Transcript Nuestro departamento y sus procesos - Intranet

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Y SUMINISTROS
MARIA DEL PILAR GALAT
OBJETIVO
Realizar la adquisición de bienes y servicios de
acuerdo con el plan de necesidades de las
unidades académicas y administrativas de la
Universidad La Gran Colombia de manera, ágil,
oportuna y eficaz, que permita brindar el apoyo
administrativo a la institución en el cumplimiento
de su misión institucional
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS Y SUMINISTROS
COLABORADORES
MARCELA DIAZ
COLABORADORES
LEONARDO BENITES
COLABORADORES
JUAN CARLOS ROJAS
COLABORADORES
LUZ YADIRA VARGAS
COLABORADORES
AMPARO JIMENEZ
COLABORADORES
MARIA DEL PILAR
GALAT
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
MEDIOS AUDIOVISUALES
CENTRO DE MEDIOS
AUDIOVISUALES
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
TECNOLOGIA Y SOFTWARE
INFORMATICA Y SISTEMAS
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
LIBROS
BIBLIOTECA
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
PUBLICIDAD
COMUNICACIÓN Y MERCADEO
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
PUBLICIDAD
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
MUEBLES –MANTENIMIENTO
Y ASEO Y CAFETERIA
PLANTA FISICA
SERVICIOS GENERALES
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
EMPASTE DE LIBROS
DOTACIONES
EVENTOS
ARCHIVO GENERAL E HISTORICO
DESARROLLO HUMANO
COMPRAS
EL PROCESO DE COMPRAS
Y SUMINISTROS
No
RESPONSABLE
1
Usuarios
2
Asistente de Compras
3
Secretaria de Compras
4
Proveedor
5
Secretaria de Compras
6
Jefe de Compras y
Suministros
7
Asistente de Compras
8
Secretaria de Compras
9
Almacenista
10
Almacenista
11
Usuario
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
SOLICITUD DE PEDIDO
Realizan la solicitud de pedido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área.
RECEPCION DE SOLICITUD
Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario del sistema para
saber si hay en stock el producto para así poder efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no
haya el elemento se inicia el proceso de adquisición.
SOLICITUD DE COTIZACION
Digita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores
según la línea a la que corresponda.
COTIZACION DEL PROVEEDOR
Realizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax.
RECEPCION DE COTIZACIONES
Selecciona ítem por ítem y realiza el cuadro de adjudicación.
APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Revisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1.
GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA
Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los
autorizadores del gasto.
ENVIO DE ORDEN DE COMPRA
Envía vía fax la orden de compra al proveedor seleccionado.
Entrega 1 copia de la orden de compra al almacenista y dos para la secretaria de compras (AZ orden de compra
(provisional) y AZ entradas mensuales).
RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO
Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta conforme procede a ingresar al
sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la
factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa telefónicamente a la
dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén.
En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará devolución al proveedor.
ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO
Se realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario.
RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO
Recibe los productos comprados.
EL PROCESO DE COMPRAS
Y SUMINISTROS
USUARIO
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
SOLICITUD
DE PEDIDO
NO
RECEPCION DE
SOLICITUD
VERIFICACIÓN DE
INVENTARIO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACION
COTIZACION DEL
PROVEEDOR
NO
RECEPCION DE
COTIZACIONES
APROBACION DEL
GASTO
SI
GENERACION DE LA
ORDEN DE COMPRA
ENVIO DE ORDEN DE
COMPRA
ENVIO DE ORDEN DE
COMPRA
INGRESO AL SISTEMA
RECEPCION DE
PRODUCTO O
SERVICIO
RECEPCION Y
VERIFICACION DEL
PRODUCTO O
SERVICIO
SI
ENTREGA DE
PRODUCTO O
SERVICIO
FIN
NO
SISTEMA DE INFORMACION
SISTEMA DE INFORMACION
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DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD
3009901Rectoria
Dr. Jose Galat Noumer
3099901Fondo Unigran Dra. Mª del Pilar Galat
5059901Seguridad y Vigilancia
3119901Fundacin Ictus TV Amiga
3129901Incubar Colombia
3029901Secretaria general Dr. Carlos A Pulido
3020101Archivo G/ral e Hist Dra. Doris C Donado
3020201Archivo y C/dencia Dr. Carlos A Pulido
3059901Planeacion Dr. Humberto Lisarazo
3079901Asesoria Juridica Dr. Marco T Calderon
3039901Control Interno Dr. Roberto Sanchez G
2009901Consiliatura Dr. German D Ledesma
4009901Vice-rectoria Academica Dra. Mª Eugenia C
4039901Direccion y Docencia Dr.
1009901Secretaria H Plenum Dra. Luz M Toro B
5019901Division Financiera Dra. Martha A ParejaT
5020101Aprendices Sena Dr Alvarao Camargo
5010101Contabilidad Dra. Maryorie Cibides Vega
5010201Presupuesto Dra. Edna Muñoz
5010401Cartera Dra. Deisy Alarcon
5010301Pagaduria Sra. Cecilia Carreño
5009901Vice-rectoria Ad/tiva Dr. Juan C Botero
5089901C/ión M/deo y Publicacion Diana Carolina cortez
5079901Centro de Medios Audiovisuales - Cemav
5029901Recursos Humanos Dr. Alvaro Camargo
5040101Procesamiento Datos Ing. Pedro Sevillano
5039901Planta Fisica Arq. Ivan Zapata R
5030101Servicios Generales Arq. Andrea C Rivera
3089901Hacienda Santa Maria Sr. Ivan Acevedo
5069901Compras Dra. Mª del Pilar Galat
4210501universidad virtual
1019901Revisoria Fiscal Dra. Luz Myriam Vargas
4049901Division de Inv/nes Dr. Julian Escobar solar
PROYECTOS DE INVESTIGACION
INVESTIGACION
4029901D/cion P/cion Social Dr. Pablo Emilio Florez
PROYECTOS PROYECCION SOCIAL
4059901D/sion de S/s U/tarios Dra. Mery Castañeda
4069901Bienestar U/tario Dra. Dalia Blanco
4050201Biblioteca Dr Jonh Garzon M
4050101Registro Admisiones Dra. Mery Castañeda
4409901Fac P/grados y F/cion C. Dr. Jose Romero
4019901Pastoral Unversitario P. Juan G Garcia
3109901Centro de Etica Dr.
4209901Fac de Arquitectura Dr. Francisco Beltran R
4219901Fac C/cia de la Ed/cion Dra. Ana C Osorio
4210201Centro de Idiomas Dra. Saide P Acevedo
4210301Liceo Julio C Garcia Dra. Rosalba Osorio
5049901Centro de Computo Academico Claudia R
4210401Bachillerato Virtual Dra. Ana C Osorio
4220101Centro Innovacion y talento Dr Victor M Perez A
DESTINO
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4240201Centro de Conciliacion Y Arbitraje Dr Diana C Gutierrez A
4400201Fac de Contaduria Dra. Emma Carrion
4400202Fac de Derecho Dra. Gloria Quiceno
4229901Fac de Economia Dra. Jazmith Rojas
4259901Fac de Ingenieria Dr. German Urdaneta
4240201Consultorio Juridico Gloria Maecha
3060101C/venios Inst/nales Florangela de Rodriguez
Convenio Fuerza Publica Dr. Jorge Serpa
3030101control Academico Roberto Sanchez
4060201salud Ocupacional Jaime saul Prada
Servicio Medico/psicologico Gustavo Vera-Olga lucia
4060101 Martinez
Conmuntador
3069901Proyectos especiales cesar riazcos
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3049901Oficina de relaciones internacionales Angelica Gutierrez
4020201Egresados Gilma Guerra
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142
LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION
DESTINOS
DATOS IMPORTANTES
CONCEPTO
DESTINO FUNCION
INVESTIGACION
2
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PROYECTOS DE INVESTIGACION
2
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DOCENCIA
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BIENESTAR UNIVERSITARIO
2
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PROYECCION SOCIAL
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EGRESADOS
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PROYECTOS PROYECCION SOCIAL
2
143
APOYO ADMINISTRATIVO-FACULTADES
2
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APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON
1
151
UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION
2
164
REGISTRO DE SOLICITUD
REGISTRO DE SOLICITUD
CONSULTA SUMINISTRO
FORMATO DE PEDIDO
DEVOLUCION DE ELEMENTOS
PRODUCTO NO CONFORME
EVENTOS
EVENTOS
RECUERDE
• Un pedido comienza su proceso , en el momento
en que se recibe en la oficina del Departamento de
Compras
• Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras
para cada semestre
• Pedir los productos con todas las especificaciones y
cantidades claras
• El tiempo de entrega depende del producto, que se
este comprando, que mínimo será de 10 días hábiles
MUCHAS
POR
SU ATENCION