluang yang ada
– Penyebab atau dasar pemikiran digambarkan dengan jelas
– Solusi harus jelas
– Bagian/Unit/fungsi yang terkena dampak
▪ Definisikan dampak secara jelas dan dengan basis yang jelas serta Bagian/fungsi utama yang mengalami
dampak
– Dampak satu kali/one time
– Dampak berkelanjutan / ongoing
Leadership Academy
MATRIX PRIORITASISASI
▪ Ide harus dipilih berdasarkan
impac
kriteria yang jelas, misalkan:
– Kemudahan implementasi
(sumber daya : uang, alat,
orang . Metode)
– Keuntungan / dampak
(Finansial dan Non Finansial)
Ease for implementation
Leadership Academy
IDEA GENERATION OVERVIEW
▪ Lakukan penilaian resiko bisnis dengan deskripsi dan rating yang jelas
▪ Tetapkan faktor-faktor mitigasi resiko
Leadership Academy
BAGAN INISIATIF PERBAIKAN
Lembar Bagan Inisiatif Perbaikan berisi :
•
•
•
•
•
•
•
Ruang lingkup dan tujuan inisiatif
Latar belakang
Rincian Tindakan
KPI yang berpengaruh
Evaluasi Dampak dan Kemudahan implementasi
Biaya implementasi
Penanggung jawab (inisiator/talent dan atasan/mentor)
Leadership Academy
BAGAN INISIATIF PERBAIKAN
Judul Inisiatif :
Departemen / Bagian :
Deskripsi :
.
.
.
Latar Belakang
Rincian Tindakan
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
KPI Yang Terpengaruh
Kemudahan Implementasi
Keuntungan / Dampak
Biaya
Pengesahan
Atasan Inisiator / Mentor :
Inisiator / Talent :
Leadership Academy
Workplan – Rencana Kerja
Tujuan pembuatan Rencana Kerja :
Mengembangkan struktur mendetail
dari inisiatif.
Didalamnya terdapat :
• Tahapan
• milestones
• Penanggung jawab
• deliverable akhir
• sumber daya yang dibutuhkan
Aktifitas dapat dibagi
menjadi 3 tahap :
1. Development
2. Deployment
3. Academy
Definisi :
Proses mempersiapkan kegiatan untuk
melaksanakan suatu pekerjaan secara
sistematis dan logis sampai pekerjaan
tersebut selesai dan membuahkan hasil
yang diharapkan
Leadership Academy
Contoh - Workplan
Workplan - Penggantian APP Macet, Buram Dan Rusak
Kegiatan yang terkai dengan
persiapan , perencanaan dan
pengembangan (diatas meja)
Kegiatan pelaksanaan inisiatif
(action lapangan)
Kegiatan evaluasi serta
pembelajaran
Leadership Academy
Tracking Progress
•
•
Untuk memastikan proyek dieksekusi dengan
dukungan dan keselarasan organisasi
Monitoring status inisiatif
Leadership Academy
LATIHAN
PENUGASAN PROYEK
(PROJECT ASSIGNMENT – PA)
Leadership Academy
Latihan
• Buat kelompok terdiri dari 5 – 6 orang
diusahakan bercampur dari berbagai
bagian/unit
• Rencanakan pembuatan PA sampai dengan
Workplan nya dengan memakai tahapan
dalam Analitical Thinking
• Presentasikan hasil per kelompok
• STUDI KASUS
Leadership Academy
CONTOH KASUS
Leadership Academy
Form Panduan (1)
Tahap diagnostic
NO Metode Cara Melakukan
Hasil
Leadership Academy
Form Panduan (2)
Buat RCPS
Why ?
Why ?
Why ?
Why ?
Why ?
PROBLEM
Why ?
Why ?
Why ?
Why ?
Why ?
Why ?
Leadership Academy
Form Panduan (3)
Idea Generation
Leadership Academy
Form Panduan (4)
FGD penentuan matrik prioritasisasi
Leadership Academy
Form Panduan (5)
MATRIK PRIORITASISASI
Leadership Academy
Form Panduan (6)
IDEA GENERATION OVERVIEW
Leadership Academy
Form Panduan (7)
(BAGAN INISIATIF PERBAIKAN)
Judul Inisiatif :
Departemen / Bagian :
Deskripsi :
.
.
.
Latar Belakang
Rincian Tindakan
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
KPI Yang Terpengaruh
Kemudahan Implementasi
Keuntungan / Dampak
Biaya
Pengesahan
Atasan Inisiator / Mentor :
Inisiator / Talent :
Leadership Academy
Form Panduan (8)
WORK PLAN
Leadership Academy
Leadership Academy
CONTOH KASUS
Leadership Academy
CONTOH KASUS
Leadership Academy
CONTOH KASUS
Leadership Academy
CONTOH KASUS
Leadership Academy
STUDI KASUS
Leadership Academy
CONTOH KASUS
Leadership Academy