Transcript View

PEREKAYASAAN
PEJABAT DAERAH/TANAH HULU LANGAT
PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK TANAH)
Profil Projek
Pendaftaran Projek : Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik Tanah)
Situasi Semasa
Peluang Penambahbaikan
- Memproses dan mendaftar pindah milik dalam masa kurang 2.5
jam.
-
- Proses pindah milik 1 hari
-
Sasaran Projek
Skop Projek
• Sasaran : Mendaftar pindah milik kurang Proses: Pendaftaran pindah milik tanah
dari 2.5 jam
Mula: Terima permohonan
Tamat: Penerimaan hakmilik oleh pemohon
Dalam Skop : Pejabat Daerah/Tanah Hulu Langat
Luar Skop : Mahkamah Tinggi (Jika Ada)
Carta Perbatuan
Fasa
Mula
Tamat
Champion: Y.Bhg. Dato’ Haji Mohd Amin Bin Ahmad Ahya (03-89251992)
20.11.2013
21.11.2013
Ketua Projek: Encik Mohd Azhar Bin Mohd Daud (03-89251992)
20.11.2013
21.11.2013
Penolong Projek 1 : Encik Shahrul Nizam Bin Ahmad (03-89251992)
20.11.2013
21.11.2013
Ahli: 1. Zambri Bin Wahab (03-89251992)
20.11.2013
21.11.2013
2. Mohammad Rahmat Bin Azman (03-89251992)
20.11.2013
21.11.2013
3. Adrin Bin Ridzuan (03-89251992)
Penubuhan Pasukan
Inventori Lesen
Perekayasaan (BPR)
Analisa Data
Cadangan Penyelesaian
Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)
PROSES ‘AS IS’
PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)
Proses Kerja Semasa (As-Is)
Pindah Milik Tanah
PIC
Pemohon
Pembantu
Tadbir
AKTIVITI
1. Hantar
dokumen
urusniaga
dan hak
milik
MP: 5m
MM:15m
3. Membuat
bayaran
pendaftaran
MP: 15m
MM:
MM:15m
2m
2. Semak
dokumen dan
penyediaan bil
MP : 5 m
MM: 15M
Pendaftar
Hak Milik
MM: 15M
12. Terima Hak
Milik DHKK
MP:5m
5. Menerima
penyata
perserahan
MP: 5m
MM: 5M
MM: 15 m
4. Membuat
penyata
perserahan
(Awalan)
MP :10m
6. Merekod
perserahan
dan agihan
MP : 10m
MM: 30M
7. Membuat
semakan &
kemasukan
data ke
dalam SPTB
MP : 15m
MM: 30M
10. Penyisihan
dokumen
urusniaga dan
DHKK/DHDK
MP : 10m
MM: 15M
8.
Semak, daftar/Tolak
MP : 15 m
MM: 15M
11.
Penyimpanan
DHDK
MP : 10m
MM: 30M
9. Cetak
H/Milik DHDK
dan
DHKK/Surat
Tolak
MP : 10m
MM: 15M
Value Analysis of Process (As is)
Bil
Customer
Value
Added
(CVA)
Activities
1
Hantar dokumen urusniaga dan hak milik
2
Semak dokumen dan penyediaan Bil
3
4
5
6
Membuat bayaran pendaftaran
Customer Non
Value Added
BVA
NVA
/
/
/
Membuat penyata perserahan (Awalan)
Menerima penyata perserahan
/
/
Merekod perserahan dan agihan
/
Masa
Proses
(MP)
Masa
Menunggu
(MM)
Masa
Diambil
(MD)
5
15
20
5
15
20
15
15
30
10
15
25
5
15
15
10
30
40
7
Membuat semakan & kemasukan data ke
dalam SPTB
/
15
30
35
8
Semak , daftar/Tolak
/
15
15
30
9
Cetak hak milik DHDK dan DHKK/surat tolak
/
10
15
5
Penyisihan dokumen urusniaga dan
10 DHKK/DHDK
/
10
15
25
11 Penyimpanan DHDK
/
10
30
40
5
5
10
115
185
300
12 Terima hak milik DHKK
/
JUMLAH
4
4
4
115 x 100% = 38.33%
300
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
(‘KAIZEN BLAST’)
Proses Kerja Semasa (As-Is)
Pindah Milik Tanah
PIC
Pemohon
Pembantu
Tadbir
AKTIVITI
1. Hantar
dokumen
urusniaga
dan hak
milik
MP: 1m
MM: 5m
3. Membuat
bayaran
pendaftaran
MP: 5m
MM: 10m
5. Menerima
penyata
perserahan
MP: 1m
MM: 2 m
Pembant
4. Membuat
2. Semak
Tadbir
penyata
dokumen dan
penyediaan bil
MP : 3 m
Pendaftar
Hak Milik
MM: 5M
MM: 5M
7. Membuat
semakan &
kemasukan
data ke
dalam SPTB
MP : 10m
6. Merekod
perserahan
dan agihan
MP : 3m
perserahan
(Awalan)
MP :5m
MM: 5M
12. Terima Hak
Milik DHKK
MP:2m
MM: 3M
MM: 5M
10. Penyisihan
dokumen
urusniaga dan
DHKK/DHDK
MP : 5m
MM: 5M
8.
Semak, daftar/Tolak
MP :5 m
MM: 5M
11.
Penyimpanan
DHDK
MP : 5m
MM: 5m
9. Cetak
H/Milik DHDK
dan
DHKK/Surat
Tolak
MP : 1m
MM: 3M
Value Analysis of Process (As is)
Bil
Customer
Value
Added
(CVA)
Activities
1
Hantar dokumen urusniaga dan hak milik
2
Semak dokumen dan penyediaan Bil
3
4
5
6
Membuat bayaran pendaftaran
Customer Non
Value Added
Masa
Proses
(MP)
Masa
Menunggu
(MM)
Masa
Diambil
(MD)
1
5
6
3
5
8
5
10
15
5
5
10
1
2
3
/
3
3
6
BVA
NVA
/
/
/
Membuat penyata perserahan (Awalan)
Menerima penyata perserahan
/
/
Merekod perserahan dan agihan
7
Membuat semakan & kemasukan data ke
dalam SPTB
/
10
5
1
8
Semak , daftar/Tolak
/
5
5
10
9
Cetak hak milik DHDK dan DHKK/surat tolak
/
1
3
4
/
5
5
10
5
5
10
2
5
7
46
58
104
Penyisihan dokumen urusniaga dan
10 DHKK/DHDK
11 Penyimpanan DHDK
/
12 Terima hak milik DHKK
/
JUMLAH
4
6
2
46 x 100% = 44.23%
104
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
PROSES ‘TO BE’
PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)
Proses Kerja Semasa (To-Be)
Pindah Milik Tanah
PIC
Pemohon
Pembantu
Tadbir
AKTIVITI
1. Hantar
dokumen
urusniaga
dan hak
milik
MP: 2m
3. Membuat
bayaran
pendaftaran
MP: 6m
MM: 10m
MM:7M
Pendaftar
Hak Milik
MM: 7M
6. Merekod
perserahan
dan agihan
MP : 5 m
MM: 7M
A
MM: 5m
MM: 4 m
4. Membuat
2. Semak Pembant
penyata
dokumen dan
perserahan
penyediaan bilTadbir
(Awalan)
MP : 3 m
MP :6M
MM: 7M
12. Terima Hak
Milik DHKK
MP:7m
5. Menerima
penyata
perserahan
MP: 2m
7. Membuat
semakan &
kemasukan
data ke
dalam SPTB
MP : 12m
MM: 10M
10. Penyisihan
dokumen
urusniaga dan
DHKK/DHDK
MP : 6m
MM: 6M
8.
Semak, daftar/Tolak
MP : 8 m
MM: 8M
11.
Penyimpanan
DHDK
MP : 6m
MM: 8M
9. Cetak
H/Milik DHDK
dan
DHKK/Surat
Tolak
MP : 3m
MM: 6M
Value Analysis of Process (To be)
Bil
Customer
Value
Added
(CVA)
Activities
1
Hantar dokumen urusniaga dan hak milik
2
Semak dokumen dan penyediaan Bil
3
4
5
6
Membuat bayaran pendaftaran
Customer Non
Value Added
BVA
NVA
/
/
/
Membuat penyata perserahan (Awalan)
Menerima penyata perserahan
/
/
Merekod perserahan dan agihan
/
Masa
Proses
(MP)
Masa
Menunggu
(MM)
Masa
Diambil
(MD)
2
7
9
3
7
10
6
10
16
6
7
13
2
4
6
5
7
12
7
Membuat semakan & kemasukan data ke
dalam SPTB
/
12
10
22
8
Semak , daftar/Tolak
/
8
8
16
9
Cetak hak milik DHDK dan DHKK/surat tolak
/
3
6
9
Penyisihan dokumen urusniaga dan
10 DHKK/DHDK
/
6
6
12
11 Penyimpanan DHDK
/
6
8
14
3
5
8
62
85
147
12 Terima hak milik DHKK
/
JUMLAH
4
4
4
62 x 100% = 42.18%
147
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS
PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)
Perbandingan Sebelum dan Selepas
No.
Perkara
Sebelum
Selepas
Penambahbaikan
(%)
1.
Kecekapan kerja
38.33%
42.18%
3.85
2.
Masa
keseluruhan
proses
300 M
147 M
204.09
3.
Bilangan Aktiviti
12
12
-
Nota : Tiada tindakan “elimination dan combination” dilakukan. Jumlah bilangan aktitiviti
Masih sama. Apa yang dilakukan ialah memendekkan masa proses and masa menunggu kepada
Masa yang boleh diterima pakai.
RINGKASAN PENEMUAN
PENDAFTARAN URUSNIAGA (PINDAH MILIK)
Ringkasan Projek
Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik)
Item / Perkara
1. Asas Undangundang
(nyatakan
akta/peraturan)
2. Piagam
Pelanggan (Masa
Kelulusan)
Sebelum Projek
- Kanun Tanah Negara 1965
- Kaedah Tanah Selangor
- Pekeliling PTGS
- Pekeliling JKPTG (SPTB)
- Enekmen Rizab Melayu
1 hari
Borang : Percuma
Selepas Projek
- Kanun Tanah Negara 1965
- Kaedah Tanah Selangor
- Pekeliling PTGS
- Pekeliling JKPTG (SPTB)
- Enekmen Rizab Melayu
2.5 jam
Borang : Percuma
Proses : bayaran berdasarkan nilaian Proses : bayaran berdasarkan nilaian
tanah.
tanah.
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
Catatan / Isu
< RM50,000= RM50
< RM50,000= RM50
RM50,001–RM200,000=RM200
RM50,001–RM200,000=RM200
RM200,001–RM500,000=RM400
RM200,001–RM500,000=RM400
RM500,001–RM1,000,000=RM500
RM500,001–RM1,000,000=RM500
> RM1,000,001 = RM1,500
> RM1,000,001 = RM1,500
Tempoh
kepada
lengkap
kakitangan
mencukupi
tertakluk
dokumen
dan
yang
Ringkasan Projek
Pendaftaran Urusniaga (Pindah Milik)
Item /
Perkara
Sebelum Projek
a)
b)
c)
d)
e)
f)
4. Nama Borang
• Komposit
g)
• Contoh
h)
i)
5. Tempoh
sahlaku
Hakmilik asal(EMR, EMR (L),
GM,PM & HSM)
Borang 14A yang telah lengkap
Notis taksiran/nilaian tanah
Cukai tanah tahun semasa yang
telah dijelaskan bayaran
Cukai pintu tahun semasa yang
telah dijelaskan bayaran.
Surat kelulusan kebenaran
pindahmilik (bagi hakmilik yang
punyai sekatan kepentingan)
Salinan kad pengenalanpemberi
dan penerima
Surat beranak (Bagi hakmilik
rizab melayu)
Borang 49, borang 44, borang
24, borang 11 dan Memorandom
& Article of Association yang
disahkan oleh setiausaha yang
asal (bagi pindahmilik melibatkan
syarikat)
Tiada
Selepas Projek
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
Catatan / Isu
Hakmilik asal(EMR, EMR (L),
GM,PM & HSM)
Borang 14A yang telah lengkap
Notis taksiran/nilaian tanah
Cukai tanah tahun semasa yang
telah dijelaskan bayaran
Cukai pintu tahun semasa yang
telah dijelaskan bayaran.
Surat kelulusan kebenaran
pindahmilik (bagi hakmilik yang
punyai sekatan kepentingan)
Salinan kad pengenalanpemberi
dan penerima
Surat beranak (Bagi hakmilik
rizab melayu)
Borang 49, borang 44, borang
24, borang 11 dan Memorandom
& Article of Association yang
disahkan oleh setiausaha yang
asal (bagi pindahmilik melibatkan
syarikat)
Tiada
Dokumen 14A hendaklah
diserahkan dalam
tempoh 3 bulan dari
tarikh ia dilengkapkan
atau akan dikenakan
denda
PENEMUAN DAN PENAMBAHBAIKAN
7 WASTES
PENEMUAN / ISU
PENAMBAHBAIKAN
1.
Overproducing
NA
NA
2.
Waiting
1.
3.
Transport
NA
NA
4.
Over-processing
NA
NA
5.
Inventory
Dokumen perlu disimpan di ruang
penyimpanan sebelum dikutip
Dokumen boleh dikutip oleh pemohon dalam masa
2.5 jam selepas penerimaan di kaunter
6.
Motion
Banyak pergerakan kerana kedudukan
kakitangan agak jauh antara satu sama lain
Wujudkan proses ‘one piece flow’ (mengurangkan
pergerakan)
7.
Defects
1. 10% permohonan diterima tidak
lengkap
1. Menyediakan senarai semak
2. Permohonan yang tidak lengkap akan ditolak
sewaktu di kaunter perserahan
8.
Others (Nyatakan)
Pemohon tidak mahir / kurang
pengetahuan berkaitan hal tanah@ KTN
1. Mewujudkan kaunter pertanyaan khas berkaitan
urusan pendaftaran.
2. Penyampaian maklumat secara digital (paparan
elektronik di tempat menunggu).
Kekurangan kakitangan (petugas
kaunter & pegawai).
1. Penambahan kakitangan.
2. Wujudkan kakitangan sokongan untuk
menggantikan kakitangan bercuti@luar pejabat.
3. Wujudkan proses ‘one piece flow’
(mengurangkan masa menunggu)