Transcript GDP richtsnoer 2013:"Implementatie aspecten"

GDP Richtsnoer 2013:
Implementatie-aspecten
1
Inhoud
•
•
•
•
•
2
Inleiding
Kwaliteitssysteem
De rol van de Responsible Person
Validatie en Kwalificatie
Uitbestedingen
Inleiding
• GDP is ingrijpend veranderd; dit dwingt
vergunninghouders eventueel om op basis van
een grondige evaluatie aanpassingen door te
voeren en/of nieuwe systemen te implementeren
• Verschillende soorten bedrijven vragen om
verschillende implementatietrajecten.
• Als de ontwikkeling van de GDP in de richting
van de GMP (inclusief ISO-elementen) als
leidraad genomen wordt, zou men de volgende
bedrijfstypes kunnen onderscheiden:
3
Inleiding
• Geneesmiddelfabrikanten
– ervaring met de systeemelementen
• Logistieke dienstverleners
– Nauw contact/directe aansturing door geneesmiddelfabrikanten
• “Branche specifieke” Groothandelaren
– branche gerelateerde contacten/ervaring/kennis
• “Niet branche specifieke” Groothandelaren:
– handel in de vrij verkrijgbare geneesmiddelen
4
Inleiding
Om doublures tijdens dit congres zoveel mogelijk te
voorkomen is ervoor gekozen bij deze sessie de volgende
4 elementen te bespreken:
•
•
•
•
Kwaliteitssysteem
Rol van de Responsible Person
Validatie en kwalificatie
Uitbestedingen
Vat deze sheets a.u.b vooral op als uitnodiging tot
discussie en delen van inzichten en ervaringen
5
Kwaliteitssysteem
• In editie 1994 een korte verwijzing naar de CEN 29000
serie (=ISO 9000 serie) voor de algemene aspecten van
een kwaliteitssysteem. Doel van kwaliteitssysteem
omschreven in de inleiding.
• In hoofdstuk 1 van de editie 2013 worden naast de
doelen, aandachtsgebieden (inclusief managen van
uitbestedingen) en personele bezetting ook genoemd:
6
Kwaliteitssysteem
In hoofdstuk 1 worden ook de volgende elementen
genoemd:
•
•
•
•
•
Change control
Deviatie management
Corrigerende en preventieve maatregelen (CAPA)
Management review (performance indicatoren)
Risico management
Kortom er is nu een expliciete focus op continue
verbetering.
7
Kwaliteitssysteem
• Op zich is dit verre van nieuw. ISO-richtlijnen kennen dit
al geruime tijd en ook de GMP heeft sinds de laatste
wijziging van hoofdstuk 1 deze principes geïncorporeerd
via ICH Q10.
• Bedrijven die een GMP kwaliteitssysteem hebben of ISO
9001, zullen dus weinig tot geen nieuwe elementen zien.
• Voorzover er bedrijven zijn die aan de GDP moeten
voldoen en die geen ISO-systeem of GMP systeem
hanteren, biedt de nieuwe GDP een handvat voor
implementatie.
8
Kwaliteitssysteem
• Op basis van de in hoofdstuk 1 beschreven doelen van
het kwaliteitssysteem en de hoofdstukken van de GDP
kan het management van het bedrijf samen met de
Responsible Person dit systeem organiseren en
documenteren.
• Het risk management systeem (met verwijzing naar ICH
Q9) kan daarbij gebruikt worden om bij opstart en
naderhand bij review de prioriteiten, omvang en mate
van detaillering van het systeem te bepalen.
9
Responsible Person(RP)
• Kwalificatie-eisen nagenoeg onveranderd:
– Opleiding Farmacie gewenst, niet vereist
– Ervaren competente medewerker met
aantoonbare kennis van de GDP
• Echter: omvangrijkere taakbeschrijving (12
elementen) is expliciet in regelgeving
beschreven
10
Responsible Person(RP)
• Fabrikanten: GMP-systeem; afdeling (QA) en
gekwalificeerd personeel (o.a.QP(s)) aanwezig:
uitvoeren van alle taakelementen zal normaliter
geen extra implementatie vragen.
• Wel aandacht voor:
– Wie vervult formeel de rol van RP?
– Is deze rol voldoende zichtbaar voor magazijn
personeel?
– Is GDP-training geregeld? Of kunnen we stellen dat
GMP-training dit omvat?
11
Responsible Person(RP)
• Groothandelaren:
• Naast aandacht voor plek in organisatie en
training is aandacht voor de uitbreiding van het
takenpakket van de RP nodig.
• Zijn belangrijke aspecten daarin formeel
geregeld zoals:
– Goedkeuren van uitbestedingen,
– Rol bij goedkeuren van toeleveranciers en klanten
– beslissing over retouren, recalls, afkeuringen en
namaak geneesmiddelen
12
Responsible Person(RP)
• Logistieke dienstverleners:
• Implementatie-inspanning is afhankelijk van al
gehanteerde kwaliteitssystemen en de
samenwerking/aansturing door opdrachtgever(s)
• Herziening functie-omschrijving
• Plek in organisatie voor RP (voldoende autoriteit)
• Voldoende tijd voor functie-uitoefening RP (hoofdtaak of
neventaak?)
• Training van RP
13
Responsible Person(RP)
• Groothandelaren vrij verkrijgbare
geneesmiddelen:
• Herziening functie-omschrijving
• Plek in organisatie voor RP (voldoende
autoriteit)
• Voldoende tijd voor functie-uitoefening RP
(hoofdtaak of neventaak?)
• Training van RP
14
Responsible Person(RP)
• RP is op basis van in Nederland vereiste opleiding en
ervaring niet gelijk te stellen aan een QP
• Functieomschrijving in GDP beschrijft echter
verantwoordelijkheden voor RP die QP-waardig zijn
zoals :
“deciding on the final disposition of
returned,rejected,recalled or falsified products”
• De rol van RP vraagt dus om een goed geregelde
bevoegdheid, voldoende capaciteit en aandacht voor
kennis en persoonlijke competenties.
15
Validatie en Kwalificatie
• In nieuwe GDP wordt in 1.1 (principle of quality
management), 3.3.1 Computerised systems en 3.3.2
Qualification and Validation het begrip validatie
vermeld.(In 1994 versie komt dit niet voor)
• Definitie van validatie in GDP:
Action of proving that any procedure, process, equipment,
material, activity or system actually leads to the expected
results (see also Qualification). (Defined in Eudralex Volume 4
Glossary to the GMP guidelines)
16
Validatie en Kwalificatie
• Qualification: Action of proving that any equipment works
correctly and actually leads to the expected results
• De gehanteerde begrippen zijn dus expliciet GMP/GDPbegrippen. (ISO vereist alleen validatie van processen
als output niet geverifieerd kan worden via monitoring of
meting)
• Voor Geneesmiddelfabrikanten is validatie een van de
hoofdelementen van het kwaliteitssysteem en deze GDP
versie komt voor hun dan ook niet met nieuwe eisen.
17
Validatie en Kwalificatie
• Logistieke dienstverleners die nauw samenwerken met
hun farmaceutische opdrachtgevers zullen deze eisen
ook al kennen.
• Voor zover dat niet het geval is zullen zij net als
groothandelaren die nu voor het eerst formeel met deze
eisen geconfronteerd worden een systeem moeten
opzetten.
• De ontwikkelingen binnen de farmaceutische wereld op
het gebied van validatie hebben op dit moment nog maar
ten dele hun weerslag gevonden in de tekst van de EU
GMP.
18
Validatie en Kwalificatie
• Toch zouden annex 11 (Computerised Systems) en annex 15
(Qualification and Validation) al hulp kunnen bieden bij opzet van
validatie en kwalificatiesysteem:
• Beschrijf in een Validatie Master Plan (VMP) welke processen,
systemen en apparatuur gevalideerd/gekwalificeerd moeten worden.
• Leg daarbij op basis van een risico-analyse de prioritering en
omvang van de uit te voeren validatie/kwalificatie vast.
• Regel in VMP wie dit wanneer moet uitvoeren.
• Documenteer de validatiestudies in protocollen (met eisen) en leg
resultaten vast in rapporten. Archiveer deze documenten samen met
de gegenereerde ruwe data zolang als systeem/apparatuur gebruikt
wordt.
19
Validatie en Kwalificatie
• Bij wijzigingen in gevalideerde/gekwalificeerde
processen/systemen/apparaten (Change Control!) moet beoordeeld
worden of hervalidatie noodzakelijk is.
• Periodieke hervalidatie van computersystemen wordt in EU GMP
annex 11 voorgeschreven. Maar ook andere systemen zoals
temperature mapping van opslagruimtes vragen om periodieke
herhaling. Risico analyse kan helpen een frequentie daarvoor vast
te leggen.
• Het lifecycle principe hanteren voor (computer)apparatuur: van
ontwerp/aanschaf tot verwijderen uit bedrijf.
20
Uitbestedingen
• Het op grotere schaal uitbesteden van GMP/GDP gereguleerde
activiteiten heeft geleid tot aanscherping van de regelgeving.
• Hoofdstuk 7 van de EU GMP is recentelijk herzien en uitgebreid van
“Contract Manufacturing and Analysis” naar “Outsourced Activities”
• GDP versie 1994 vermeldt het begrip uitbesteding niet.
• De aanpassingen in de nieuwe GDP zal mogelijk dan ook als
consequentie hebben dat een aantal ondernemingen dit element in
hun kwaliteitssysteem moeten opnemen
21
Uitbestedingen
• In hoofdstuk 1 Quality Management is het managen van
de uitbestedingen opgenomen:
• Vooraf beoordelen van geschiktheid van eventueel
uitbesteedadres en status van de vergunning (indien
vereist) van de “contract acceptor”.
• Vastleggen van verantwoordelijkheden en
communicatieproces tussen de contractpartners.
• Monitoring van de performance van de contractant en
identificatie en implementatie op gezette tijden van alle
noodzakelijke verbeteracties
22
Uitbestedingen
• In hoofdstuk 7 GDP worden dan nog eens de
verantwoordelijkheden van opdrachtgever en
opdrachtnemer beschreven inclusief:
• Noodzaak voor contract
• Meldingsplicht van uitbesteding door oorspronkelijke
“contract acceptor” en goedkeur daarvan op basis van
een audit door Opdrachtgever of oorspronkelijke
opdrachtnemer.
23
Uitbestedingen
• Implementatie van uitbesteden:
• Inventarisatie van uitbestede activiteiten
• Opstellen van contracten waarin o.a.
verantwoordelijkheden (kruisjeskaart),
communicatieproces (lijst van contactpersonen?), audits
en “subcontracting” geregeld zijn.
• Uitbestedingsprocedure opstellen
• Audits Regelen; wie, frequentie, duur.
24
Uitbestedingen
• In GDP staat bij verantwoordelijkheden RP:
• “approving any subcontracted activities which may
impact on GDP”
• Approval door RP van contracting wordt niet genoemd(?)
• Vraag lijkt me wel gewettigd of uitvoeren van audits een
competentie van de RP zou moeten zijn
• GDP (7.2): “Audits should be permitted at any time”.
Desondanks lijken me goede afspraken daaromtrent in
het contract van wezenlijk belang voor een goede
samenwerking.
25